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整改方法和整改報(bào)告的探討

摘要：實(shí)驗(yàn)室先后通過了省級(jí)計(jì)量認(rèn)證（CMA）、國(guó)家實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可（CNAS），期間免不了接受經(jīng)常性的評(píng)審，通過接受評(píng)審、整改、評(píng)審這樣的循環(huán)往復(fù)，一方面規(guī)范了檢測(cè)人員日常的質(zhì)量活動(dòng)，另一方面促進(jìn)了質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)。只有這樣，歷次的監(jiān)督評(píng)審、復(fù)查評(píng)審，才能確保已經(jīng)獲得檢測(cè)能力的持續(xù)維持和管理水平的進(jìn)一步提升，本文主要針對(duì)每次評(píng)審后實(shí)驗(yàn)室采取的整改方法和整改報(bào)告的編寫進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：實(shí)驗(yàn)室   整改方法   整改報(bào)告   探討  

0 引言

 實(shí)驗(yàn)室認(rèn)證認(rèn)可，現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審是永恒的主題。實(shí)驗(yàn)室的成長(zhǎng)過程，就是在經(jīng)常性的評(píng)審、整改、評(píng)審的循環(huán)中，千錘百煉，過關(guān)斬將一步一步走過來的。實(shí)驗(yàn)室如果是計(jì)量認(rèn)證（CMA）和實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可（CNAS）雙證的話，從初審、監(jiān)督評(píng)審到復(fù)評(píng)審，幾乎每年都有評(píng)審任務(wù)，而且CMA和CNAS資質(zhì)的評(píng)審是兩套人馬，各自為政，時(shí)間上也不統(tǒng)一，呈現(xiàn)出“你方審罷我登場(chǎng)”的“壯觀”局面，如今，《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定管理辦法》（質(zhì)檢總局令第163號(hào)）和《實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可規(guī)則》（CNAS-RL01：2016）已經(jīng)將認(rèn)證認(rèn)可周期調(diào)整為6年，每年以飛行檢查代替監(jiān)督評(píng)審，采取隨機(jī)抽樣的方式，故實(shí)驗(yàn)室避免了定期的監(jiān)督評(píng)審，有一定的隨機(jī)性，感覺更加務(wù)實(shí)和人性化了。

1 整改方法的探討

1.1從事實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)和質(zhì)量管理工作的同志對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審之后的整改工作并不陌生，其感覺可以說是“痛并快樂著”。在每次的評(píng)審過程中，實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量活動(dòng)和質(zhì)量管理工作始終沒有最好，永遠(yuǎn)都不是完美的，始終都有提高的空間。每次評(píng)審，沒有不符合項(xiàng)是不可能的事情，也可以這樣說，沒有不符合項(xiàng)的評(píng)審是失敗的。從另一個(gè)角度去審視，現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審的專家有時(shí)會(huì)來自于不同的系統(tǒng)或領(lǐng)域，以他們的專業(yè)背景和從業(yè)經(jīng)驗(yàn)來看問題，往往會(huì)出現(xiàn)一些你意想不到的東西，在他們眼里看來就是不符合項(xiàng)，遇到這種情況你也沒轍，再說沒有發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)，又怎能顯示出專家的厲害呢？只能說，每次評(píng)審都會(huì)有問題，往好的方向想，每次都是有所發(fā)現(xiàn)和收獲。

1.2 面對(duì)不符合項(xiàng)，要如何來整改呢？這點(diǎn)大家也許并不會(huì)陌生，一路走來，我個(gè)人覺得整改一般是按以下流程來完成的：1. 制訂整改方案；2. 落實(shí)責(zé)任部門；3. 進(jìn)行原因分析、同時(shí)舉一反三；4. 采取糾正措施、收集見證資料；5. 驗(yàn)證糾正措施的有效性；6. 撰寫整改報(bào)告；7. 提交評(píng)審組長(zhǎng)；8. 完成整改。下面就讓我來對(duì)這個(gè)流程進(jìn)行逐一說明。

2 整改方法的實(shí)施

2.1制訂整改方案：評(píng)審過后，實(shí)驗(yàn)室的主管領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)也是技術(shù)負(fù)責(zé)人會(huì)第一時(shí)間召集相關(guān)部門負(fù)責(zé)人針對(duì)評(píng)審組提出的不符合項(xiàng)，召開整改工作會(huì)議。整改工作會(huì)議雖然只是表面文章，但也是整改工作的重要一環(huán)，體現(xiàn)了實(shí)驗(yàn)室的重視程度，應(yīng)保存會(huì)議的簽到記錄，作為整改見證材料，并寫進(jìn)整改報(bào)告中。會(huì)議一般由實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人或分管實(shí)驗(yàn)室業(yè)務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)主持，質(zhì)量負(fù)責(zé)人和各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。領(lǐng)導(dǎo)的作用是發(fā)號(hào)施令，便于協(xié)調(diào)工作。會(huì)議對(duì)每個(gè)不符合項(xiàng)所對(duì)應(yīng)的條款，結(jié)合實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際情況進(jìn)行分析，大家集思廣益，分析原因、落實(shí)責(zé)任、最終形成共識(shí)，采取行之有效的整改措施。在整改方案確定之后，質(zhì)量管理部門應(yīng)按照《程序文件》的規(guī)定，向具體責(zé)任部門發(fā)出“不符合工作處理報(bào)告”，要求他們?cè)谝?guī)定的期限內(nèi)完成整改工作。

2.2落實(shí)責(zé)任部門：有人會(huì)說，這不是很簡(jiǎn)單的問題嗎？在哪里發(fā)現(xiàn)問題，哪里就是責(zé)任部門，其實(shí)不然。責(zé)任部門可以是單一的部門，也可以是多個(gè)部門共同承擔(dān)責(zé)任。專家在評(píng)審過程中，是通過察看現(xiàn)場(chǎng)、提問、查記錄等方式來審核的，責(zé)任的界定應(yīng)該具體問題具體分析，在實(shí)驗(yàn)室范圍內(nèi)發(fā)現(xiàn)的問題，如果屬于技術(shù)問題，當(dāng)然是實(shí)施檢測(cè)的技術(shù)部門的責(zé)任，如果在質(zhì)量管理部門查資料，發(fā)現(xiàn)缺乏某一項(xiàng)資料，如儀器設(shè)備或標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)期間核查資料，也是技術(shù)部門的責(zé)任，而非質(zhì)量管理部門的責(zé)任，但有時(shí)在實(shí)驗(yàn)室發(fā)現(xiàn)的問題，不一定就是實(shí)驗(yàn)室的責(zé)任，比如在實(shí)驗(yàn)室中發(fā)現(xiàn)沒有配備滅火器等消防器材，那是行政后勤的問題，責(zé)任也要分配到行政辦公室，實(shí)驗(yàn)室最多也就是配合辦公室來完善滅火器材的配備而已。說到底，責(zé)任部門的界定，還是要根據(jù)體系文件所規(guī)定的職責(zé)來確認(rèn)，只有落實(shí)了責(zé)任部門，接下來才能進(jìn)行有效的整改。

2.3原因分析、舉一反三：萬事皆有因果，只要找出產(chǎn)生問題的直接原因，才能進(jìn)行有效的整改。原因分析應(yīng)深入、細(xì)致、透徹，抓住問題的關(guān)鍵，切忌應(yīng)付式，聊聊幾句就完事了，原因分析過于簡(jiǎn)單草率，往往會(huì)招來評(píng)審組長(zhǎng)的詬病，有態(tài)度不端，落入俗套的嫌疑，這點(diǎn)必須引起實(shí)驗(yàn)室的充分重視。另一方面，評(píng)審是通過抽樣調(diào)查的形式來開展的，評(píng)審組在評(píng)審之前也有所提醒，不符合項(xiàng)的事實(shí)發(fā)現(xiàn)一宗，只能說是特定地點(diǎn)發(fā)現(xiàn)的特定問題，在別的地點(diǎn)也有可能存在同樣的問題，只是沒有被看到而已，所以說針對(duì)問題，舉一反三非常必要，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)該根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題查找是否有類似問題存在，并同時(shí)進(jìn)行糾正，避免類似問題的再次發(fā)生，只有這樣做才不會(huì)陷入“頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳”的被動(dòng)局面，否則的話，下次評(píng)審專家來了，問題依然存在。

2.4采取糾正措施，收集見證資料：這是整改工作的重點(diǎn)步驟，對(duì)于存在的問題，來一次徹底的的糾正。在經(jīng)過分析原因之后，通過對(duì)標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)則的進(jìn)一步學(xué)習(xí)和理解，認(rèn)識(shí)了問題的的嚴(yán)重性，從而采取措施加以糾正，糾正措施具體做了什么，應(yīng)收集所有的見證資料，作為本次整改報(bào)告的佐證材料。這也說明整改過程中的培訓(xùn)特別重要，整改措施應(yīng)該包含重新進(jìn)行有針對(duì)性培訓(xùn)的內(nèi)容，只有這樣，整改措施才能真正落到實(shí)處。

2.5驗(yàn)證糾正措施的有效性：針對(duì)不符合項(xiàng)采取的糾正措施是否有效，必須通過驗(yàn)證，看看是否能夠有效地解決問題，是否有效地杜絕問題的再次發(fā)生，是否達(dá)到預(yù)期的目的。驗(yàn)證的方法可以通過對(duì)見證資料的審核，甚至到發(fā)生不符合項(xiàng)的現(xiàn)場(chǎng)去驗(yàn)證、確認(rèn)。

2.6撰寫整改報(bào)告：整改工作完成之后，還需要撰寫一份整改報(bào)告，這點(diǎn)可能有些實(shí)驗(yàn)室會(huì)忽略，認(rèn)為只要有整改方案、不符合工作處理報(bào)告、加上見證資料一起提交給評(píng)審組長(zhǎng)就算完成整改工作了，其實(shí)不然，筆者認(rèn)為，除了提交以上資料之外，還應(yīng)該撰寫一份對(duì)整改過程進(jìn)行總結(jié)的綜合性整改報(bào)告，這是給認(rèn)可委的書面交代，報(bào)告的抬頭應(yīng)該是“中國(guó)合格評(píng)定國(guó)家認(rèn)可委員會(huì)”，而不是評(píng)審組。整改報(bào)告一般采用三段式敘述，分別是“現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審情況簡(jiǎn)介”、“不符合項(xiàng)整改完成情況”、“結(jié)束語”。

3整改報(bào)告和整改資料的提交

3.1在評(píng)審組規(guī)定的期限內(nèi)完成整改工作之后，整改報(bào)告和整改資料必須提交評(píng)審組長(zhǎng)讓其確認(rèn)整改的有效性。多數(shù)情況下，評(píng)審組長(zhǎng)會(huì)要求實(shí)驗(yàn)室在提交整改材料之前，先將電子版資料發(fā)給他，經(jīng)初步審核，如若需要補(bǔ)充材料時(shí)再補(bǔ)充完整后寄送紙質(zhì)材料，確保萬無一失，這種做法比較保險(xiǎn)。至此，整改工作全部圓滿完成。

4 結(jié)束語

4.1 實(shí)驗(yàn)室每年都有新進(jìn)人員，由于對(duì)準(zhǔn)則和體系文件不熟悉、不理解或一知半解，在日常的檢測(cè)和質(zhì)量活動(dòng)中往往會(huì)出現(xiàn)一些失誤，這些人員就是產(chǎn)生不符合的根源，所以對(duì)新進(jìn)人員的體系文件宣貫和培訓(xùn)以及能力的確認(rèn)必不可少，通過培訓(xùn)可以使他們更好地在體系文件的框架下開展工作，進(jìn)一步維護(hù)體系的正常運(yùn)行。

4.2 不符合項(xiàng)的產(chǎn)生往往不是實(shí)驗(yàn)室愿意看到的，大多數(shù)實(shí)驗(yàn)室都很懼怕不符合項(xiàng)，尤其是檢測(cè)人員和管理人員，他們普遍認(rèn)為有不符合項(xiàng)就是給實(shí)驗(yàn)室抹黑，在同行中影響不好，如此等等，這些往往都是來自于實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部和外部的壓力，因?yàn)樽鳛閷?shí)驗(yàn)室的領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)然不愿意看到太多的不符合項(xiàng)，不符合項(xiàng)太多的話，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檢測(cè)人員會(huì)有所看法，殊不知出現(xiàn)不符合項(xiàng)是很正常的事情。

4.3 從來就沒有完美的實(shí)驗(yàn)室，好與差只是相對(duì)而言，只要不是原則性問題，不符合項(xiàng)還是可以理解的，但凡出現(xiàn)不符合項(xiàng)，檢測(cè)人員和管理人員就壓力山大，其實(shí)這是一個(gè)誤區(qū)；另一方面，評(píng)審專家對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題往往不給面子，有時(shí)是相當(dāng)嚴(yán)厲地指出來，甚至?xí)暇V上線，使得檢測(cè)人員在面臨評(píng)審時(shí)誠(chéng)惶誠(chéng)恐。但歸根結(jié)底，發(fā)現(xiàn)問題并非壞事，發(fā)現(xiàn)問題，只要及時(shí)采取措施加以糾正，亡羊補(bǔ)牢，未為晚也，這才是評(píng)審的真正意義所在。

參考文獻(xiàn)

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