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在規(guī)模比較大、制度較為規(guī)范的檢驗檢測機構(gòu)內(nèi), 內(nèi)部審核都是必要的工作流程。規(guī)范的內(nèi)部審核流程大體分為三步:內(nèi)部審核策劃、內(nèi)部審核實施與內(nèi)部審核中出現(xiàn)的問題與相關(guān)處理。具體分為六個方面:審核啟動、活動準(zhǔn)備、活動實施、審核結(jié)果與報告的分發(fā)與編制、審核完成、驗證及后續(xù)工作。

內(nèi)部審核的策劃主要是為了在后續(xù)工作中有計劃的對機構(gòu)工作進行內(nèi)審。內(nèi)部審核的策劃主要是在制定年工作計劃時, 按照工作開展需求情況以及機構(gòu)的要求, 相關(guān)負(fù)責(zé)人組織各單位進行制定相應(yīng)的機構(gòu)內(nèi)審計劃。其中包括時間地點以及內(nèi)審單位與內(nèi)容等方面。同時還要確定內(nèi)部審核員以及內(nèi)審相應(yīng)檢查指標(biāo)。內(nèi)部審核的策劃屬于內(nèi)審的前期準(zhǔn)備方面, 在對檢驗檢測機構(gòu)的質(zhì)量管理體系進行內(nèi)審時, 應(yīng)審核以下兩方面:

在機構(gòu)內(nèi)部方面, 首先應(yīng)審定機構(gòu)內(nèi)質(zhì)量管理體系對于其自身業(yè)務(wù)方面人員的責(zé)任分配情況以及責(zé)任執(zhí)行情況。在對責(zé)任不明確或者責(zé)任制未落實的情況在測評時要相應(yīng)減分, 并提出限期整改, 以便部門的正常運行;其次, 要對其部門的文件管理進行審核, 具體要素為對其部門下發(fā)的文件是否按照標(biāo)準(zhǔn)進行編制、是否經(jīng)過了負(fù)責(zé)人以及上級領(lǐng)導(dǎo)的批示后才發(fā)放、是否能將文件的內(nèi)容內(nèi)化到實際工作中等, 對以上要素進行審查;再次, 對其部門制定的合同進行審查, 審查是否有指定的不符合規(guī)定的合同、以及合同的履行情況是否有違合同等;然后, 審查該部門在工作中有沒有出現(xiàn)風(fēng)險值高出預(yù)期的情況, 以及是否風(fēng)險控制制度啟動風(fēng)險控制預(yù)案;最后, 要審查該部門的記錄紀(jì)要等情況, 并要檢查記錄是否保存完好并是否歸檔。

在技術(shù)方面, 首先審查從事檢驗的相關(guān)人員是否符合工作要求, 是否能勝任檢驗檢測機構(gòu)的技術(shù)工作, 根據(jù)相關(guān)要素檢查工作人員是否能履行工作職責(zé);其次, 審查機構(gòu)的外部環(huán)境是否符合相關(guān)規(guī)定及要求, 包括:技術(shù)方面的檢驗設(shè)備是否完好、符合檢驗標(biāo)準(zhǔn), 檢驗方法以及檢驗制度是否符合國家制度要求, 是否滿足檢驗的需要等。

除以上幾點外, 還要根據(jù)具體的機構(gòu)中實際情況, 制定相應(yīng)的內(nèi)審制度。

內(nèi)部審核的實施主要采取現(xiàn)場審核的方式, 由檢驗檢測機構(gòu)相關(guān)人員組織主持, 自第一次會議起開始執(zhí)行審查, 到最后一次會議審查結(jié)束, 根據(jù)部門情況和審核進度來調(diào)整審核計劃。審核時全部工作人員必須參與其內(nèi), 等待審查。審查過程中審查人員小組必須由總負(fù)責(zé)人帶領(lǐng)進行審查, 審查人員在現(xiàn)場審核過程中必須按照審查原則, 現(xiàn)場取證記錄, 對各級符合與不符合項目進行匯總整理, 并進行存檔以及公示, 從而進行下部分的工作。

審查后, 內(nèi)審小組應(yīng)做出一份報告說明, 對于檢查中各部門出現(xiàn)的問題進行報告和說明。對在審查中出現(xiàn)的問題進行分析, 并對在審查中出現(xiàn)的問題的、需要整改的部門進行通報, 在通報時將整改檢驗時間一同通報給被審查部門, 以便后續(xù)檢查, 并提出相應(yīng)的要求和期望。而后在日常工作中督促其進行整改, 對可以在一段時間內(nèi)可以整改完成的工作責(zé)令進行限期整改, 對不能限期完成整改的則責(zé)令盡快整改。

在對檢驗檢測機構(gòu)質(zhì)量管理體系的內(nèi)部審核過程中, 也會出現(xiàn)很多問題和矛盾。對于一個部門的發(fā)展來說, 內(nèi)部審核是促進部門不斷發(fā)展的一種有效抓手。問題與解決意見如下:

(1) 客觀問題?？陀^原因主要體現(xiàn)在檢驗檢測機構(gòu)的內(nèi)部審查機構(gòu)中, 主要出現(xiàn)的問題有機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)部審查關(guān)注不夠、審查人員自身素質(zhì)不夠、審查機制不夠完善等方面。

檢驗檢測機構(gòu)是公證機構(gòu), 機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為自身就是審查機構(gòu), 單位工作人員素質(zhì)較高, 所以自身認(rèn)為審查方面不會出現(xiàn)什么問題, 導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)們對內(nèi)審的重視程度不夠, 機構(gòu)中部門出現(xiàn)問題卻無法審查;有些機構(gòu)的內(nèi)審人員自身素質(zhì)并未達(dá)到內(nèi)審員的水準(zhǔn), 因此在面對某些問題時由于不夠了解便一帶而過, 不能審查出真正的問題;除了以上兩點問題, 審查機制不夠完善也是內(nèi)身中碰到的最常見的問題。在審查前, 如果審查機制以及審查要素都不完善, 在審查的過程中就會出現(xiàn)很多漏洞, 很多關(guān)鍵問題不能通過內(nèi)部審查凸顯。因此, 在后續(xù)的工作中難免會出現(xiàn)問題。

(2) 主觀問題。主觀問題主要體現(xiàn)在被審查部門本身當(dāng)中, 普遍存在的問題有工作責(zé)任制不清晰、整改不徹底等。

對于檢驗檢測機構(gòu)中質(zhì)量管理體系, 由于部門內(nèi)部崗位較多, 職責(zé)范圍較廣, 所以內(nèi)部工作責(zé)任制分配不清晰的情況容易出現(xiàn)。此外, 對于內(nèi)審后要求的整改問題, 由于質(zhì)管部門工作較細(xì), 因此很多整改不到位的情況也實屬可以理解。

提高領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)審的重視程度, 讓內(nèi)審成為機構(gòu)日常工作的一部分;提高審查人員的整體素質(zhì), 必要時可以進行審查小組集中培訓(xùn);完善審查制度, 加強對審查機制的監(jiān)管與審查要素的制定;質(zhì)量管理體系要明確責(zé)任制, 并積極自查責(zé)任制的落實情況, 避免工作出現(xiàn)問題;對于內(nèi)審后的整改要及時進行, 切勿拖沓, 給部門工作造成影響、

檢驗檢測機構(gòu)質(zhì)量管理是一項非常重要的工作, 在規(guī)模大、制度規(guī)范的檢驗檢測機構(gòu)中, 往往少不了內(nèi)部審核的工作流程。但是, 檢驗檢測機構(gòu)質(zhì)量管理體系的內(nèi)部審核是一門技術(shù)活, 對于該部門的正常工作具有十分重要的影響。所以, 要提高內(nèi)部審查在工作中的地位, 同時還要用辯證的眼光看待內(nèi)審。此外, 要將內(nèi)部審核工作做到常態(tài)化, 在部門中要積極自查, 找出問題的同時積極整改。還要利用內(nèi)部審查這一手段, 提高自身的專業(yè)水平, 同時提高部門的工作能力和服務(wù)能力。