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嘉峪檢測網(wǎng) 2021-07-07 19:33
1.簡介
1.1世界范圍內(nèi)的藥品監(jiān)管體系主要依賴于組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部開發(fā)、生產(chǎn)、包裝、測試、銷售及監(jiān)督醫(yī)藥產(chǎn)品的知識(shí)。在評(píng)估審核過程中，默認(rèn)監(jiān)管當(dāng)局與接受監(jiān)管的企業(yè)之間存在相互信任的關(guān)系，即文件內(nèi)包含的或在日常決策過程中使用的信息完整、全面和可靠。因此，決策所基于的數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)是可靠的，具有可追溯性、清晰可辨性、即時(shí)性、原始性和準(zhǔn)確無誤性。
1.2這些基本的ALCOA原則和用于確保數(shù)據(jù)可靠性的相關(guān)規(guī)范預(yù)期結(jié)果并非是新概念同時(shí)，業(yè)已存在高級(jí)或中級(jí)的規(guī)范性指南。但是，近年來，在檢查藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范（GMP）、藥物臨床試驗(yàn)質(zhì)量管理規(guī)范（GCP）及非臨床研究質(zhì)量管理規(guī)范（GLP）過程中，關(guān)于數(shù)據(jù)記錄管理規(guī)范（GDRP）的問題數(shù)量越來越多。毫無疑問，監(jiān)管部門越來越擔(dān)心數(shù)據(jù)可靠性的原因涉及多個(gè)因素，包括法規(guī)意識(shí)不斷增強(qiáng)，行業(yè)內(nèi)部的選擇與適當(dāng)?shù)默F(xiàn)階段管控策略之間存在一定的差距。
1.3造成該等問題的因素包括相關(guān)機(jī)構(gòu)未能實(shí)施有效的數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)防范系統(tǒng)，或未能改進(jìn)探查損害數(shù)據(jù)可靠性的情形，和/或在危害發(fā)生時(shí)未能調(diào)查和找出該等情況的根源。例如，遵守醫(yī)療產(chǎn)品規(guī)范要求的組織機(jī)構(gòu)在過去幾十年來，一直使用經(jīng)確認(rèn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，但是未能適當(dāng)?shù)貙徍斯芾碓茧娮佑涗?，或只是審核管理不完整?或不適當(dāng)?shù)拇蛴≥敵鼋Y(jié)果。這些觀察結(jié)果突出強(qiáng)調(diào)了業(yè)界開展下列措施的必要性：制定現(xiàn)代化的控制策略，在當(dāng)前的業(yè)務(wù)模式中使用現(xiàn)代質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理（QRM）和合理的科學(xué)原理（如外包和全球化），并運(yùn)用當(dāng)前正在使用的技術(shù)（如計(jì)算機(jī)系統(tǒng)）。
1.4 為了保證良好的數(shù)據(jù)管理策略，要求實(shí)施開發(fā)和加強(qiáng)的控制措施示例包括但不限于：
■通過實(shí)施管理，使得預(yù)期結(jié)果與實(shí)際工藝能力相符，從而有效保證患者安全、產(chǎn)品質(zhì)量及數(shù)據(jù)有效性的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理辦法。管理層應(yīng)當(dāng)首先制定契合當(dāng)前工藝、方法、環(huán)境、人員或技術(shù)能力的切實(shí)可行的預(yù)期目標(biāo)，實(shí)施良好的數(shù)據(jù)管理；
■管理層根據(jù)根據(jù)監(jiān)管要求監(jiān)督實(shí)施的流程和分配必要的資源，以保證和改善基礎(chǔ)設(shè)施（如，不斷改善流程和方法，保證適當(dāng)設(shè)計(jì)維護(hù)建筑物、設(shè)施、設(shè)備及系統(tǒng)；保證供電和供水可靠；提供必要的人員培訓(xùn)；分配必要的資源，用于監(jiān)督合同執(zhí)行方和供應(yīng)商，確保符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）。若管理層以這種方式積極參與其中，將有助于有效地緩解和減輕壓力，減少可能增加數(shù)據(jù)完整性風(fēng)險(xiǎn)的錯(cuò)誤來源；
■在公司內(nèi)部建立質(zhì)量文化，鼓勵(lì)人員不瞞報(bào)故障事件，便于管理層準(zhǔn)確地了解風(fēng)險(xiǎn)，之后分配必要的資源，用于實(shí)現(xiàn)預(yù)期設(shè)想目標(biāo)，滿足數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；同時(shí)，應(yīng)當(dāng)制定不依賴于管理等級(jí)的報(bào)告機(jī)制；
■制定數(shù)據(jù)管理流程，并在整個(gè)數(shù)據(jù)生命周期內(nèi)運(yùn)用現(xiàn)代化的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理和合理的科學(xué)原理；
■確保所有現(xiàn)場人員熟悉使用文件規(guī)范（GDocP），保證理解ALCOA GXP 原則，按照之前用于紙質(zhì)記錄的相同方式將其用于電子數(shù)據(jù)；
■在驗(yàn)證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和實(shí)施后續(xù)變更控制過程中，實(shí)施和確認(rèn)文件規(guī)范內(nèi)關(guān)于電子數(shù)據(jù)的必要控制措施已制定，并且盡可能降低發(fā)生數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的可能性；
■對(duì)使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和審核電子數(shù)據(jù)的人員提供培訓(xùn)，培訓(xùn)如何操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和有效地審核電子數(shù)據(jù)等基本理解，包括元數(shù)據(jù)和審計(jì)追蹤；
■定義和管理合同授予方與接受方訂立的質(zhì)量協(xié)議/合同中的責(zé)任和義務(wù)，包括基于風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督合同接受方代表合同授予方產(chǎn)生和管理的數(shù)據(jù)的必要性；
■對(duì)質(zhì)量保證檢查技術(shù)實(shí)施現(xiàn)代化，收集質(zhì)量衡量指標(biāo)，高效地識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇，從而改善數(shù)據(jù)流程。
2.本指南宗旨與目標(biāo)
2.1本指南結(jié)合了當(dāng)前規(guī)范性原則，并提供了詳細(xì)的說明性實(shí)施指南，彌補(bǔ)當(dāng)前指南存在的差距。此外，本指南還解釋了在規(guī)范中高標(biāo)準(zhǔn)要求的定義，或?yàn)榱舜_保合規(guī)性必須實(shí)施的措施。
2.2這些指導(dǎo)原則強(qiáng)調(diào)并澄清了某些情況下數(shù)據(jù)管理方法的運(yùn)用。重點(diǎn)在于關(guān)注目前世界衛(wèi)生組織指導(dǎo)原則中內(nèi)含的原則。若未能有效實(shí)施這些原則，可能會(huì)影響數(shù)據(jù)的可靠性和完整性，損害基于這類數(shù)據(jù)得出的決策的有效性。本文給出了如何將這些原則用于當(dāng)前技術(shù)和業(yè)務(wù)模式的說明性例證。這些指導(dǎo)原則并未指定旨在保證數(shù)據(jù)可靠性的預(yù)期控制措施，因此，本指南應(yīng)當(dāng)與當(dāng)前世界衛(wèi)生組織指導(dǎo)原則和其他相關(guān)的國際參考資料一并考慮在內(nèi)。
2.3本指南是一項(xiàng)不斷完善的說明性文件，因此，必須基于實(shí)施內(nèi)容和有效性，及利益相關(guān)者（包括國家監(jiān)管部門（NRA））提供的反饋內(nèi)容，定期進(jìn)行審核。
3.術(shù)語
下文的定義適用于本指導(dǎo)原則使用的術(shù)語。這些術(shù)語在其他的語境中也許會(huì)有不同的含義。
ALCOA：“可追溯的、清晰的、即時(shí)的、原始的和準(zhǔn)確的”的字母組合詞。
ALCOA+：“可追溯的、清晰的、即時(shí)的、原始的和準(zhǔn)確的”的字母組合詞，并額外強(qiáng)調(diào)完整性、一致性、持續(xù)性及可用性等特性——內(nèi)含著基本的ALCOA原則。
存檔：指的是為了保護(hù)記錄免遭修改或刪除，在整個(gè)規(guī)定的保存期限內(nèi)存儲(chǔ)該等記錄并由獨(dú)立的數(shù)據(jù)管理人員實(shí)施管理的過程。例如，已存檔的記錄應(yīng)當(dāng)包括相關(guān)的元數(shù)據(jù)和電子簽名。
檔案保管員：指的是根據(jù)非臨床研究質(zhì)量管理規(guī)范指定的經(jīng)管理層授權(quán)負(fù)責(zé)管理檔案（如存檔的操作和程序）的獨(dú)立個(gè)人。根據(jù)非臨床研究質(zhì)量管理規(guī)范的要求，必須指定一名檔案保管員（如個(gè)人）；但是，在其他GXP 中，檔案保管員的角色和職責(zé)通常是由若干位指定的個(gè)人或個(gè)人組（如，質(zhì)量保證文檔控制人員和信息技術(shù)系統(tǒng)管理員）負(fù)責(zé)履行，并未根據(jù)非臨床研究質(zhì)量管理規(guī)范的要求，單獨(dú)指定一名人員負(fù)責(zé)實(shí)施管理。
在特定情況下，檔案保管員需向特定的信息技術(shù)人員指派具體的存檔任務(wù)（如，電子數(shù)據(jù)管理）。標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程應(yīng)當(dāng)制定和詳述該等任務(wù)、職責(zé)和責(zé)任。檔案保管員和接受指派的存檔任務(wù)的人員應(yīng)履行的職責(zé)有（同時(shí)適用于紙質(zhì)數(shù)據(jù)和電子數(shù)據(jù)）保證嚴(yán)格控制檔案的查看權(quán)；保證利用索引制度有序地存儲(chǔ)檢索記錄和材料；在將記錄和材料移入或移出檔案時(shí)，實(shí)施嚴(yán)格的控制，并將其記錄在冊(cè)。該等程序和記錄應(yīng)當(dāng)由獨(dú)立的審計(jì)員定期審核。
審計(jì)追蹤：指的是元數(shù)據(jù)記錄表包含著涉及生成、修改或刪除GXP記錄的活動(dòng)的信息。審計(jì)追蹤要求將生成、添加、刪除或修改信息等生命周期詳情安全地記錄在紙質(zhì)記錄或電子記錄中，不影響或覆蓋原始的記錄。因此，審計(jì)追蹤能夠重塑記錄事件歷史，不論其采用何種媒介，包括行動(dòng)的四大要素，即“人員、事件、時(shí)間及原因”。
例如，在紙質(zhì)記錄中，與某一變更有關(guān)的審計(jì)追蹤將通過單線勾銷的方式予以記錄，使得原先輸入的條目清晰可見，同時(shí)記錄實(shí)施變更的人員的簽名、變更日期以及用于證實(shí)和支持變更的原因。而在電子記錄中，審計(jì)追蹤利用電腦生成，加蓋時(shí)間戳，允許重現(xiàn)與生成、修改或刪除電子數(shù)據(jù)有關(guān)的事件經(jīng)過。利用電腦生成的審計(jì)追蹤應(yīng)當(dāng)保留原先的條目，記錄用戶的身份、行動(dòng)的時(shí)間/ 日期以及用于證實(shí)和支持該等行動(dòng)的變更原因，包括獨(dú)立的事件日志、歷史文件、數(shù)據(jù)庫查詢或報(bào)告，或其他顯示與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、具體的電子記錄或記錄內(nèi)包含的具體數(shù)據(jù)有關(guān)的事件的機(jī)制。
備份：指的是復(fù)制一份或多份電子文件，當(dāng)原先的數(shù)據(jù)或系統(tǒng)不慎遺失或不可用（如當(dāng)系統(tǒng)崩潰或磁盤損壞）時(shí)，作為備選文件。注：備份與存檔不同，備份通常只是暫時(shí)存儲(chǔ)電子記錄，在必要時(shí)實(shí)施災(zāi)難恢復(fù)，因此可能被定期覆蓋。該等臨時(shí)備份的副本不得用作存檔機(jī)制。
計(jì)算機(jī)系統(tǒng)：計(jì)算機(jī)系統(tǒng)通常用于管理一個(gè)或多個(gè)自動(dòng)化流程和/ 或功能，包括計(jì)算機(jī)硬件、軟件、外圍設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)及文檔，如手冊(cè)和標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程，以及接觸硬件和軟件的人員，如用戶和信息技術(shù)維護(hù)人員。
控制策略：指的是一套從當(dāng)前臨床試驗(yàn)方案、試驗(yàn)文章或產(chǎn)品和流程理解中衍生得出的、用于保證臨床試驗(yàn)方案合規(guī)性、流程實(shí)施、產(chǎn)品質(zhì)量及數(shù)據(jù)可靠性（若適用）的預(yù)期控制措施。這些控制措施應(yīng)當(dāng)包括與研究對(duì)象有關(guān)的適當(dāng)參數(shù)和質(zhì)量特性、試驗(yàn)系統(tǒng)、產(chǎn)品材料及組成部分、技術(shù)和設(shè)備、設(shè)施、操作條件、規(guī)范、相關(guān)的監(jiān)督控制方法和頻率。
改進(jìn)和預(yù)防措施（CAPA，有時(shí)候也稱為改進(jìn)措施/預(yù)防措施）：指的是為了改善組織流程，消除可能產(chǎn)生不一致性或其他突發(fā)情況的根源而采取的措施。在GXP（非臨床研究質(zhì)量管理規(guī)范、藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范或藥物臨床試驗(yàn)管理規(guī)范）及多項(xiàng)國際標(biāo)準(zhǔn)化組織業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)中，改進(jìn)和預(yù)防措施是一個(gè)常見的概念。該流程的重點(diǎn)是系統(tǒng)地調(diào)查已發(fā)現(xiàn)的問題或風(fēng)險(xiǎn)的根本原因，避免重復(fù)發(fā)生（適用于改進(jìn)措施）或預(yù)防發(fā)生這些問題或風(fēng)險(xiǎn)（適用于預(yù)防措施）。
數(shù)據(jù)：指的是所有原始數(shù)據(jù)及其真實(shí)副本，包括原始數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)及之后的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和報(bào)告。該等數(shù)據(jù)在實(shí)施GXP活動(dòng)之時(shí)生成或記錄，能夠完全重塑或評(píng)估GXP活動(dòng)。在活動(dòng)發(fā)生之時(shí)，應(yīng)當(dāng)永久準(zhǔn)確地記錄數(shù)據(jù)。允許將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在紙質(zhì)記錄（如工作表或記錄表）、電子記錄和審計(jì)追蹤、照片、微縮膠片或微縮平片、視頻文件或音頻文件，或其他記錄與GXP活動(dòng)有關(guān)的信息媒介內(nèi)。
數(shù)據(jù)監(jiān)管：指的是實(shí)施總體安排，保證記錄、處理、保存和使用數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)生命周期內(nèi)形成完整、一致及準(zhǔn)確的記錄，不論采用何種格式生成該等數(shù)據(jù)。
數(shù)據(jù)可靠性：指的是數(shù)據(jù)完整、一致、準(zhǔn)確及可靠的程度，在整個(gè)數(shù)據(jù)生命周期內(nèi)必須維持該等數(shù)據(jù)特征。應(yīng)當(dāng)采用安全的方式收集保存數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)具有可追溯性、易讀性、即時(shí)性、原始性，或作為真實(shí)準(zhǔn)確的副本。為了保證數(shù)據(jù)可靠性，要求建立適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理體系，包括遵守合理的科學(xué)原理和記錄規(guī)范。
數(shù)據(jù)生命周期：指的是生成、記錄、處理、審核、分析、上報(bào)、轉(zhuǎn)移、存儲(chǔ)、檢索、監(jiān)督數(shù)據(jù)，直至收回和處理數(shù)據(jù)的所有過程階段。應(yīng)當(dāng)提出一種方法，按照與可能對(duì)患者安全、產(chǎn)品質(zhì)量和/ 或在數(shù)據(jù)生命周期的所有階段內(nèi)做出的決策的可靠性產(chǎn)生的影響相對(duì)應(yīng)的方式評(píng)估、監(jiān)督并管理數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)。
動(dòng)態(tài)記錄格式：指的是允許用戶和記錄內(nèi)容之間實(shí)現(xiàn)互動(dòng)的動(dòng)態(tài)格式記錄，如電子記錄。例如，在采用數(shù)據(jù)庫格式的電子記錄中，用戶有權(quán)追蹤，了解趨勢或查詢數(shù)據(jù)；在作為電子記錄進(jìn)行維護(hù)的色譜記錄中，用戶在獲得必要的查看許可后，有權(quán)再處理數(shù)據(jù)，延長基線，以便于更清晰地查看集合內(nèi)容。
全電子方法：指的是使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，并通過電子方式在原始電子記錄上簽名。
數(shù)據(jù)記錄管理規(guī)范：指的是為了實(shí)現(xiàn)下列目的，應(yīng)當(dāng)予以制定的組織措施的總和：單獨(dú)或共同確保數(shù)據(jù)和記錄的安全性、可追溯的、清晰的、可追溯性、永久性、記錄及時(shí)性、原始性及準(zhǔn)確性。若未有效地遵循這項(xiàng)規(guī)范，可能會(huì)影響數(shù)據(jù)的可靠性和完整性，降低基于該等數(shù)據(jù)記錄做出的決策的有效性。
文件規(guī)范：在該等指導(dǎo)原則中，文件規(guī)范指的是單獨(dú)或共同用于保證紙質(zhì)文件或電子文件具有安全性、、可追溯的、清晰的、可追溯性、永久性、記錄即時(shí)性、原始性及準(zhǔn)確性的所有措施。
GXP：指的是與受監(jiān)管藥品、生物制品及醫(yī)療器械的臨床前活動(dòng)、臨床活動(dòng)、生產(chǎn)、測試、存儲(chǔ)、經(jīng)銷及上市后活動(dòng)有關(guān)的規(guī)范指南組合，如非臨床研究質(zhì)量管理規(guī)范、藥物臨床試驗(yàn)管理規(guī)范、藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范、藥物警戒規(guī)范及分銷規(guī)范等。
綜合方法：指的是使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，綜合包括應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核和保存的總記錄集的原始電子記錄和紙質(zhì)記錄。如，實(shí)驗(yàn)室分析師使用計(jì)算機(jī)儀表系統(tǒng)，生成原始的電子記錄，之后打印結(jié)果摘要。在記錄保存期限內(nèi)使用綜合方法時(shí)，要求在各類型記錄之間建立起牢固的關(guān)系，包括紙質(zhì)記錄和電子記錄。一旦采用綜合方法，應(yīng)當(dāng)制定能夠打印的電子文件（如模板、表格及主文件）的適當(dāng)控制措施。
元數(shù)據(jù)：指的是提供了解數(shù)據(jù)所需的語境信息的數(shù)據(jù)，包括結(jié)構(gòu)型元數(shù)據(jù)和描述型元數(shù)據(jù)。該等數(shù)據(jù)主要是描述數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、元素、相互之間的關(guān)系及其他特性，允許將數(shù)據(jù)歸結(jié)于某一個(gè)人。用于評(píng)估數(shù)據(jù)含義所需的元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與數(shù)據(jù)緊密聯(lián)系在一起，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)膶徍恕＠?，在稱重時(shí)，若無元數(shù)據(jù)（如單位mg），數(shù)字8 將無任何含義。其他元數(shù)據(jù)示例有某一項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間/ 日期戳、負(fù)責(zé)開展活動(dòng)的人員的操作員身份、使用的儀器ID、處理參數(shù)、序列文件、審計(jì)追蹤及用于理解數(shù)據(jù)和重塑活動(dòng)所需的其他數(shù)據(jù)。
質(zhì)量衡量指標(biāo)：指的是管理層和其他利益相關(guān)方用于監(jiān)督GXP 組織整體質(zhì)量狀態(tài)、活動(dòng)或流程或研究行為（若適用）的客觀指標(biāo)，包括用于評(píng)估質(zhì)量系統(tǒng)控制措施有效實(shí)施狀態(tài)、醫(yī)藥產(chǎn)品的性能、質(zhì)量及安全性或數(shù)據(jù)可靠性的指標(biāo)。
質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理：指的是在整個(gè)產(chǎn)品生命周期內(nèi)，評(píng)估、控制、傳達(dá)和審核醫(yī)藥產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的系統(tǒng)流程。
高級(jí)管理層：指的是負(fù)責(zé)指導(dǎo)和控制某一公司或現(xiàn)場，并有權(quán)力和責(zé)任在公司或現(xiàn)場內(nèi)部調(diào)配資源的最高級(jí)人員。
靜態(tài)記錄格式：指的是已固定的幾乎不允許用戶與記錄內(nèi)容之間實(shí)施互動(dòng)的靜態(tài)記錄格式，如紙質(zhì)記錄或pdf 記錄。例如，一旦打印或轉(zhuǎn)化為靜態(tài)pdf，色譜記錄將無法再處理，或更詳細(xì)地查看基線。
真實(shí)副本：指的是原始數(shù)據(jù)記錄副本。經(jīng)核實(shí)和證明，確認(rèn)該等副本為完整準(zhǔn)確的副本，保留了原始記錄的完整內(nèi)容和含義，包括（若為電子數(shù)據(jù)）所有關(guān)鍵的元數(shù)據(jù)和原始記錄格式（若適用）。
4.原則
4.1數(shù)據(jù)與記錄管理規(guī)范是醫(yī)藥質(zhì)量體系的關(guān)鍵因素，必須執(zhí)行系統(tǒng)的方法，從而能夠充分保證，在產(chǎn)品生命周期內(nèi)，所有的GXP記錄和數(shù)據(jù)均是完整可靠的。
4.2數(shù)據(jù)管理計(jì)劃應(yīng)包括合理的政策和治理程序，其中包括以下所列的良好數(shù)據(jù)管理計(jì)劃的一般原則。在以下章節(jié)中對(duì)該等原則進(jìn)行澄清和詳細(xì)介紹。
4.3適用于紙質(zhì)和電子數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)記錄管理規(guī)范中確保對(duì)數(shù)據(jù)有效性進(jìn)行健全控制的要求同樣適用于紙質(zhì)和電子數(shù)據(jù)。受GXP約束的組織應(yīng)充分意識(shí)到：從自動(dòng)化或計(jì)算機(jī)化的系統(tǒng)回歸到手動(dòng)或紙質(zhì)系統(tǒng)本身并未消除對(duì)健全管理控制的需求。
4.4適用于合同授予方和合同接受方。本指南的原則適用于合同授予方和合同接受方。合同授予方應(yīng)最終負(fù)責(zé)基于GXP數(shù)據(jù)所作所有決定（包括基于合同接受方所提供的數(shù)據(jù)而作的決定）的健全性。合同授予方因此應(yīng)進(jìn)行基于風(fēng)險(xiǎn)的盡職調(diào)查，以確信合同接受方已建立了合理的計(jì)劃，用于確保所提供數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和可靠性。
4.5文件規(guī)范。為作出健全的決定，所提供的支持性數(shù)據(jù)集應(yīng)可靠完整。必須遵循文件規(guī)范，以確保所有紙質(zhì)和電子記錄能夠協(xié)助實(shí)現(xiàn)GXP活動(dòng)的充分重構(gòu)性和可追溯性。
4.6監(jiān)管管理。為了建立健全可持續(xù)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，高層管理者必須確保建立合理的數(shù)據(jù)監(jiān)管管理計(jì)劃（詳見第6 條規(guī)定）。
有效監(jiān)管管理的要素應(yīng)包括：
■采用現(xiàn)代化質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理原則和數(shù)據(jù)管理原則，確保數(shù)據(jù)的有效性、完整性和可靠性；
■采用合理的質(zhì)量度量方式；
■確保人員不受對(duì)工作質(zhì)量和完善性會(huì)產(chǎn)生不良影響的商業(yè)、政治、財(cái)務(wù)以及其他組織壓力或獎(jiǎng)勵(lì)政策的影響；
■分配充分的人力與技術(shù)資源，使得負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)生成和記錄保管者的工作負(fù)荷、工作時(shí)數(shù)和工作壓力不會(huì)導(dǎo)致差錯(cuò)量增加；
■確保職員能夠意識(shí)到其在確保數(shù)據(jù)完整性以及活動(dòng)關(guān)系上的角色重要性，從而確保產(chǎn)品質(zhì)量以及保護(hù)患者安全。
4.7質(zhì)量文化。管理層應(yīng)在質(zhì)量部門的支持下，建立和維護(hù)合理的工作環(huán)境，將出現(xiàn)不合格記錄及錯(cuò)誤記錄和數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)最小化。質(zhì)量文化的必需要素是透明公開匯報(bào)組織所有層級(jí)出現(xiàn)的偏差、錯(cuò)誤、遺漏和異常結(jié)果（無論等級(jí)）。必須采取措施，防范以及發(fā)現(xiàn)和糾正系統(tǒng)和流程中可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的薄弱之處，從而持續(xù)提高組織內(nèi)科學(xué)決策的健全性。高級(jí)管理層應(yīng)積極阻止任何可能妨礙該等事項(xiàng)主動(dòng)完整匯報(bào)的管理措施（例如，等級(jí)限制與譴責(zé)文化）。
4.8質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理與合理的科學(xué)原則。要作出健全的決策就必須有合理的質(zhì)量與風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)并且遵循合理的科學(xué)與統(tǒng)計(jì)原則，而這必須以可靠的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)條件。例如，作為對(duì)樣本分析結(jié)果客觀公正的觀察員的科學(xué)原則是，只有當(dāng)可疑結(jié)果明顯是由確定性的原因?qū)е碌臅r(shí)候，方可對(duì)可疑結(jié)果進(jìn)行調(diào)查并將其從匯報(bào)結(jié)果中淘汰。遵循數(shù)據(jù)與記錄保管原則要求：對(duì)所有的淘汰結(jié)果進(jìn)行記錄并且附帶一份淘汰理由文檔，并且該等文檔將被審查和保留。
4.9數(shù)據(jù)生命周期管理。為持續(xù)進(jìn)行產(chǎn)品改良，確保和提高安全性、有效性和質(zhì)量，必須采取數(shù)據(jù)管理措施，確保數(shù)據(jù)創(chuàng)建、記錄、處理、傳送、審查、匯報(bào)、備案和檢索過程的所有階段的數(shù)據(jù)完整性風(fēng)險(xiǎn)管理，并且該等管理過程需定期接受審查。為確保將數(shù)據(jù)組織、同化和分析為有利于進(jìn)行基于證據(jù)可靠決策活動(dòng)的信息，數(shù)據(jù)管理應(yīng)解決數(shù)據(jù)所有權(quán)、數(shù)據(jù)過程可計(jì)算性以及數(shù)據(jù)生命周期的風(fēng)險(xiǎn)管理等問題。
4.10為確保將數(shù)據(jù)組織、同化和分析為有利于進(jìn)行基于證據(jù)可靠決策活動(dòng)的格式或結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)管理應(yīng)解決數(shù)據(jù)所有權(quán)、數(shù)據(jù)過程可計(jì)算性以及數(shù)據(jù)生命周期的風(fēng)險(xiǎn)管理等問題。
4.11記錄保管方法與體系設(shè)計(jì)。應(yīng)妥善設(shè)計(jì)紙質(zhì)或電子形式的記錄保管方法和系統(tǒng)，從而鼓勵(lì)遵循數(shù)據(jù)完整性原則。
4.12范例包括但不限于：
■限制變更用于記錄定期事件的計(jì)時(shí)器，例如電子系統(tǒng)和過程儀表設(shè)備中的系統(tǒng)計(jì)時(shí)器；
■確保能夠在開展活動(dòng)時(shí)，在開展活動(dòng)的地點(diǎn)有用于記錄GXP 數(shù)據(jù)（例如，紙質(zhì)成批記錄、紙質(zhì)案例記錄表以及實(shí)驗(yàn)室工作單）的表格，從而無需進(jìn)行臨時(shí)的數(shù)據(jù)記錄和后期轉(zhuǎn)錄；
■控制用于進(jìn)行GXP活動(dòng)數(shù)據(jù)記錄的空白紙質(zhì)模板的發(fā)布，從而能夠?qū)λ杏∷⒈砀襁M(jìn)行回收和清點(diǎn)；
■限制用戶對(duì)自動(dòng)化系統(tǒng)的訪問權(quán)，從而對(duì)數(shù)據(jù)更改進(jìn)行防范（或?qū)徲?jì)追蹤）；
■確保在設(shè)備上附上或連接自動(dòng)化數(shù)據(jù)采集器或打印機(jī)（例如，擺針），從而確保獨(dú)立及時(shí)的數(shù)據(jù)記錄；
■確保打印機(jī)接近相關(guān)活動(dòng)現(xiàn)場；
■確保方便進(jìn)入抽樣點(diǎn)（例如，水系統(tǒng)抽樣點(diǎn)），以便操作員能夠簡單有效地進(jìn)行抽樣，從而將走捷徑或篡改樣本的引誘最小化；
■確保履行數(shù)據(jù)檢查活動(dòng)的工作人員擁有權(quán)限訪問原始電子數(shù)據(jù)。
4.13數(shù)據(jù)與記錄存儲(chǔ)媒介應(yīng)為耐用性存儲(chǔ)媒介。對(duì)于紙質(zhì)記錄而言，墨水應(yīng)無法擦拭。不得使用溫度敏感性墨水或光敏墨水以及其他可擦拭墨水。紙張也不得為溫度敏感性、光敏感性的或者容易氧化的。若這一要求不可行或有限（質(zhì)量控制實(shí)驗(yàn)室天平與其他儀器的傳統(tǒng)打印機(jī)打印輸出過程可能出現(xiàn)這一情況），則應(yīng)提供真實(shí)或核證的副本，直到設(shè)備撤除或更換為止。
4.14維護(hù)記錄保管系統(tǒng)。為紙質(zhì)和電子記錄保管而執(zhí)行和維護(hù)的系統(tǒng)應(yīng)將科學(xué)與技術(shù)過程考慮在內(nèi)。用于記錄和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)、流程和方法應(yīng)定期審查其有效性，并且在必要時(shí)進(jìn)行更新。
5.為確保良好數(shù)據(jù)管理而進(jìn)行的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理
5.1當(dāng)前的適用的WHO 指南要求根據(jù)GXP 規(guī)定開展工作的所有組織必須建立、執(zhí)行和維持一套合理的質(zhì)量管理系統(tǒng)（該系統(tǒng)的要素必須按照規(guī)定格式編制），例如質(zhì)量手冊(cè)或其他合理的文檔。質(zhì)量手冊(cè)或同等文檔中應(yīng)包括一份質(zhì)量政策陳述，其中包括管理層對(duì)有效質(zhì)量管理系統(tǒng)和良好專業(yè)實(shí)踐措施的承諾。該等政策中包含一份道德準(zhǔn)則和合理行為準(zhǔn)則，以確保數(shù)據(jù)的可靠性和完整性，包括職員匯報(bào)任何質(zhì)量與合規(guī)問題或者管理相關(guān)問題的機(jī)制。
5.2在質(zhì)量管理系統(tǒng)范圍內(nèi)，組織應(yīng)建立合理的結(jié)構(gòu)、組織構(gòu)架、書面政策與程序、流程以及系統(tǒng)，從而防范和發(fā)現(xiàn)可能對(duì)數(shù)據(jù)完整性以及基于數(shù)據(jù)所作決定的基于風(fēng)險(xiǎn)與科學(xué)健全性產(chǎn)生影響的情況。
5.3質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理是有效的數(shù)據(jù)與記錄有效性計(jì)劃的必需要素。分配用于數(shù)據(jù)與記錄管理的活動(dòng)和資源應(yīng)與產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)相互匹配。記錄與數(shù)據(jù)管理的基于風(fēng)險(xiǎn)措施應(yīng)確保分配足夠的資源并且為確保GXP數(shù)據(jù)完整性而采取的管控策略必須與其對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的潛在影響、患者安全以及相關(guān)決策相互匹配。
5.4最好選擇能夠推廣良好措施并防止出現(xiàn)記錄與數(shù)據(jù)完整性事件的策略，這些策略可能是最有效最經(jīng)濟(jì)的。例如，僅允許合理授權(quán)人修改主要處理配方的訪問控制機(jī)制能夠減少產(chǎn)生無效和異常數(shù)據(jù)的可能性。若有效執(zhí)行該等防范措施，也將減少發(fā)現(xiàn)非受控變更所需的監(jiān)控工作量。
5.5在整個(gè)數(shù)據(jù)生命周期內(nèi)，根據(jù)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理原則對(duì)記錄和數(shù)據(jù)完整性風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估、降低、溝通和審查。本指南提供了數(shù)據(jù)可靠性強(qiáng)化措施范例，但僅可視為建議。還有其他可能合理的措施，且在實(shí)現(xiàn)有效風(fēng)險(xiǎn)管控方面同樣有效。因此，組織應(yīng)設(shè)計(jì)合理的工具和策略，從而基于GXP活動(dòng)、技術(shù)和流程，對(duì)數(shù)據(jù)完整性風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理。
5.6基于合理質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理原則而開發(fā)和執(zhí)行的數(shù)據(jù)管理計(jì)劃預(yù)計(jì)將最大限度地平衡現(xiàn)有技術(shù)。而這也將簡化數(shù)據(jù)流程，從而不僅改善數(shù)據(jù)管理，同時(shí)也改善業(yè)務(wù)流程效率與有效性，從而減少成本，促進(jìn)持續(xù)改善。
6.監(jiān)管管理與質(zhì)量審計(jì)
6.1確保健全的數(shù)據(jù)完整性從管理層做起，管理層應(yīng)整體負(fù)責(zé)技術(shù)操作和提供資源，以確保GXP操作的必要質(zhì)量。高層管理者對(duì)確保有效的質(zhì)量體系建立負(fù)有最終責(zé)任，從而實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)，并在組織內(nèi)部確定、溝通和執(zhí)行職員角色、責(zé)任和授權(quán)（包括有效的數(shù)據(jù)管理計(jì)劃所需的角色、責(zé)任和授權(quán)）。為了建立和維持公司數(shù)據(jù)可靠性承諾（作為質(zhì)量系統(tǒng)的必需要素），有效的領(lǐng)導(dǎo)是必要的。
6.2行為、程序/策略考量因素、以及基礎(chǔ)技術(shù)控制共同構(gòu)成了良好數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)建立后續(xù)修訂版本。例如，良好的數(shù)據(jù)管理計(jì)劃要求進(jìn)行必要的管理安排，以確保公司人員不會(huì)承受商業(yè)、政治、財(cái)務(wù)和其他壓力或者利益沖突，從而對(duì)其工作質(zhì)量和數(shù)據(jù)完整性產(chǎn)生不良影響。管理層也應(yīng)該讓職員意識(shí)到數(shù)據(jù)完整性的相關(guān)性、其在保護(hù)患者安全方面的角色重要性以及其組織在高質(zhì)量產(chǎn)品和服務(wù)上獲得的聲譽(yù)。
6.3管理層應(yīng)創(chuàng)建一個(gè)合適的工作環(huán)境，鼓勵(lì)雇員進(jìn)行故障和錯(cuò)誤（包括數(shù)據(jù)可靠性問題）的溝通，以便采取糾正和預(yù)防措施，強(qiáng)化組織產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量。這其中包括確保各層級(jí)雇員的充分信息流。高級(jí)管理層應(yīng)積極阻止任何可能妨礙該等事項(xiàng)主動(dòng)完整匯報(bào)的管理措施（例如，等級(jí)限制與譴責(zé)文化）。
6.4管理審查與質(zhì)量度量定期匯報(bào)有利于實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。必須指定一名能夠直接接觸最高管理層且能直接進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)溝通的質(zhì)量經(jīng)理，從而向高級(jí)管理層告知任何相關(guān)事項(xiàng)并分配資源進(jìn)行解決。為了履行該職能，質(zhì)量部門應(yīng)對(duì)質(zhì)量管理系統(tǒng)的關(guān)鍵績效指標(biāo)進(jìn)行正式書面風(fēng)險(xiǎn)審查并匯報(bào)給管理層。這其中應(yīng)包括與數(shù)據(jù)完整性相關(guān)的度量，從而有利于發(fā)現(xiàn)改善機(jī)會(huì)。例如：
■對(duì)無效和異常數(shù)據(jù)進(jìn)行跟蹤將發(fā)現(xiàn)先前認(rèn)為健全的流程和程序中未預(yù)見的變化性，改善分析程序及過程驗(yàn)證、人員培訓(xùn)或原材料或部件采購活動(dòng)的機(jī)會(huì)；
■對(duì)審計(jì)追蹤（包括在關(guān)鍵決策步驟中審查的部分，即藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范批放行、非臨床研究質(zhì)量管理規(guī)范研究報(bào)告的簽發(fā)或者案例報(bào)告的審批）進(jìn)行充分審查，將發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)處理方式，協(xié)助防范錯(cuò)誤的結(jié)果被匯報(bào)，發(fā)現(xiàn)額外的人員培訓(xùn)需求；
■對(duì)計(jì)算機(jī)化系統(tǒng)的定期審計(jì)和/或自我檢查將發(fā)現(xiàn)安全控制方面的缺陷，無意中可能允許人員訪問并且可能更改時(shí)間/日期戳。該發(fā)現(xiàn)有利于讓管理層更加意識(shí)到需要分配資源，以改善計(jì)算機(jī)化系統(tǒng)的驗(yàn)證控制水平；
■對(duì)合同接受方進(jìn)行監(jiān)控以及對(duì)相關(guān)質(zhì)量度量進(jìn)行跟蹤有利于發(fā)現(xiàn)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，指示合同授予方需要更積極的參與以及分配其他職員，以確保符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
6.5對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量審計(jì)、自我檢查以及風(fēng)險(xiǎn)審查將發(fā)現(xiàn)改善功能系統(tǒng)和流程（對(duì)數(shù)據(jù)可靠性將產(chǎn)生影響）的機(jī)會(huì)并且將其告知管理層。管理層分配資源改善系統(tǒng)與流程可有效減少數(shù)據(jù)完整性風(fēng)險(xiǎn)。例如，采用用于進(jìn)行多項(xiàng)GXP操作的設(shè)備發(fā)現(xiàn)和解決技術(shù)困難可大大提高各項(xiàng)操作的數(shù)據(jù)穩(wěn)定性。另外一個(gè)范例是發(fā)現(xiàn)影響安全的利益沖突。分配獨(dú)立的技術(shù)支持人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)化系統(tǒng)的系統(tǒng)管理（包括進(jìn)行安全、備案和檔案管理）能夠減少潛在的利益沖突，并且可大大簡化數(shù)據(jù)管理，提高數(shù)據(jù)管理效率。
6.6 GXP組織的所有GXP記錄應(yīng)接受衛(wèi)生監(jiān)管機(jī)關(guān)的稽查。這包括原電子數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)，例如計(jì)算機(jī)化系統(tǒng)所保留的審計(jì)追蹤。合同授予方和合同接受方的管理層應(yīng)確保在檢查過程中有充足的資源以及計(jì)算機(jī)化系統(tǒng)程序。應(yīng)配備系統(tǒng)管理人員，從而檢索所需記錄，并且有利于開展稽查。
7.合同組織、供應(yīng)商及服務(wù)提供商
7.1隨著越來越多的GXP工作被外包給合同組織，如合同研究組織、供應(yīng)商及其他服務(wù)提供商，強(qiáng)調(diào)了建立和穩(wěn)健地維護(hù)定義的角色與責(zé)任以保證整個(gè)外包關(guān)系中數(shù)據(jù)和記錄的完整和準(zhǔn)確的需求。WHO指導(dǎo)原則中所定義的合同委托方和受托方職責(zé)，應(yīng)在覆蓋外包工作或所提供服務(wù)部分全面闡述數(shù)據(jù)可靠性流程。
7.2組織對(duì)外包工作的所有報(bào)告結(jié)果的完整性負(fù)有責(zé)任，其中包括任何由分包組織或服務(wù)商提供的結(jié)果。這些責(zé)任也適用于相關(guān)計(jì)算服務(wù)的提供商。當(dāng)外包數(shù)據(jù)庫和提供軟件時(shí)，合同委托方應(yīng)當(dāng)確保已指定分包商，分包商應(yīng)該列入訂立的質(zhì)量協(xié)議中，并且具備適當(dāng)?shù)馁Y質(zhì)并接受GRDP培訓(xùn)。通過風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估定期監(jiān)控分包商的活動(dòng)。這項(xiàng)規(guī)定同樣適用于云基服務(wù)提供商。
7.3為了履行這項(xiàng)職責(zé)，除了建立自身的管理體系之外，外包組織應(yīng)當(dāng)通過稽查或其他方法核實(shí)合同受托方管理體系的充分性及其使用的任何重大的第三方授權(quán)。
7.4負(fù)責(zé)定期評(píng)估某一協(xié)議組織或服務(wù)提供商能力的人員應(yīng)當(dāng)具備適當(dāng)?shù)谋尘?、資質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)及培訓(xùn)經(jīng)歷，確保能夠評(píng)估數(shù)據(jù)完整性管控系統(tǒng)，并發(fā)現(xiàn)有效性問題。合同受托方的評(píng)估性質(zhì)和頻率，以及用于持續(xù)監(jiān)督作業(yè)的方法應(yīng)當(dāng)以記錄在冊(cè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估內(nèi)容為基礎(chǔ)。該項(xiàng)評(píng)估應(yīng)當(dāng)包括評(píng)估相關(guān)的數(shù)據(jù)流程及其風(fēng)險(xiǎn)。
7.5預(yù)期的數(shù)據(jù)完整性控制策略應(yīng)當(dāng)包括在合同委托方與合同受托方訂立的質(zhì)量協(xié)議、書面合同及技術(shù)協(xié)定（若適用）的范圍之內(nèi)，包括允許合同授予方查看協(xié)議組織持有的與合同授予方的產(chǎn)品或服務(wù)內(nèi)容有關(guān)的所有數(shù)據(jù)，以及相關(guān)的質(zhì)量體系記錄。該項(xiàng)規(guī)定應(yīng)當(dāng)包括合同授予方有權(quán)查看協(xié)議組織計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)存儲(chǔ)的電子記錄（包括審計(jì)追蹤），以及已打印的報(bào)告和其他相關(guān)的紙質(zhì)記錄或電子記錄。
7.6 若將數(shù)據(jù)和文檔的保存作業(yè)外包給第三方，應(yīng)當(dāng)特別注意該項(xiàng)協(xié)定項(xiàng)下持有的數(shù)據(jù)的所有權(quán)及檢索內(nèi)容。用于存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的實(shí)際地理位置，以及該地區(qū)適用法律所帶來的影響也應(yīng)當(dāng)考慮在內(nèi)。協(xié)議/ 合同應(yīng)當(dāng)約定當(dāng)合同受托方拒絕或限制合同委托方查看合同受托方持有的記錄時(shí)可能造成的后果。協(xié)議或合同也應(yīng)當(dāng)規(guī)定需采取的相關(guān)措施，確保在第三方歇業(yè)或破產(chǎn)時(shí)仍能保留有查看權(quán)，并在停止所有的業(yè)務(wù)活動(dòng)之前轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)。
7.7當(dāng)選擇外包數(shù)據(jù)庫時(shí)，合同委托方應(yīng)當(dāng)確保，若聘用分包方，特別是云基服務(wù)提供商，該等分包商需包括在質(zhì)量協(xié)議范圍內(nèi)，具備適當(dāng)?shù)馁Y質(zhì)并接受數(shù)據(jù)記錄管理規(guī)范培訓(xùn)。通過風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估按照規(guī)定的時(shí)間間隔定期監(jiān)督該等活動(dòng)。
8.良好數(shù)據(jù)和記錄管理培訓(xùn)
8.1員工應(yīng)當(dāng)接受數(shù)據(jù)完整性政策培訓(xùn)，并同意遵守該等政策。管理層應(yīng)當(dāng)保證員工接受適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，理解和區(qū)分恰當(dāng)?shù)男袨榕c不當(dāng)行為，包括蓄意偽造，并了解不當(dāng)行為可能帶來的后果。
8.2此外，關(guān)鍵員工（包括管理者、監(jiān)督人員及質(zhì)量部門人員）應(yīng)當(dāng)接受旨在預(yù)防或發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)問題的措施內(nèi)容的培訓(xùn)，包括具體培訓(xùn)如何評(píng)估用于生成、處理或報(bào)告數(shù)據(jù)的個(gè)人計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部的配置/ 設(shè)置，并審核電子數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)，如審計(jì)追蹤。例如，質(zhì)量部門應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)如何評(píng)估可能通過使用隱藏域或數(shù)據(jù)注釋工具有意或無意間覆蓋或模糊數(shù)據(jù)的配置/ 設(shè)置。負(fù)責(zé)審核電子數(shù)據(jù)的監(jiān)督人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)在何處系統(tǒng)路徑審計(jì)追蹤跟蹤重要數(shù)據(jù)變更，以及作為審核過程的一部分，如何高效地訪問。
8.3管理層也應(yīng)當(dāng)保證，在雇傭之時(shí)，或之后在必要時(shí)，定期為所有員工提供程序培訓(xùn)，確保遵守紙質(zhì)記錄和電子記錄的文件規(guī)范(GDP)。在日常作業(yè)、系統(tǒng)和設(shè)施審核及自檢過程中，質(zhì)量部門應(yīng)當(dāng)檢查是否遵守紙質(zhì)記錄和電子記錄的文件規(guī)范，并向管理層上報(bào)任何改進(jìn)措施。
9.良好文件規(guī)范
9.1良好GXP 數(shù)據(jù)的基準(zhǔn)點(diǎn)是遵守良好文件規(guī)范，并在整個(gè)使用期間（即數(shù)據(jù)生命周期內(nèi)）中對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性、一致性及可靠性的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理。為了保證數(shù)據(jù)完整性，人員應(yīng)當(dāng)遵守紙質(zhì)記錄和電子記錄的文件規(guī)范（GDP)。根據(jù)這些原則的要求，文件必須具有可歸歸屬性、清晰性、即時(shí)性、原始性及準(zhǔn)確性（通常簡稱為ALCOA）等特性。這些關(guān)鍵特性同等適用于紙質(zhì)記錄和電子記錄。
9.2可追溯性：可追溯性指的是在記錄中捕獲信息，從而此信息是唯一可以確定為執(zhí)行者的數(shù)據(jù)（如人員或計(jì)算機(jī)系統(tǒng)）。
9.3清晰、可追溯性及留存性：清晰、可追溯性及留存性指的是要求數(shù)據(jù)易于讀取和理解，并在記錄中有清晰的步驟或事件順序，從而使得在適用GXP規(guī)定的記錄保存期限內(nèi)的任何時(shí)間點(diǎn)負(fù)責(zé)審核該等記錄的人員能夠完全重塑已開展的所有GXP活動(dòng)。
9.4即時(shí)性：即時(shí)性數(shù)據(jù)指的是在生成或觀察之時(shí)記錄的數(shù)據(jù)。
9.5原始性：原始數(shù)據(jù)包括第一次捕獲或在源頭捕獲的數(shù)據(jù)或信息，以及之后為了完全重塑GXP活動(dòng)所需的所有數(shù)據(jù)。GXP對(duì)原始數(shù)據(jù)的要求如下：
■原始數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核；
■原始數(shù)據(jù)和/或原始數(shù)據(jù)內(nèi)容和含義的真實(shí)認(rèn)證副本應(yīng)當(dāng)予以保留；
■同樣地，在整個(gè)記錄保存期間，原始記錄應(yīng)當(dāng)保持完整、持續(xù)，容易查閱和閱讀。
9.6準(zhǔn)確性：“準(zhǔn)確性”指的是數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實(shí)、完整、有效及可靠。
9.7在ALCOA原則上，上述列明的要求隱含的內(nèi)容是記錄應(yīng)當(dāng)保持完整性、一致性、持久性及可用性（強(qiáng)調(diào)這些要求，通常稱為ALCOA+）。
9.8附件1提供進(jìn)一步的指南，幫助讀者理解如何在各種情況下使用這些要求，并且在執(zhí)行期間可能需要考慮在內(nèi)的特殊風(fēng)險(xiǎn)因素。
10.設(shè)計(jì)和驗(yàn)證系統(tǒng)以保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和可靠性
10.1在設(shè)計(jì)記錄保存方法和系統(tǒng)時(shí)（不論是否是紙質(zhì)形式或電子形式），應(yīng)當(dāng)積極鼓勵(lì)符合規(guī)定，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量和可靠性。在處理所有的紙質(zhì)記錄和電子記錄時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守所有的要求和必要的控制措施，以便于符合數(shù)據(jù)記錄管理規(guī)范的規(guī)定。
10.2實(shí)施驗(yàn)證，確保符合電子數(shù)據(jù)文件規(guī)范為了保證電子數(shù)據(jù)的完整性，在使用和應(yīng)用的等級(jí)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)施驗(yàn)證。在驗(yàn)證過程中，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行必要的控制措施，確保數(shù)據(jù)完整性，包括原始電子數(shù)據(jù)和系統(tǒng)輸出的打印結(jié)果或PDF 格式報(bào)告。特別是采取必要的方法，保證執(zhí)行文件規(guī)范，并在整個(gè)數(shù)據(jù)生命周期內(nèi)合理防范和應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)完整性風(fēng)險(xiǎn)。
10.3“藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范補(bǔ)充指導(dǎo)原則：驗(yàn)證”（世界衛(wèi)生組織技術(shù)報(bào)告系列，第937號(hào)、2006 年，附件4（2-4）( 注：該附件尚未定稿）更全面地闡述了驗(yàn)證事項(xiàng)。有助于促進(jìn)遵守電子數(shù)據(jù)文件規(guī)范的關(guān)鍵驗(yàn)證事項(xiàng)主要包括但不限于下列內(nèi)容：
10.4用戶參與：用戶應(yīng)當(dāng)積極參與驗(yàn)證活動(dòng)，明確關(guān)鍵數(shù)據(jù)，以及用于保證數(shù)據(jù)完整性的數(shù)據(jù)生命周期控制措施。
■用戶參與的活動(dòng)示例包括原型設(shè)計(jì)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)的用戶規(guī)范，從而運(yùn)用基于風(fēng)險(xiǎn)的控制措施，或用戶參與測試，便于用戶接受和了解系統(tǒng)特征及其他內(nèi)容等。
10.5配置和設(shè)計(jì)控制措施。驗(yàn)證活動(dòng)應(yīng)確保啟用文件規(guī)范的配置設(shè)置和設(shè)計(jì)控制措施，并在整個(gè)計(jì)算環(huán)境內(nèi)對(duì)其進(jìn)行管理（包括軟件應(yīng)用環(huán)境和運(yùn)行系統(tǒng)環(huán)境）。
該等活動(dòng)包括但不限于：
■記錄現(xiàn)成商業(yè)系統(tǒng)和用戶開發(fā)系統(tǒng)（若適用）的配置規(guī)范；
■當(dāng)技術(shù)可行時(shí)，對(duì)獨(dú)立系統(tǒng)管理員進(jìn)行限制的安全配置設(shè)置；
禁用可能覆蓋或再處理數(shù)據(jù)且不具備可追溯性的配置設(shè)置；
■限制訪問時(shí)間/ 日期。
對(duì)于在臨床試驗(yàn)中使用的系統(tǒng)，配置和設(shè)計(jì)控制必須被設(shè)置，確保試驗(yàn)盲態(tài)，如通過限制人員查看可能以電子方式存儲(chǔ)的隨機(jī)化數(shù)據(jù)。
10.6數(shù)據(jù)生命周期。驗(yàn)證活動(dòng)包括在數(shù)據(jù)生命周期內(nèi)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，制定降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)措施，包括用于發(fā)現(xiàn)和預(yù)防在下列步驟中產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)的控制措施：
■數(shù)據(jù)生成和捕獲；
■數(shù)據(jù)傳輸；
■數(shù)據(jù)處理；
■數(shù)據(jù)審核；
■數(shù)據(jù)上報(bào)，包括處理無效數(shù)據(jù)或異常數(shù)據(jù)；
■數(shù)據(jù)保存和檢索；
■數(shù)據(jù)處理。
該等活動(dòng)可能包括但不限于：
■根據(jù)過程理解和可能對(duì)產(chǎn)品和患者造成的影響，確定基于風(fēng)險(xiǎn)的方法，審核電子數(shù)據(jù)和審計(jì)追蹤；
■編制標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程，規(guī)定審核原始電子記錄，包括有意義的元數(shù)據(jù)，如審計(jì)追蹤，并審核相關(guān)的打印結(jié)果或PDF 記錄；
■記錄系統(tǒng)架構(gòu)和數(shù)據(jù)流，包括從生成之時(shí)至存檔和檢索這段期間，電子數(shù)據(jù)和所有相關(guān)元數(shù)據(jù)的流動(dòng)情況；
■保證在整個(gè)數(shù)據(jù)生命周期內(nèi)，數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)系保持不變。
10.7標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程和培訓(xùn)。驗(yàn)證活動(dòng)應(yīng)當(dāng)確保在發(fā)布系統(tǒng)供GXP 使用之前，制定適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)活動(dòng)和規(guī)程，涉及下列內(nèi)容：
■計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的管理；
■計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用；
■審核電子數(shù)據(jù)和有意義的元數(shù)據(jù)，如審計(jì)追蹤，包括為了使得用戶能夠高效地處理數(shù)據(jù)，審核電子數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)，提供必要的系統(tǒng)特征培訓(xùn)。
10.8根據(jù)系統(tǒng)類型和預(yù)期用途，執(zhí)行其他驗(yàn)證控制措施，保證良好的數(shù)據(jù)管理（包括電子數(shù)據(jù)和相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)）。
11.數(shù)據(jù)生命周期內(nèi)的數(shù)據(jù)與記錄管理
11.1合理設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)流程，緩解、控制、持續(xù)審核與生成、處理、審核和報(bào)告數(shù)據(jù)，以及從該流程至數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和檢索期間實(shí)際數(shù)據(jù)流和相關(guān)的元數(shù)據(jù)有關(guān)的數(shù)據(jù)完整性風(fēng)險(xiǎn)。
11.2在數(shù)據(jù)生命周期內(nèi)實(shí)施質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)理解數(shù)據(jù)流程的科學(xué)技術(shù)原理及其內(nèi)在的限制因素。根據(jù)對(duì)流程的理解和合理科學(xué)原理（包括質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理）的運(yùn)用情況，一個(gè)良好的數(shù)據(jù)流程設(shè)計(jì)必須能夠提高數(shù)據(jù)完整性，形成高效的業(yè)務(wù)流程。
11.3當(dāng)數(shù)據(jù)流程或具體的數(shù)據(jù)流程步驟前后不一致、存在一定的主觀性或偏見，無擔(dān)保，或過于復(fù)雜或冗余、重復(fù)、未明確、理解認(rèn)知不足、過于混亂，以未經(jīng)證明的假設(shè)為基礎(chǔ)和/ 或不符合數(shù)據(jù)記錄管理規(guī)范的規(guī)定時(shí)，可能發(fā)生數(shù)據(jù)完整性風(fēng)險(xiǎn)，并且此時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)最高。
11.4對(duì)于良好數(shù)據(jù)流程設(shè)計(jì)需要考慮數(shù)據(jù)處理的每個(gè)步驟，保證和增強(qiáng)控制措施，保證每個(gè)步驟：
■具有一致性；
■具有客觀性、獨(dú)立性及安全性；
■簡單和簡化；
■定義明確，認(rèn)知清晰；
■自動(dòng)化；
■具備科學(xué)合理性和統(tǒng)計(jì)合理性；
■根據(jù)數(shù)據(jù)記錄管理規(guī)范（GDP）記錄。
下文將提供在數(shù)據(jù)生命周期內(nèi)每個(gè)階段需考慮的因素示例。
11.5 數(shù)據(jù)收集和記錄。所有數(shù)據(jù)的收集和記錄都應(yīng)當(dāng)遵守GDP，并采取基于風(fēng)險(xiǎn)的控制措施，保護(hù)核實(shí)關(guān)鍵數(shù)據(jù)。
11.6 因素示例。數(shù)據(jù)錄入，如實(shí)驗(yàn)室測試的樣品鑒定或當(dāng)患者參與臨床試驗(yàn)時(shí)原始數(shù)據(jù)的記錄，應(yīng)根據(jù)等數(shù)據(jù)的預(yù)期用途由第二人員負(fù)責(zé)核實(shí)或通過條形碼等技術(shù)手段。其他控制措施包括在核實(shí)數(shù)據(jù)之后，鎖定重要的數(shù)據(jù)條目，審核關(guān)鍵數(shù)據(jù)的審計(jì)追蹤情況，確認(rèn)數(shù)據(jù)是否被更改。
11.7 數(shù)據(jù)處理。為了保證數(shù)據(jù)完整性，必須使用已驗(yàn)證/ 證明或核實(shí)的臨床試驗(yàn)方案、流程、方法、系統(tǒng)及設(shè)備，根據(jù)已批準(zhǔn)的流程和培訓(xùn)方案客觀公正地實(shí)施數(shù)據(jù)處理。
11.8 因素示例。GXP 組織應(yīng)當(dāng)采取預(yù)防措施，盡量使得數(shù)據(jù)測試或處理結(jié)果往預(yù)期的結(jié)果方向發(fā)展。
例如：
■盡可能消除偏見，保證數(shù)據(jù)處理前后一致。同時(shí)，測試方法應(yīng)當(dāng)明確樣品捕獲和處理參數(shù)，以及由默認(rèn)版控制的電子捕獲和處理方法文件。在處理樣品過程中，可能需要更改這些默認(rèn)參數(shù)，但是，這些更改內(nèi)容應(yīng)當(dāng)記錄在冊(cè)（包括人員、事件及時(shí)間），并闡述合理的變更理由（原因）；
■系統(tǒng)適用性運(yùn)行應(yīng)當(dāng)包括已知濃度已確立的標(biāo)準(zhǔn)或參考材料，為儀表可能出現(xiàn)的變化提供適當(dāng)?shù)膮⒄瘴?。若使用某一樣品（良好表征的二?jí)標(biāo)準(zhǔn)品）進(jìn)行系統(tǒng)適用性測試或試運(yùn)行，應(yīng)當(dāng)制定和遵守書面程序，并將相應(yīng)的結(jié)果包括在數(shù)據(jù)審核過程中。不得利用試驗(yàn)品進(jìn)行試運(yùn)行，或評(píng)估系統(tǒng)的適用性；
■合理設(shè)計(jì)臨床研究和安全研究，預(yù)防并及時(shí)發(fā)現(xiàn)用于統(tǒng)計(jì)計(jì)算中因數(shù)據(jù)不當(dāng)篩選可能導(dǎo)致的統(tǒng)計(jì)偏差。
11.9數(shù)據(jù)審核和報(bào)告。審核數(shù)據(jù)，并在必要時(shí)，在完成相應(yīng)的流程確定結(jié)果是否符合已訂立的標(biāo)準(zhǔn)后，從統(tǒng)計(jì)學(xué)角度評(píng)估數(shù)據(jù)。在評(píng)估時(shí)，必須考慮所有的數(shù)據(jù)，包括異常數(shù)據(jù)、可疑數(shù)據(jù)或被拒絕的數(shù)據(jù)，以及上報(bào)的數(shù)據(jù)。評(píng)估活動(dòng)還包括審核原始的紙質(zhì)記錄和電子記錄。例如，在自查過程中，提出一些重要的問題：“我是否在收集自己的數(shù)據(jù)”，“我是否在考慮自己的數(shù)據(jù)”，“若我在決策過程中排除了一些數(shù)據(jù)，這么做的理由是什么？”，“是否保留所有的數(shù)據(jù)，包括被拒絕的數(shù)據(jù)和已上報(bào)的數(shù)據(jù)”？
11.10審核關(guān)鍵數(shù)據(jù)字段和元數(shù)據(jù)等具體記錄內(nèi)容的方法，如在紙質(zhì)記錄上畫叉或在電子記錄中實(shí)施審計(jì)追蹤，應(yīng)當(dāng)符合適用的監(jiān)管要求，并以風(fēng)險(xiǎn)為基礎(chǔ)。
11.11一旦出現(xiàn)不符合趨勢的結(jié)果或異常結(jié)果，必須立即著手調(diào)查這些結(jié)果，包括調(diào)查制定適用于無效運(yùn)行、故障、重復(fù)或其他異常數(shù)據(jù)的糾正和預(yù)防措施。所有數(shù)據(jù)必須錄入數(shù)據(jù)集，除非有書面記錄的合理科學(xué)解釋時(shí)可除外。
11.12在數(shù)據(jù)生命周期內(nèi)，建議持續(xù)監(jiān)督數(shù)據(jù)，提高流程理解，促進(jìn)知識(shí)管理，做出合理明智的決定。
11.13因素示例。為了確保在已上報(bào)的數(shù)據(jù)內(nèi)考慮整個(gè)數(shù)據(jù)集，在審核原始電子數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)包括檢查數(shù)據(jù)的所有存儲(chǔ)位置，包括無效數(shù)據(jù)、被刪除的數(shù)據(jù)或被拒絕的數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)位置。
11.14數(shù)據(jù)保存和檢索。上節(jié)討論了如何保存紙質(zhì)記錄和電子記錄，包括電子數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)的備份方法和存檔方法。
11.15因素示例
1）某些單機(jī)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件夾可能不包括重塑所有活動(dòng)所需的審計(jì)追蹤或其他元數(shù)據(jù)。其他元數(shù)據(jù)可以在其他電子文件夾或運(yùn)行系統(tǒng)日志中找到。在對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行存檔時(shí)，需保證相關(guān)的元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在相關(guān)的數(shù)據(jù)集內(nèi)，或能夠通過適當(dāng)?shù)奈募匪莸骄唧w的數(shù)據(jù)集。建議核實(shí)從檔案中成功檢索整個(gè)數(shù)據(jù)集（包括元數(shù)據(jù)）的能力。
2）利用已驗(yàn)證的系統(tǒng)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)；但是，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)媒介的使用壽命不明確。因此，必須考慮媒介的使用壽命及其存儲(chǔ)環(huán)境。相關(guān)的示例有縮微膠片記錄褪色，光盤（CD）、數(shù)字多用盤/視盤（DVD）等光學(xué)媒介膜層的可讀性不斷降低，或這些媒介易碎等情況。同理，隨著時(shí)間的流逝，當(dāng)出現(xiàn)變質(zhì)時(shí)，磁性媒介上存儲(chǔ)的歷史數(shù)據(jù)也將無法讀取。
12.數(shù)據(jù)可靠性問題的處理
12.1一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有效性或可靠性方面的問題，首要任務(wù)是檢查該等問題可能對(duì)患者安全和產(chǎn)品質(zhì)量，以及決策或運(yùn)營時(shí)使用的信息的可靠性產(chǎn)生的潛在影響。若調(diào)查結(jié)果確認(rèn)將對(duì)患者、產(chǎn)品、已上報(bào)的信息或申請(qǐng)文件產(chǎn)生重大影響，應(yīng)相應(yīng)通知衛(wèi)生當(dāng)局。
12.2調(diào)查應(yīng)保證及時(shí)保存所有數(shù)據(jù)備份，以便于徹底審核事件和所有可能相關(guān)的流程。
12.3約談相關(guān)人員，進(jìn)一步地了解故障的性質(zhì)，故障如何發(fā)生，以及可以采取何種措施更快地避免或發(fā)現(xiàn)問題，包括與涉及數(shù)據(jù)完整性問題的人員、監(jiān)督人員、質(zhì)量保證和管理人員進(jìn)行商討。
12.4調(diào)查不應(yīng)當(dāng)僅限于已明確的具體問題，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前發(fā)現(xiàn)不可靠的數(shù)據(jù)和系統(tǒng)，考慮其對(duì)之前的決策造成的可能影響。此外，若涉及更深層次，必須考慮問題的根源，包括潛在的管理壓力和激勵(lì)措施，或缺乏適當(dāng)?shù)馁Y源等。
12.5已采取的糾正和預(yù)防措施不應(yīng)當(dāng)只是用于解決已發(fā)現(xiàn)的問題，還應(yīng)當(dāng)用于解決之前的決策、因此受影響的數(shù)據(jù)集以及更深層次的潛在根源，包括管理層的壓力和動(dòng)機(jī)例如缺少充足的資源。
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