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1、程序文件的格式

 

程序文件一般整套成冊(cè), 它的格式包括:封面、人員說(shuō)明、修改頁(yè)、文頭、內(nèi)容和文尾等部分組成。

封面:包括如下信息, 文件名稱、實(shí)驗(yàn)室名稱 (標(biāo)志) 、文件編號(hào)、發(fā)放編號(hào)、持有人、版次 (含修訂次數(shù)) 、受控狀態(tài)、發(fā)布日期、實(shí)施日期等。

人員說(shuō)明:包括編寫人員、審核人、批準(zhǔn)人和批準(zhǔn)日期。

修改頁(yè):包括序號(hào)、修改號(hào) (文件編號(hào)和章節(jié)條號(hào)) 、修改內(nèi)容、審批人等。

每個(gè)單獨(dú)的程序文件由文頭、內(nèi)容和文尾等部分組成, 每部分的格式也有具體要求, 以保證程序文件的標(biāo)準(zhǔn)化、內(nèi)容的規(guī)范化。

版面采用A4紙;文頭:包括實(shí)驗(yàn)室名稱 (標(biāo)志) 、程序文件名稱、文件編號(hào)、版次 (含修訂次數(shù)) 、頁(yè)碼、頒布日期等;內(nèi)容:可以有不同的形式表達(dá), 包括文字和圖表等;文尾:列文頭中未全部列出的內(nèi)容, 包括每個(gè)程序的編制人、批準(zhǔn)人、批準(zhǔn)日期、程序內(nèi)容解釋人員等。

 

2、程序文件編寫的要求

 

基本原則:其內(nèi)容必須與質(zhì)量手冊(cè)的規(guī)定相一致, 要注重其協(xié)調(diào)性、可行性和可檢查性。并保證和其他程序文件的協(xié)調(diào)一致。

應(yīng)涵蓋資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則的11個(gè)管理要素和8個(gè)技術(shù)要素 (可能一個(gè)程序或制度對(duì)應(yīng)一個(gè)要素, 也有可能對(duì)應(yīng)幾個(gè)要素, 也有可能對(duì)應(yīng)一個(gè)要素的一部分) 。一般不涉及純技術(shù)的細(xì)節(jié)。應(yīng)簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確, 具有很強(qiáng)的可操作性的要求。

 

3、程序文件編寫前的準(zhǔn)備

 

(1) 收集和整理實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)行的管理規(guī)定。

(2) 確定并完善各部門的職責(zé)和權(quán)限, 包括現(xiàn)有部門的職責(zé)和權(quán)限調(diào)查, 列出需要調(diào)整或補(bǔ)充的職責(zé)和權(quán)限的清單。

(3) 落實(shí)程序文件編寫小組, 特別要明確具體人員, 所選擇的人員應(yīng)具備以下條件:

A.應(yīng)該是本部門能勝任的代表人

程序文件的編寫, 原則上是自己的部門編寫自己的文件, 并且編寫人員應(yīng)該是本部門能夠勝任的代表。有些組織在建立文件化的質(zhì)量治理體系時(shí), 組織專職編寫人員編寫某些責(zé)任部門的程序文件, 這樣的程序文件難以得到實(shí)施, 其重要的原因就是因?yàn)闆](méi)有得到實(shí)施部門的認(rèn)可。

若條件不具備, 本部門無(wú)勝任編寫者而要由其他人員代為編寫時(shí), 所編寫的程序文件在定稿之前, 必須經(jīng)過(guò)本部門的討論通過(guò)和認(rèn)可。

B.熟悉所編寫程序的質(zhì)量活動(dòng)的內(nèi)容和要求

程序文件的編寫人員只有非常熟悉所編程序質(zhì)量活動(dòng)的編寫內(nèi)容和要求, 編寫出的文件才能正確、全面, 具有可操作性。相反, 文件編寫人員若不熟悉質(zhì)量活動(dòng), 所編寫出來(lái)的文件盡管在文字上、邏輯上都很好, 卻往往由于不符合具體活動(dòng)的實(shí)際情況, 很難指導(dǎo)實(shí)施。

C.具備一定的文字能力

程序文件編寫要求簡(jiǎn)明, 用詞準(zhǔn)確。因此編寫人員應(yīng)具備一定的文字能力, 把質(zhì)量活動(dòng)的途徑清楚地表達(dá)出來(lái)。

D.編制程序文件清單表

E.編制體系文件編寫大綱

 

 

4、程序內(nèi)容

 

目的:說(shuō)明該程序所控制的活動(dòng)和控制的目的。 (為什么要做該工作Why)

范圍:該程序所涉及的相關(guān)部門和人員的各類工作和活動(dòng)。

職責(zé) (管理、執(zhí)行、協(xié)助、驗(yàn)證) : (1) 規(guī)定負(fù)責(zé)實(shí)施該程序的部門或人員及職責(zé)和權(quán)限。 (2) 規(guī)定與該程序?qū)嵤┧嚓P(guān)的部門或人員及職責(zé)和權(quán)限。

引用文件: (1) 在該程序所實(shí)施過(guò)程中所涉及的其他程序文件的名稱和編號(hào)。 (2) 涉及的其他管理性文件 (包括實(shí)驗(yàn)室作業(yè)指導(dǎo)書、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等)

工作程序 (4W+1H) : (1) 按具體工作要求所決定的工作順序?qū)懗雒總€(gè)細(xì)節(jié); (2) 在每個(gè)細(xì)節(jié)工作中明確應(yīng)該做什么工作 (What) ; (3) 在每個(gè)細(xì)節(jié)工作中明確該項(xiàng)工作由誰(shuí)去做, 誰(shuí)負(fù)責(zé)檢查評(píng)價(jià) (Who) ; (4) 在每個(gè)細(xì)節(jié)工作中明確該項(xiàng)工作在哪兒做 (Where) ; (5) 在每個(gè)細(xì)節(jié)工作中明確該項(xiàng)工作 (When) ; (6) 在每個(gè)細(xì)節(jié)工作中明確怎么去做 (How) ; (7) 在每個(gè)細(xì)節(jié)工作中要明確所涉及的儀器設(shè)備、外協(xié)單位和其他程序文件等; (8) 每個(gè)細(xì)節(jié)工作完成后所產(chǎn)生的記錄管理; (9) 每個(gè)細(xì)節(jié)工作完成過(guò)程中控制和評(píng)價(jià); (10) 在每個(gè)程序?qū)嵤┻^(guò)程中所遇到的特殊情況處理方法 (如果需要) 。

 

5、一些典型的程序文件

 

(1) 文件控制和維護(hù)程序;

(2) 質(zhì)量體系審核程序;

(3) 管理評(píng)審程序;

(4) 儀器設(shè)備計(jì)量檢定程序;

(5) 儀器設(shè)備運(yùn)行檢查程序;

(6) 儀器設(shè)備管理程序 (包括購(gòu)置、驗(yàn)收、調(diào)試、使用、維護(hù)、管理、故障修理、降級(jí)和報(bào)廢) ;

(7) 標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)和標(biāo)準(zhǔn)溶液的使用和管理程序;

(8) 樣品抽取、交接、保管和處理程序;

(9) 檢驗(yàn)工作程序;

(10) 復(fù)驗(yàn)與判定程序;

(11) 委托檢驗(yàn)協(xié)議 (合同) 評(píng)審程序;

(12) 采用非標(biāo)準(zhǔn)方法程序;

(13) 開(kāi)展檢測(cè)新項(xiàng)目工作程序;

(14) 原始記錄的填寫與校核程序;

(15) 記錄管理控制程序;

(16) 檢驗(yàn)報(bào)告的編制、審核與批準(zhǔn)程序;

(17) 原始數(shù)據(jù)及其他技術(shù)資料的檔案管理程序;

(18) 檢測(cè)事故得報(bào)告、分析和處理程序;

(19) 現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)程序 (如適用) ;

(20) 檢驗(yàn)分包程序 (如適用) ;

(21) 申訴及投訴程序;

(22) 外部支持服務(wù)和供應(yīng)品采購(gòu)與管理程序;

(23) 劇毒與危險(xiǎn)品管理程序;

(24) 檢測(cè)質(zhì)量保證與控制程序 (包括能力驗(yàn)證和實(shí)驗(yàn)室比對(duì)) ;

(25) 糾正與預(yù)防措施控制程序;

(26) 允許偏離控制程序;

(27) 測(cè)量不確定度評(píng)價(jià)程序 (如適用) ;

(28) 設(shè)施和環(huán)境控制程序;

(29) 人員的培訓(xùn)和考核制度;

(30) 技術(shù)文件有效性確認(rèn)制定;

(31) 年度工作計(jì)劃、檢查和總結(jié)制度;

(32) 實(shí)驗(yàn)室安全衛(wèi)生等內(nèi)務(wù)管理制度;

(33) 技術(shù)資料信息保密制度;

(34) 收費(fèi)管理制度;

(35) 文書管理制度;

(36) 實(shí)驗(yàn)室廢棄物處理制度。