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筆者根據(jù)多年接觸的各類實(shí)驗(yàn)室電子檔案實(shí)際應(yīng)用中容易忽視的問題進(jìn)行了分析和總結(jié)，并對(duì)未來如何更加有序地推進(jìn)電子檔案進(jìn)程，規(guī)范合理地利用好電子檔案提出了相關(guān)建議，供政府相關(guān)部門人員及實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員參考。

一、提出問題

1.電子檔案的溯源性尚待完善

檔案在實(shí)驗(yàn)室管理中體現(xiàn)為溯源性。由于電子檔案和紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)方式不同，電子檔案的信息是通過計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和傳播的，人們可以很容易地對(duì)其實(shí)現(xiàn)改動(dòng)，且不留任何痕跡，不像紙質(zhì)檔案那樣可以通過字體、字跡、紙張材料對(duì)其原始性加以分析判斷，能夠辨別是真實(shí)信息還是偽造信息。同時(shí)由于電子檔案的內(nèi)容和記錄載體是分離的，在帶來了文件信息傳輸、共享上的優(yōu)越性的同時(shí)，也使得電子檔案的安全性受到質(zhì)疑，因?yàn)樵跈n案信息的傳輸中電子數(shù)據(jù)可能會(huì)被人為修改，所以如何確保電子檔案信息的真實(shí)性一直都是檔案管理工作需要解決的難題。

2.忽視了電子檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題

對(duì)于電子檔案而言，只要涉及信息傳播，就有可能涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的問題。實(shí)驗(yàn)室的電子檔案資料，里面包含檢測(cè)人員自己總結(jié)的檢測(cè)方法、大量被檢樣品的數(shù)據(jù)、樣品數(shù)據(jù)的匯總分析等，實(shí)驗(yàn)室人員需要花費(fèi)大量心血才能獲得寶貴實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)。由于管理者的疏忽，使得這些信息被盜取和利用，這是不公平的，因此，知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)是電子檔案資料發(fā)展必須解決的問題。

3.人為因素使得電子檔案不能發(fā)揮其優(yōu)點(diǎn)，甚至帶來麻煩

在實(shí)際工作中，實(shí)驗(yàn)室電子檔案一般由實(shí)驗(yàn)室人員共同負(fù)責(zé)維護(hù)。由于每個(gè)人的理解執(zhí)行能力和責(zé)任心的不同，在建立和維護(hù)電子檔案的過程中，人為造成一些錯(cuò)誤，使得電子檔案失去了價(jià)值。

4.一些常規(guī)問題導(dǎo)致電子檔案不能有效利用

要保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和電子檔案信息數(shù)據(jù)的正常運(yùn)行，首先需保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性。當(dāng)前計(jì)算機(jī)病毒的隱藏性很強(qiáng)，一旦侵入系統(tǒng)，其造成的損失不可估量，所以必須保證整個(gè)網(wǎng)絡(luò)的安全性。此外，電子檔案的格式多樣，多臺(tái)計(jì)算機(jī)的軟件版本不一，這使得電子檔案的通用性和使用性非常差，甚至有些文件無法讀取，或者是在保存過程中缺乏統(tǒng)一要求，既沒有固定格式，也沒有固定位置。

二、提出建議

1.采取紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的管理模式，確保重要信息的溯源性

這種紙質(zhì)和電子檔案并存的管理模式使得重要信息有據(jù)可查，不能隨意改動(dòng)，有效避免了因?yàn)殡娮訖n案內(nèi)容和載體分離的缺陷，同時(shí)在有些信息整理、歸類、分析的時(shí)候，又可以發(fā)揮電子文檔的快捷、高效、省時(shí)省力的特點(diǎn)，這樣使得兩者相互配合、揚(yáng)長(zhǎng)避短。在實(shí)際應(yīng)用中，建立電子檔案時(shí)應(yīng)特別注意數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，避免文件在傳輸過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，確保電子檔案的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，同時(shí)對(duì)儀器設(shè)備、樣品編號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)等實(shí)行統(tǒng)一、唯一性編碼，以保證電子檔案的持續(xù)性和溯源性。

這種管理模式也存在一個(gè)問題，就是在檔案建立過程中，哪些信息需要建立兩種檔案，哪些僅需要電子檔案即可，這需要檔案的維護(hù)者有選擇性地歸類，才會(huì)發(fā)揮兩者各自優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)重要信息的完整保存。

2.規(guī)范電子檔案的使用，注重知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)

單位的質(zhì)量管理部門應(yīng)該制定相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室電子檔案管理使用規(guī)定，做到電子檔案的信息在調(diào)取、傳輸時(shí)都在有效監(jiān)控下進(jìn)行，利用者不得隨便閱讀和下載。同時(shí)電子檔案的內(nèi)容需要做到密級(jí)管理，必須有專人負(fù)責(zé)對(duì)密級(jí)較高的內(nèi)容做好安全保護(hù)工作，特別是重點(diǎn)關(guān)注一些有重大研究意義、參考價(jià)值的信息內(nèi)容，因?yàn)檫@些信息代表本單位實(shí)驗(yàn)室的最高水平和能力，是單位成員全體努力的結(jié)果。

3.加強(qiáng)人員技術(shù)培訓(xùn)，提高個(gè)人責(zé)任心，以適應(yīng)電子文檔未來發(fā)展需求

必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，讓他們從思想上認(rèn)識(shí)到電子檔案的重要性，從日常的建檔工作中體會(huì)到應(yīng)用電子檔案帶來的好處，從技術(shù)上確保電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠和安全。

此外，應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室電子檔案的管理工作，克服電子檔案的一些不足，比如應(yīng)該規(guī)范電子檔案的保存內(nèi)容、格式和位置，指定專人負(fù)責(zé)維護(hù)和更新；應(yīng)該適當(dāng)加大資金投入，完善實(shí)驗(yàn)室電子檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。安裝硬件及軟件防火墻，定期升級(jí)更新，對(duì)系統(tǒng)盤、數(shù)據(jù)盤及時(shí)更換標(biāo)簽，采取必要的保護(hù)措施，對(duì)機(jī)密文件及數(shù)據(jù)進(jìn)行加密封存，并做好備份；同時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)電子檔案軟件載體的保存管理，對(duì)于需長(zhǎng)久保存的電子檔案及文件可拷貝到耐久性的載體上，并定期復(fù)制，防止信息丟失。同時(shí)將保存環(huán)境納入質(zhì)量管理體系，需設(shè)有控溫、防水、防塵、防光、防雷電、防磨損、防強(qiáng)震、防病毒等措施。