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如何有效管理醫(yī)療器械文檔

嘉峪檢測網(wǎng)        2018-12-25 10:48

文件及記錄是質(zhì)量管理體系實施的載體,也是質(zhì)量管理體系運行的客觀證據(jù)。對醫(yī)療器械產(chǎn)品來說,醫(yī)療器械文檔的管理是基礎(chǔ),也是實現(xiàn)可追溯性的重要依據(jù)。不怕做不到,就怕認(rèn)識不到,認(rèn)知偏離。

 

醫(yī)療器械文檔是YY/T0287:2017《醫(yī)療器械質(zhì)量管理體系用于法規(guī)的要求》相較于上一版新增一項要求。法規(guī)中關(guān)于醫(yī)療器械文檔規(guī)定僅有百余字,看似簡單,導(dǎo)致很多組織對醫(yī)療器械文檔理解不深,未能足夠重視醫(yī)療器械文檔管理工作,認(rèn)真編寫、維護(hù)醫(yī)療器械文檔,讓醫(yī)療器械文檔為企業(yè)合規(guī)、產(chǎn)品質(zhì)量提供有效保障。為了充分發(fā)揮醫(yī)療器械文檔在合規(guī)、保證產(chǎn)品質(zhì)量方面積極作用,組織應(yīng)當(dāng)重視醫(yī)療器械文檔管理工作。

 

首先,組織應(yīng)理解什么是醫(yī)療器械文檔。

 

YY/T0287規(guī)定:“組織應(yīng)為每個醫(yī)療器械類型或醫(yī)療器械族建立并保持一個或多個文檔,文檔包含或引用形成的文件以證明符合本標(biāo)準(zhǔn)要求和適用的法規(guī)要求。文檔的內(nèi)容應(yīng)包括但不限于:

a) 醫(yī)療器械的概述、預(yù)期用途/預(yù)期目的和標(biāo)記,包括所有使用說明;

b) 產(chǎn)品規(guī)范;

c) 制造、包裝、貯存、處置和流通的規(guī)范或程序;

d) 測量和監(jiān)視程序;

e) 適當(dāng)時,安裝要求;

f) 適當(dāng)時,服務(wù)程序。”

可見,醫(yī)療器械文檔是規(guī)定產(chǎn)品實現(xiàn)全過程的要求技術(shù)文件,涵蓋產(chǎn)品介紹、產(chǎn)品規(guī)范和采購、生產(chǎn)、質(zhì)量控制、貯存、使用、安裝和服務(wù)以及后續(xù)處置(維修、報廢等)等方面,是組織提供醫(yī)療器械產(chǎn)品唯一、準(zhǔn)確技術(shù)文件,所有相關(guān)活動都應(yīng)按照醫(yī)療器械文檔要求執(zhí)行。

根據(jù)法規(guī)要求,組織應(yīng)為每個醫(yī)療器械類型或醫(yī)療器械族建立并保持一個或多個醫(yī)療器械文檔。YY/T0287規(guī)定“醫(yī)療器械族為由同一組織或為同一組織制造的具有有關(guān)安全、預(yù)期用途和功能的相同的基本設(shè)計和性能特性的組成醫(yī)療器械”。對于組織來講,通常同一注冊證涵蓋的所有規(guī)格型號產(chǎn)品即可作為一個醫(yī)療器械族,對該類產(chǎn)品編制一套醫(yī)療器械文檔,確保實現(xiàn)該產(chǎn)品有準(zhǔn)確技術(shù)文件依據(jù)即可。

 

其次,組織應(yīng)知道醫(yī)療器械文檔法規(guī)依據(jù)。

 

滿足法規(guī)要求,是醫(yī)療器械行業(yè)重要準(zhǔn)則之一,是組織生存和發(fā)展的底線,也是YY/T0287:2017、《醫(yī)療器械生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》(以下簡稱醫(yī)療器械GMP)等法律法規(guī)特別關(guān)注地方。

YY/T0287:2017對醫(yī)療器械文檔有明確要求,醫(yī)療器械組織應(yīng)制定醫(yī)療器械文檔以滿足YY/T0287:2017要求。

在醫(yī)療器械GMP中雖未明確提到醫(yī)療器械文檔,但對技術(shù)文件做出明確規(guī)定:“應(yīng)當(dāng)建立健全質(zhì)量管理體系文件,包括質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊、程序文件、技術(shù)文件和記錄,以及法規(guī)要求的其他文件。”以及“技術(shù)文件應(yīng)當(dāng)包括產(chǎn)品技術(shù)要求及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)工藝規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗和試驗操作規(guī)程、安裝和服務(wù)操作規(guī)程等相關(guān)文件”。這里“產(chǎn)品技術(shù)要求及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)”對應(yīng)醫(yī)療器械文檔中的“產(chǎn)品規(guī)范”,“生產(chǎn)工藝規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗和試驗操作規(guī)程、安裝和服務(wù)操作規(guī)程”則對應(yīng)醫(yī)療器械文檔中的c、d、e、f項要求。

需要關(guān)注的是對工藝規(guī)程理解。工藝規(guī)程并不是新版醫(yī)療器械GMP首次提出,在2009年發(fā)布《質(zhì)量管理規(guī)范無菌醫(yī)療器械實施細(xì)則和檢查評定標(biāo)準(zhǔn)(試行)》【現(xiàn)已失效】(以下簡稱2009版無菌GMP)中已經(jīng)提到工藝規(guī)程概念(第四十三條 生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)編制生產(chǎn)工藝規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等,并明確關(guān)鍵工序和特殊過程。)。差別是,新版醫(yī)療器械GMP檢查指導(dǎo)原則要求“應(yīng)當(dāng)編制生產(chǎn)工藝規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等,明確關(guān)鍵工序和特殊過程”,意味著必須同時制定生產(chǎn)工藝規(guī)程和作業(yè)指導(dǎo)書;而2009版無菌GMP檢查評定標(biāo)準(zhǔn)要求為“是否編制了關(guān)鍵工序和特殊過程的工藝規(guī)程或作業(yè)指導(dǎo)書,是否執(zhí)行了工藝規(guī)程或作業(yè)指導(dǎo)書”,意味著只需至少制定工藝規(guī)程或作業(yè)指導(dǎo)書其中之一即可??上轻t(yī)療器械GMP并未明確工藝規(guī)程定義。借鑒2010版《藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》(以下簡稱藥品GMP)規(guī)定,工藝規(guī)程為“生產(chǎn)特定數(shù)量的成品而制定的一個或一套文件,包括生產(chǎn)處方、生產(chǎn)操作要求和包裝操作要求,規(guī)定原輔料和包裝材料的數(shù)量、工藝參數(shù)和條件、加工說明(包括中間控制)、注意事項等內(nèi)容。”可見,工藝規(guī)程是產(chǎn)品生產(chǎn)技術(shù)文件,即藥品行業(yè)的STP(Standard Technology Procedure),用于指導(dǎo)、規(guī)范產(chǎn)品生產(chǎn)。這與醫(yī)療器械文檔中“制造、包裝、貯存、處置和流通的規(guī)范或程序”、“測量和監(jiān)視程序”要求相一致。

為了適應(yīng)不同規(guī)模的組織,GB/T 19001:2016版用成文信息要求替代上一版本應(yīng)形成質(zhì)量手冊、程序文件等文件化要求。很多組織對該變化產(chǎn)生誤解,認(rèn)為GB/T19001:2016不再強調(diào)制定規(guī)范化的文件,故可以降低對制定標(biāo)準(zhǔn)化文件要求。實際上,GB/T19001:2016雖然沒有像YY/T 0287:2017一樣明確要求形成文件,但要求形成成文信息更加細(xì)化,目的也是為了保證按照明確的標(biāo)準(zhǔn)開展相應(yīng)活動,以確保該活動按照既定要求得以實施并持續(xù)獲得預(yù)期結(jié)果。

比如說GB/T19001:2016中生產(chǎn)和服務(wù)提供的控制要求“組織應(yīng)在受控條件下進(jìn)行生產(chǎn)和服務(wù)提供。適用時,受控條件應(yīng)包括:

a)可獲得形成文件的信息,以規(guī)定以下內(nèi)容:

1)所生產(chǎn)的產(chǎn)品、提供的服務(wù)或進(jìn)行的活動的特征;

2)擬獲得的結(jié)果。

b)可獲得和使用適宜的監(jiān)視和測量資源;

c)在適當(dāng)階段實施監(jiān)視和測量活動,以驗證是否符合過程或輸出的控制準(zhǔn)則以及產(chǎn)品和服務(wù)的接收準(zhǔn)則;

d)為過程的運行提供適宜的基礎(chǔ)設(shè)施和環(huán)境;

e)配備具備能力的人員,包括所要求的資格;

f)若輸出結(jié)果不能由后續(xù)的監(jiān)視或測量加以驗證,應(yīng)對生產(chǎn)和服務(wù)提供過程實現(xiàn)策劃結(jié)果的能力進(jìn)行確認(rèn)和定期再確認(rèn);

g)采取措施防止人為錯誤;

h)實施放行、交付和交付后活動。

這實際上與醫(yī)療器械文檔要求一致,對產(chǎn)品實現(xiàn)全過程提出形成成文信息,以確??梢猿掷m(xù)提供相同產(chǎn)品,而對于醫(yī)療器械組織而言,這樣的成文信息其實就是制定標(biāo)準(zhǔn)化文件。

所以,雖然醫(yī)療器械GMP、GB/T19001:2016沒有對醫(yī)療器械文檔提出明確要求,但實則在相應(yīng)章節(jié)里面包含了醫(yī)療器械文檔要求,為了滿足法規(guī)要求,醫(yī)療器械組織應(yīng)當(dāng)制定醫(yī)療器械文檔。

 

然后,組織應(yīng)明白醫(yī)療器械文檔意義和作用。

 

在YY/T0287:2017中已明確組織建立醫(yī)療器械文檔意義在于證明符合本標(biāo)準(zhǔn)要求和適用的法規(guī)要求。YY/T0287:2017以及醫(yī)療器械相關(guān)法律法規(guī)最根本的要求即是確保醫(yī)療器械安全、有效。醫(yī)療器械文檔提供產(chǎn)品實現(xiàn)全過程的要求,為生產(chǎn)和質(zhì)量管理人員等參與產(chǎn)品實現(xiàn)全過程人員提供統(tǒng)一培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)以及操作準(zhǔn)則,只有確保所有相關(guān)人員熟悉其業(yè)務(wù)相關(guān)醫(yī)療器械文檔要求,避免因操作人員不清楚其工作要求和標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致其操作不規(guī)范、隨意,影響產(chǎn)品安全、有效。

 

與此同時,GB/T19001:2016特別強調(diào)組織知識管理。在標(biāo)準(zhǔn)中,要求“組織應(yīng)確定必要的知識,以運行過程,并獲得合格的產(chǎn)品和服務(wù)。這些知識應(yīng)予以保持,并能在所需的范圍內(nèi)得到”、“組織的知識可基于a) 內(nèi)部來源(如:知識產(chǎn)權(quán)、由經(jīng)驗而得的知識、從失敗和成功項目中獲取的教訓(xùn)、非文件化知識和經(jīng)驗的獲得與分享、過程改進(jìn)的結(jié)果、產(chǎn)品和服務(wù)的改進(jìn)結(jié)果)”。醫(yī)療器械文檔正是組織內(nèi)部知識重要組成部分,一方面它包含提供合格產(chǎn)品和服務(wù)所需的知識,另一方面,因設(shè)計開發(fā)更改等因素引起醫(yī)療器械文檔的更新,實際上是將組織經(jīng)驗、從失敗和成功項目中獲取的教訓(xùn)、改進(jìn)結(jié)果等轉(zhuǎn)化成文件化知識。現(xiàn)實情況是,組織對知識認(rèn)知和管理還很欠缺。時常見到組織對于事情處理依賴于經(jīng)驗而非標(biāo)準(zhǔn)化文件,關(guān)鍵崗位人員變動對產(chǎn)品質(zhì)量產(chǎn)生顯著影響;組織在處理問題時,時常反饋先前有同樣或經(jīng)歷,但無法準(zhǔn)確描述出具體情形,導(dǎo)致處理問題效率和質(zhì)量依舊不高等等,這些都是組織對于知識重視程度不夠所導(dǎo)致的。如果組織能夠及時建立、維護(hù)、更新醫(yī)療器械文檔,組織可以快速提供準(zhǔn)確產(chǎn)品實現(xiàn)技術(shù)文件,并獲知產(chǎn)品技術(shù)改進(jìn)歷史相關(guān)信息,為提供安全、有效產(chǎn)品提供有力支撐。

 

以下通過幾則國家局飛檢通報信息解釋醫(yī)療器械文檔作用。

 

“查企業(yè)醫(yī)療器械文檔,一次性使用輸注泵(DPI-P,文件編號:SCW-WC-01-T-DPI-P)產(chǎn)品制造流程圖未確定關(guān)鍵工序,其硅膠管與微管匹配度直接決定了產(chǎn)品的流量精度,但未被確定為關(guān)鍵工序。”,該飛檢信息顯示組織未能根據(jù)產(chǎn)品特點以及工藝情況,提供有效的制造規(guī)范。生產(chǎn)和質(zhì)量管理未能識別“硅膠管與微管匹配度”重要性,未能將有限的管理資源傾斜到該工序,導(dǎo)致該工序未能獲得與其風(fēng)險相匹配控制,存在管理資源浪費以及重大質(zhì)量隱患。

 

“現(xiàn)場檢查只有直徑為3.5mm、4.0mm、4.5mm的分類模塊工藝裝備,且工裝設(shè)計制作申請審批表中有這三個規(guī)格的設(shè)計圖紙,但醫(yī)療器械注冊證中共有22個規(guī)格,企業(yè)不能提供其他的分類模塊工藝裝備,企業(yè)解釋稱只生產(chǎn)這三種規(guī)格的產(chǎn)品。”,該飛檢信息顯示雖然準(zhǔn)確提供產(chǎn)品規(guī)格信息,但未能提供各規(guī)格相匹配制造規(guī)范信息,無法證明組織具有提供所有規(guī)格產(chǎn)品的能力。

 

 “脊柱內(nèi)固定產(chǎn)品說明書、標(biāo)簽、包裝設(shè)計圖,成品檢驗規(guī)程等分散在不同的第三層次管理文件、作業(yè)文件中,未作為最終生產(chǎn)規(guī)范文件進(jìn)行集中歸檔,該產(chǎn)品技術(shù)文件內(nèi)容與AET/ QM4.0 3.2.4規(guī)定內(nèi)容不一致;AET/QM質(zhì)量管理體系,AET/QM7.0產(chǎn)品實現(xiàn)4.3.3設(shè)計和開發(fā)輸出、AET/QP7.3設(shè)計和開發(fā)控制程序4.8.7、AET/QP7.1(B)生產(chǎn)過程控制(策劃)程序4.5.3關(guān)于產(chǎn)品最終生產(chǎn)規(guī)范界定均不一致”,該飛檢信息顯示組織未能將技術(shù)文件匯總、統(tǒng)一管理并及時更新,導(dǎo)致內(nèi)部技術(shù)資料分散且不一致,無法提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化文件,也就無法保證產(chǎn)品實現(xiàn)過程規(guī)范。如果組織在設(shè)計開發(fā)活動完成時即對技術(shù)文件整理、確認(rèn),編制成醫(yī)療器械文檔,將醫(yī)療器械文檔作為產(chǎn)品技術(shù)文件最終標(biāo)準(zhǔn),即可避免出現(xiàn)此類情形。

 

“《原輔材料檢驗標(biāo)準(zhǔn)》(Y/SMA01-Z08.03-07)引用的GB/T2828-2008為已廢止標(biāo)準(zhǔn)。”,該飛檢信息顯示組織未能及時關(guān)注適用法律法規(guī)變化并采取有效措施?,F(xiàn)實情況是,檢驗員主要職責(zé)是按照檢驗規(guī)程開展檢驗工作,很難主動發(fā)現(xiàn)檢驗規(guī)程引用標(biāo)準(zhǔn)變化情況,而如僅在產(chǎn)品檢驗規(guī)程中明確引用標(biāo)準(zhǔn),組織就很難發(fā)現(xiàn)適用法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)變化情況。如果組織建立醫(yī)療器械文檔,按照醫(yī)療器械文檔要求建立適用法律法規(guī)清單,安排人員定期對該法律法規(guī)清單變化情況進(jìn)行統(tǒng)計、分析,可以高效率、持續(xù)對對所有適用法律法規(guī)變化情況進(jìn)行管理。

 

最后,組織應(yīng)根據(jù)YY/T0287:2017以及適用法律法規(guī)要求編制并維護(hù)醫(yī)療器械文檔。

 

YY/T0287:2017雖對醫(yī)療器械文檔有了明確規(guī)定,但要求籠統(tǒng)、寬泛,需要組織對每一要求分解到具體技術(shù)文件方可編制高質(zhì)量醫(yī)療器械文檔。現(xiàn)將YY/T0287:2017醫(yī)療器械文檔要求進(jìn)行分解,供組織編寫醫(yī)療器械文檔參考。

 

如何有效開展醫(yī)療器械文檔管理

如何有效開展醫(yī)療器械文檔管理

 

為便于醫(yī)療器械文檔管理,建議設(shè)置醫(yī)療器械文檔封面、目錄以及修訂歷史。封面一般包括醫(yī)療器械文檔文件編號,產(chǎn)品信息:產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號,醫(yī)療器械文檔編寫、審核、批準(zhǔn)信息;修訂歷史一般設(shè)置在醫(yī)療器械文檔最后一項,包括修訂日期、修訂理由和內(nèi)容、修訂人三部分,便于快速識別醫(yī)療器械文檔修訂信息。

組織應(yīng)在設(shè)計開發(fā)確認(rèn)完成之后、提交注冊資料之前,根據(jù)設(shè)計輸出的文檔參考上述表格編制醫(yī)療器械文檔,應(yīng)確保醫(yī)療器械文檔信息與設(shè)計輸出文檔信息保持一致,不得出現(xiàn)兩者表述不一致甚至矛盾情形。其中,當(dāng)醫(yī)療器械文檔包含文件內(nèi)容過多且該文件可在其他文檔資料里通過文件名稱、文件編號等追溯時,可僅建立文件清單,使用者可通過該文件清單追溯至該文件即可。如建立產(chǎn)品相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)清單,僅需明示技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)名稱、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)號即可,確保使用者可通過該清單追溯至具體技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)即可。

當(dāng)因產(chǎn)品設(shè)計更改等因素需要更改醫(yī)療器械文檔時,組織應(yīng)根據(jù)更改輸入信息按照文件控制要求要求修改醫(yī)療器械文檔,應(yīng)確保醫(yī)療器械文檔修改內(nèi)容與更改輸入信息保持一致,不得出現(xiàn)兩者表述不一致甚至矛盾情形。

 

小結(jié)

組織應(yīng)充分理解醫(yī)療器械文檔,識別其法規(guī)依據(jù),認(rèn)識到其意義和作用,掌握醫(yī)療器械文檔編制和管理要求和方法,方可有效推進(jìn)醫(yī)療器械文檔管理工作,充分發(fā)揮醫(yī)療器械文檔在合規(guī)、產(chǎn)品質(zhì)量保證方面作用,從而為企業(yè)經(jīng)營提供有效保障。

 

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來源:湯寧偉

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