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嘉峪檢測網(wǎng) 2021-09-18 14:33
記錄是反映實際生產(chǎn)活動實施結(jié)果的書面文件，藥品生產(chǎn)的所有環(huán)節(jié)，從生產(chǎn)到檢驗到銷售都要有記錄可查證追溯。記錄必須真實、完整，才可以體現(xiàn)生產(chǎn)過程中的實際情況。本文參考GMP、WHO數(shù)據(jù)與記錄管理規(guī)范指南、FDA數(shù)據(jù)完整性行為要素等文獻，為大家總結(jié)了紙質(zhì)記錄和電子記錄相關(guān)的管理要求，匯總了相關(guān)問答。供大家參考!
紙質(zhì)和電子數(shù)據(jù)適用性。
確保穩(wěn)健控制數(shù)據(jù)有效性的良好數(shù)據(jù)和記錄管理要求，同樣適用于紙質(zhì)和電子數(shù)據(jù)。需要滿足GxP 的組織應(yīng)該充分意識到，從自動化/計算機化回歸到手冊/紙質(zhì)系統(tǒng)不會因系統(tǒng)本身而移除對數(shù)據(jù)完整性管理控制的需求。
數(shù)據(jù)完整性與質(zhì)量文化。
管理層與質(zhì)量部門應(yīng)建立并維護使不合規(guī)記錄、錯誤記錄和數(shù)據(jù)風(fēng)險最小化的工作環(huán)境，常被稱為“質(zhì)量文化”。一個必要元素是組織各級偏差、錯誤、遺漏和異常結(jié)果的透明和公開報告。應(yīng)采取措施以預(yù)防、檢測和糾正可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯誤的系統(tǒng)和程序上的弱點，以不斷提高組織決策的科學(xué)穩(wěn)健性。
良好的文件規(guī)范（GDP）
良好 GxP 數(shù)據(jù)的基石是遵守良好文件規(guī)范（ GDP）同時管理數(shù)據(jù)整個使用周期的準(zhǔn)確性、完整性、一致性和可靠性的風(fēng)險。
人員應(yīng)遵照紙質(zhì)和電子版記錄的良好文件規(guī)范（ GDP）以保證數(shù)據(jù)完整性。這些原則要求文件應(yīng)具有準(zhǔn)確、清晰、同步記錄、原始和可歸屬性（通常被稱為 ALCOA）。
通用要求：
使用的記錄格式為經(jīng)過批準(zhǔn)的格式。
所記錄的信息應(yīng)及時、真實、清晰、正確、完整。
不可使用不規(guī)范的縮寫去記錄文字或單位(如物理或化學(xué)單位)，填寫記錄時應(yīng)注意數(shù)字單位及有效數(shù)字與要求一致。
在記錄中工整地書寫文字或數(shù)據(jù)，正常情況下應(yīng)使用藍色或黑色，應(yīng)使用字跡不能擦掉或消退的筆（盡量使用簽字筆）。
內(nèi)容與上項相同時應(yīng)重復(fù)抄寫，不得用"…"或"同上"等表示。
GMP 文件記錄不允許使用廢紙。
通常，只有由本人獲得的數(shù)據(jù)，才可填入記錄中。
記錄應(yīng)按表格內(nèi)容填寫齊全。如果操作不需執(zhí)行，相應(yīng)的空格用斜線劃掉，并簽名和日期，必要時寫上不需填寫的原因。
所有文件和記錄必須有總頁數(shù)和頁碼，如果頁數(shù)不夠可以加附加頁。
與產(chǎn)品放行相關(guān)的數(shù)據(jù)從原始數(shù)據(jù)記錄轉(zhuǎn)移到報告單/數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)時，如果數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移人沒有進行測量/測試/運行的操作，或轉(zhuǎn)移的時間超過一天，需要經(jīng)過第二人的復(fù)核簽名。結(jié)果頁需和該記錄/文件一起保存，如果單獨保存必須指明地點和保存期限。
理論上，原始數(shù)據(jù)的更改是不應(yīng)發(fā)生或不可能發(fā)生的。原始數(shù)據(jù)只能在例外的情況下被更正，例如：輸入錯誤或書寫錯誤。如果輸入的更正是必要的，更正后原來的信息應(yīng)仍可讀，更正人應(yīng)簽名和日期。應(yīng)記錄更正原因，如：打印錯誤，數(shù)字調(diào)換，或抄寫錯誤。
禁止覆蓋，刪除或涂抹任何已填寫的數(shù)據(jù)信息，更改信息數(shù)據(jù)應(yīng)用單線劃掉需要更改的內(nèi)容，在其上、下或旁邊寫上正確的內(nèi)容，并簽名、注明日期和更正原因。
記錄的保存
GxP相關(guān)記錄均應(yīng)妥善保存，包括但不限于如下舉例：
所有的原始數(shù)據(jù)記錄必須保留，數(shù)據(jù)不得隨意寫在零散的紙片上或記事貼上。
通常不允許使用熱敏紙，如果不可避免，可復(fù)印并在復(fù)印件上簽名和簽日期。
如果原始數(shù)據(jù)沒有作為最終實驗結(jié)果出具，它仍需保存并注明其結(jié)果不被提供的原因。這些原因應(yīng)來源于相應(yīng)的調(diào)查。
應(yīng)建立相應(yīng)的規(guī)程規(guī)定所有記錄的保存期。記錄必需采用有序的安全的方式保存。記錄的儲存區(qū)域，應(yīng)限制人員進入，并在規(guī)定保存期內(nèi)受權(quán)人能夠容易查閱。
對于某些數(shù)據(jù)如環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、制藥用水的微生物和理化監(jiān)測數(shù)據(jù)，宜對數(shù)據(jù)進行趨勢分析并保存趨勢圖。
所有記錄在審核批準(zhǔn)后，原件均可在專門區(qū)域集中存檔。由專門人員進行管理。
限制改變事件記錄時鐘的進入權(quán)限；
確保批記錄在活動發(fā)生地可用，從而不必臨時安排數(shù)據(jù)記錄和隨后轉(zhuǎn)錄到正式記錄；
控制數(shù)據(jù)記錄空白模板的發(fā)放，從而所有打印表格一致并可解釋；
限制用戶對自動化系統(tǒng)的訪問權(quán)限以預(yù)防 (或?qū)徲嬜粉? 數(shù)據(jù)修改；
確保自動數(shù)據(jù)采集器或打印機與設(shè)備（例如天平）相連接；
確保接近打印機的相關(guān)活動；
確?？奢p松訪問到取樣點位置 (例如，水系統(tǒng)取樣點)，使得走捷徑或偽造樣本的誘惑最小化；
確保履行數(shù)據(jù)檢查活動的工作人員擁有權(quán)限訪問原始電子數(shù)據(jù)。
記錄保存系統(tǒng)的維護。用于紙質(zhì)和電子記錄保存的系統(tǒng)的實施與維護均應(yīng)考慮到科學(xué)和技術(shù)進步。必要時，用于記錄和存儲數(shù)據(jù)的系統(tǒng)、規(guī)程和方法應(yīng)定期回顧和更新。
可歸屬
可歸屬意味著信息被采集到記錄中，因此由數(shù)據(jù)產(chǎn)生者生成的唯一標(biāo)記（例如可為人或計算機系統(tǒng)）。
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可歸屬 |
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對紙質(zhì)記錄的期望 |
對電子記錄的期望 |
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紙質(zhì)記錄行為的可歸屬性，應(yīng)該通過以下方式，酌情使用： 名字首字母縮寫； 完整的手寫簽名； 或個人章 |
電子記錄行為的可歸屬性，應(yīng)該通過以下方式，酌情使用： 特定用戶的登錄（記錄），以及相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)創(chuàng)建、更改、刪除操作行為；或電子簽名（生物特征標(biāo)識或非生物特征標(biāo)識均可） |
對特定人員行為可歸屬性控制措施的特殊風(fēng)險管理考量：
對于具有法律責(zé)任的簽字，在特定人員的實際簽名與系統(tǒng)中的簽名事件記錄之間應(yīng)當(dāng)有可驗證、安全的關(guān)聯(lián)。
系統(tǒng)中的簽名記錄應(yīng)當(dāng)發(fā)生在簽名發(fā)生時刻，除非使用個人章且個人章被妥善保管。
使用個人章對文檔簽名應(yīng)有額外的風(fēng)險管理措施。如有下述要求的規(guī)程：個人章應(yīng)當(dāng)保存在安全位置，且只有指定人員可訪問該安全位置。也可通過其他措施避免潛在的個人章誤用。
通過存儲的個人手寫簽名電子圖片來對文檔簽名通常是不被接受的（EXCEL中的電子簽名）。存儲的簽名圖片應(yīng)當(dāng)被安全存儲并僅供指定人員訪問，或通過其他手段避免誤用。若簽名圖片保存在了他人可以輕易拷貝或重復(fù)使用的文檔或電子郵件中，使用圖片進行簽名會降低簽名真實性的可信度。
應(yīng)避免共享登錄賬號或通用登錄賬號，以確保電子記錄中存檔的人員操作行為可以歸屬到特定個人。只要可能存在人員操作行為的軟件應(yīng)用層面以及所有適用的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境層面（如工作站以及服務(wù)器操作系統(tǒng)等），均應(yīng)運用上述原則。若對傳統(tǒng)電子系統(tǒng)的充分技術(shù)控制不可用或不可行，那么應(yīng)當(dāng)組合使用紙質(zhì)記錄和電子記錄，以滿足行為歸屬于個人的要求。
若系統(tǒng)缺少電子簽名的功能，可以使用混合模式對電子記錄簽名。為了對電子記錄進行手寫簽名，一種簡單的方法可以是：創(chuàng)建一個印有系統(tǒng)使用以及數(shù)據(jù)審核書面規(guī)程的單獨受控頁面。該頁面上應(yīng)列明應(yīng)審核的電子數(shù)據(jù)集以及任何其他應(yīng)當(dāng)審核的相關(guān)元數(shù)據(jù)，并為數(shù)據(jù)的作者、審核者、和/或批準(zhǔn)者的手寫簽名提供空白欄。該份有手寫簽名的紙質(zhì)記錄應(yīng)當(dāng)安全且可追蹤到電子數(shù)據(jù)集上?？梢允褂玫姆椒ò鞒绦缘姆椒ǎ缭敿毜臍w檔目錄，或者技術(shù)手段，如將簽字頁掃描圖片的認證真實副本嵌入電子數(shù)據(jù)集中?；旌嫌涗浄椒ê芸赡軙热娮踊椒ǜ淤M事，因此如果可能建議使用全電子簽名。
用抄錄的方法代替另一個操作員進行記錄應(yīng)當(dāng)僅用于如下特殊情況：
‐記錄行為本身對產(chǎn)品或活動造成風(fēng)險，如無菌操作區(qū)操作員記錄造成的生產(chǎn)線干預(yù)；
‐為了適應(yīng)文化或消除讀寫/語言局限，如操作員進行操作而由主管或官員進行觀察并記錄。
在以上兩種情況中，監(jiān)管型記錄應(yīng)當(dāng)與實施任務(wù)同時進行，并應(yīng)明確記錄所監(jiān)測任務(wù)的操作人以及記錄完成人。所監(jiān)測任務(wù)的操作人應(yīng)當(dāng)在任何可能的時間對文檔進行復(fù)簽，盡管回顧性復(fù)簽也是允許的。監(jiān)管（抄錄）文檔的完成流程應(yīng)當(dāng)由一個已批準(zhǔn)的規(guī)程描述，該規(guī)程還應(yīng)當(dāng)明確該流程適用的活動。
清晰、可追溯性及留存性
清晰、可追溯性以及留存性要求數(shù)據(jù)可讀、可理解，并可以在記錄中清晰地呈現(xiàn)步驟或事件發(fā)生的順序，以保證所有開展的 GxP 活動可以在 GxP 規(guī)定的記錄保存期限內(nèi)的任何時候，通過回顧這些記錄而被完整重現(xiàn)。
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清晰、可追溯性及留存性 |
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對紙質(zhì)記錄的期望 |
對電子記錄的期望 |
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對紙質(zhì)記錄的清晰、可追溯性以及留存性要求包括但不限于： 使用永久的不易擦除的墨水； 不使用鉛筆或橡皮； 使用單線畫叉進行記錄的修改，并記錄姓名、日期以及修改原因（即，紙質(zhì)版相當(dāng)于審計追蹤）； 不得使用不透明修正液或其它方法使記錄不可讀； 受控分發(fā)順序編號綁定的分頁筆記本（如，可發(fā)現(xiàn)缺頁或跳頁的情況）； 受控分發(fā)順序編號的空白表格（如，發(fā)出的全部表格可找到）； 由獨立、指定的歸檔人員將紙質(zhì)記錄歸檔到安全可控的紙質(zhì)檔案中。 |
對電子記錄的清晰、可追溯性以及留存性要求包括但不限于： 按要求設(shè)計和配置計算機系統(tǒng)并撰寫標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程（ Standard Operating Procedures, SOPs），以保證電子數(shù)據(jù)在活動發(fā)生時刻以及進入事件序列下一 個步驟之前被妥善保存（如，避免臨時存儲器中的數(shù)據(jù)產(chǎn)生、處理和刪除的控制措施，以及在活動發(fā)生時，進入事件序列下一個步驟之前，將內(nèi)存中的數(shù)據(jù)提交持久保存的控制措施。）； 使用安全的有時間戳的審計追蹤，獨立記錄操作員的行為； 配置設(shè)定限制訪問高級安全權(quán)限（如可以用以關(guān)閉審計追蹤或允許改寫、刪除數(shù)據(jù)的系統(tǒng)管理員角色），只賦予不對電子記錄內(nèi)容負責(zé)的人員此類權(quán)限； 按要求的配置設(shè)定以及SOPs，以關(guān)閉和禁止數(shù)據(jù)的改寫，包括禁止改寫初步數(shù)據(jù)和中間處理數(shù)據(jù)； 數(shù)據(jù)標(biāo)注工具的配置和使用嚴格受控，其方式能避免數(shù)據(jù)顯示和打印后難以閱讀； 備份電子記錄以保證災(zāi)害恢復(fù)由獨立、指定的歸檔人員，對電子記錄進行安全可控的存檔。 |
對于 GxP 數(shù)據(jù)清晰、可追溯性以及留存性的特殊風(fēng)險管理考量
當(dāng)計算機化系統(tǒng)被用于產(chǎn)生電子數(shù)據(jù)，所有的數(shù)據(jù)更改應(yīng)當(dāng)能夠關(guān)聯(lián)進行這些更改的個人，并記錄這些更改所發(fā)生的時間以及更改的原因。這種用戶行為的可追溯性應(yīng)當(dāng)通過電腦生成的審計追蹤歸檔，或由其他符合要求的元數(shù)據(jù)字段或系統(tǒng)功能來記錄。
用戶不應(yīng)當(dāng)有能力修正或關(guān)閉，審計追蹤或提供用戶行為可追溯性的替代方法。
當(dāng)一個計算機化系統(tǒng)缺乏計算機生成的審計追蹤，人員可以使用替代方法，比如日志的程序控制使用、變更控制、記錄版本控制或其他紙質(zhì)加電子記錄的組合來滿足 GxP 對以下文檔可追溯性的具體監(jiān)管期望，如對什么、誰、時間、原因的記錄。程序控制應(yīng)當(dāng)包括書面規(guī)程、培訓(xùn)項目、記錄審核及審計以及管理過程的自查。
業(yè)務(wù)流程所有者和用戶不應(yīng)當(dāng)被賦予高級安全訪問權(quán)限，如任何系統(tǒng)層面（如操作系統(tǒng)、應(yīng)用程序、數(shù)據(jù)庫等）的系統(tǒng)管理員權(quán)限。由于這些高級權(quán)限可能包括修改設(shè)定，改寫、重命名、刪除、移動數(shù)據(jù)、修改時間日期設(shè)定，關(guān)閉審計追蹤、執(zhí)行其它系統(tǒng)維護功能。這些功能可關(guān)閉保證電子數(shù)據(jù)清晰、可追溯性的 GDP 控制。
‐為了避免利益沖突，這些高級系統(tǒng)訪問權(quán)限僅應(yīng)當(dāng)賦予系統(tǒng)維護人員（如 IT、計量、記錄控制、工程師等）。這些人員應(yīng)當(dāng)完全獨立于系統(tǒng)所記錄的信息（如實驗室分析人員、實驗室管理人員、臨床調(diào)查人員、學(xué)習(xí)指導(dǎo)人員、生產(chǎn)操作人員、生產(chǎn)管理人員等）。當(dāng)這些獨立的安全角色分配不可行時，應(yīng)當(dāng)采取其他手段來降低數(shù)據(jù)有效性風(fēng)險。
同步
同步數(shù)據(jù)即數(shù)據(jù)在其產(chǎn)生或被觀察到的時刻被記錄下來。
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同步 |
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對紙質(zhì)記錄的期望 |
對電子記錄的期望 |
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紙質(zhì)記錄同步記錄行為，應(yīng)該通過以下方式，適當(dāng)?shù)剡M行： 書面規(guī)程、培訓(xùn)、審核、審計、自查等控制，以保證人員在活動進行的同時直接在正式受控文件上記錄數(shù)據(jù)（如，實驗室記錄本、批記錄、案例報告模板等）； 規(guī)程應(yīng)當(dāng)要求在紙質(zhì)記錄中記錄活動發(fā)生的日期（對于時間敏感的活動，也應(yīng)記錄時間）。 |
電子記錄同步記錄行為，應(yīng)該通過以下方式，適當(dāng)?shù)剡M行： 按要求的配置設(shè)定以及 SOPs，以保證電子數(shù)據(jù)在活動發(fā)生時，進入事件序列下一個步驟之前，被提交到持久保存的媒介。）； 系統(tǒng)時間/日期戳安全，不被人員篡改； 規(guī)程或維護程序保證 GxP操作之間的時間/日期戳同步； 能夠區(qū)分一項活動相對于另一項活動時間的控制（如時區(qū)）。 |
對于 GxP 數(shù)據(jù)同步記錄的特殊風(fēng)險管理考量
GDP （良好文件規(guī)范）中的培訓(xùn)項目應(yīng)強調(diào)在非正式文檔（如草稿紙）中首先記錄數(shù)據(jù)，之后再轉(zhuǎn)移到正式文檔（如實驗室記錄本）中是不恰當(dāng)?shù)?。相反，原始?shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)在 GxP活動發(fā)生的時間直接被記錄到正式記錄中，如已批準(zhǔn)的分析工作表。
培訓(xùn)項目應(yīng)當(dāng)強調(diào)填入已過日期或?qū)砣掌谑遣磺‘?dāng)?shù)?。相反，?yīng)記錄實際數(shù)據(jù)錄入發(fā)生的時間。晚錄入應(yīng)當(dāng)如實指出。如果紙質(zhì)文檔出現(xiàn)錯誤，應(yīng)當(dāng)單線劃掉，簽名字及日期，并提供修改原因，并將該記錄保留在存檔中。
如果對于孤立計算機化系統(tǒng)的用戶，提供了存儲原始電子記錄工作站操作系統(tǒng)的管理員權(quán)限，那么這將不恰當(dāng)?shù)卦试S用戶重命名、拷貝、刪除本地系統(tǒng)存儲文件，以及修改日期、時間戳的權(quán)力?；谶@一原因，孤立計算機化系統(tǒng)的驗證應(yīng)當(dāng)在所有計算機環(huán)境，包括工作站操作系統(tǒng)、軟件應(yīng)用、以及其他任何適用的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，確保足夠的安全限制以保證日期、時間設(shè)定，并保證數(shù)據(jù)完整。
原始性
原始數(shù)據(jù)包括數(shù)據(jù)或信息的首次或源頭采集，以及為完全重建 GxP 活動執(zhí)行而要求的全部后續(xù)數(shù)據(jù)。
GxP 對原始數(shù)據(jù)的要求包括：
? 應(yīng)當(dāng)檢查原始數(shù)據(jù)；
? 應(yīng)當(dāng)留存原始數(shù)據(jù)和/或認證的真實、準(zhǔn)確副本，副本保存了原始數(shù)據(jù)的內(nèi)容及含義；
? 同樣地，在記錄留存期內(nèi)，原始記錄應(yīng)當(dāng)完整、持久而且容易獲得、易讀。
原始數(shù)據(jù)的例子包括存儲在孤立的計算機化實驗室儀器系統(tǒng)（如紫外-可見光譜儀、紅外光譜儀、 ECG、液質(zhì)聯(lián)用、血液分析儀、化學(xué)分析儀等）中的原始電子數(shù)據(jù)以及元數(shù)據(jù)、存儲在自動化生產(chǎn)系統(tǒng)（如自動濾膜完整性測試、 SCADA、DCS 等）中的原始電子數(shù)據(jù)以及元數(shù)據(jù)、存儲在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（如LIMS， ERP，MES，eCRF/EDC，毒理學(xué)數(shù)據(jù)庫、偏差和 CAPA數(shù)據(jù)庫等）中的原始電子數(shù)據(jù)以及元數(shù)據(jù)，紙質(zhì)記錄本中手寫的樣品制備信息、天平讀數(shù)的打印記錄、電子健康記錄、紙質(zhì)版批記錄。
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原始記錄審核 |
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對紙質(zhì)記錄的期望 |
對電子記錄的期望 |
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對原始紙質(zhì)記錄的檢查要求，包括但不限于： 書面規(guī)程、培訓(xùn)、審核、審計以及自檢等控制，以保證人員對原始紙質(zhì)記錄進行適當(dāng)?shù)膶徍艘约芭鷾?zhǔn)，審核對象包括即時采集信息的紙質(zhì)記錄； 數(shù)據(jù)審核規(guī)程應(yīng)當(dāng)描述相關(guān)元數(shù)據(jù)的審核過程。比如審核用書面規(guī)程應(yīng)當(dāng)要求人員評估對紙質(zhì)記錄上原始信息的修改（比如以劃線或數(shù)據(jù)修正方式記錄修改），以保證這些修改被合理記錄，有充分的支持證據(jù)且可在需要時被調(diào)查； 數(shù)據(jù)審核應(yīng)當(dāng)被記錄。在紙質(zhì)記錄中，一般通過在已審核的紙質(zhì)記錄上簽名完成。當(dāng)記錄的批準(zhǔn)是一個單獨的過程，那么該過程也應(yīng)類似地簽字。數(shù)據(jù)審核的書面規(guī)程應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定審核以及批準(zhǔn)簽字的含義，以確保審核和批準(zhǔn)人員明白他們在確保相對于需審核和批準(zhǔn)的紙質(zhì)記錄已確立的標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)完整性、準(zhǔn)確性、一致性、合規(guī)性的職責(zé)； 對于數(shù)據(jù)審核中發(fā)現(xiàn)的錯誤或省略，規(guī)程應(yīng)當(dāng)描述相應(yīng)采取的措施。該規(guī)程的制定應(yīng)確保數(shù)據(jù)的更正或澄清以符合 GxP 的方式進行，并運用 ALCOA 原則，確保原始記錄可見，以及對后續(xù)改正之審計追蹤的可追溯性。 |
對原始電子記錄的檢查要求，包括但不限于： 書面規(guī)程、培訓(xùn)、審核、審計以及檢查等控制，以保證人員對原始紙質(zhì)記錄進行適當(dāng)?shù)膶徍艘约芭鷾?zhǔn)。審核對象應(yīng)包括人類可讀的電子數(shù)據(jù)的源記錄； 數(shù)據(jù)審核規(guī)程應(yīng)當(dāng)寫明原始電子數(shù)據(jù)和相關(guān)元數(shù)據(jù)的審核過程。比如審核的書面規(guī)程應(yīng)當(dāng)要求人員評估電子記錄上原始信息上的修改（比如審計追蹤中、歷史字段中記錄的修改，或其他有意義的元數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)的修改），以保證這些修改被適當(dāng)記錄，并有充分的支持證據(jù)且可在需要時被調(diào)查； 數(shù)據(jù)審核應(yīng)當(dāng)被記錄。在電子記錄中，一般通過在已審核和批準(zhǔn)的電子數(shù)據(jù)集上電子簽名完成。數(shù)據(jù)審核的書面規(guī)程應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定審核以及批準(zhǔn)簽字的意義，以確保審核和批準(zhǔn)人員明白他們在確保相對于需審核和批準(zhǔn)的電子數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)已確立的標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)完整性、準(zhǔn)確性、一致性、合規(guī)性的職責(zé)； 對于數(shù)據(jù)審核中發(fā)現(xiàn)的錯誤或省略，規(guī)程應(yīng)當(dāng)描述相應(yīng)采取的措施。該規(guī)程的制定應(yīng)確保數(shù)據(jù)的更正或澄清以符合 GxP 的方式進行，并運用 ALCOA 原則，確保原始記錄可見，以及對后續(xù)改正之審計追蹤的可追溯性。 |
原始記錄審核的特殊風(fēng)險管理考量
數(shù)據(jù)完整性風(fēng)險可能發(fā)生在人員選擇僅僅依賴計算機化系統(tǒng)的紙質(zhì)打印輸出或 PDF 報告而不符合對原始記錄的監(jiān)管期待時。包括電子記錄在內(nèi)的原始記錄都應(yīng)被審核。如果審核人員只審核以打印輸出或 pdf 形式提供的數(shù)據(jù)子集，那么這些風(fēng)險可能無法被發(fā)現(xiàn)而產(chǎn)生危害。
盡管應(yīng)當(dāng)審核原始數(shù)據(jù)，而且審核人員對于基于原始記錄作出的后續(xù)決定的完整性以及可靠性負有完全責(zé)任，仍然建議應(yīng)當(dāng)對原始記錄的內(nèi)容進行以風(fēng)險為基礎(chǔ)的審核。
以風(fēng)險為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)審核需要對工藝流程有一定認識，同時也需要對既定工藝中可能影響患者、產(chǎn)品、合規(guī)、以及 GxP 決策整體的準(zhǔn)確性、一致性和可靠性的關(guān)鍵質(zhì)量風(fēng)險有所了解。
當(dāng)原始記錄為電子記錄時，風(fēng)險為基礎(chǔ)的原始電子數(shù)據(jù)審核要求對計算機化系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)流的理解。
在決定進行已風(fēng)險為基礎(chǔ)的 GxP 計算機系統(tǒng)中審計追蹤的審核時，重要的是，應(yīng)當(dāng)明確，部分軟件開發(fā)者會針對關(guān)鍵 GxP 數(shù)據(jù)設(shè)計追蹤用戶行為的機制。這些設(shè)計可能會使用元數(shù)據(jù)的功能，卻并不使用“審計追蹤（ Audit trails）”來命名，反而可能已使用命名規(guī)范“審計追蹤（ Audit trails）”來追蹤計算機系統(tǒng)和文件維護活動。比如，查看科學(xué)數(shù)據(jù)的更改，有時最容易通過運行多個不同數(shù)據(jù)庫的查詢，或查看名為“歷史文件”的元數(shù)據(jù)，或是通過審核經(jīng)過設(shè)計及驗證的系統(tǒng)報告來實現(xiàn)。由軟件開發(fā)著指定的“審計追蹤”文件對于有效的數(shù)據(jù)審核很可能價值極其有限。進行風(fēng)險為基礎(chǔ)的電子數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)的審核，如審計追蹤，需要理解管理數(shù)據(jù)生命周期的系統(tǒng)以及科學(xué)過程。這樣才能保證有意義的元數(shù)據(jù)得到審核，無論軟件開發(fā)者采用的命名規(guī)范是什么。
系統(tǒng)通常包含很多的元數(shù)據(jù)字段以及審計追蹤。一般在進行系統(tǒng)驗證的過程中，執(zhí)行組織會在形成文檔以及經(jīng)論證的風(fēng)險管理基礎(chǔ)上建立多重類型有意義的元數(shù)據(jù)（如審計追蹤）的審核頻率、角色、職責(zé)以及審核方法。例如，在某些情形下，執(zhí)行組織可能會對追蹤系統(tǒng)維護活動的審計追蹤進行周期性審核；而追蹤會直接影響患者安全或產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵GxP 數(shù)據(jù)更改的審計追蹤，則應(yīng)當(dāng)在每次相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)審核和批準(zhǔn)時、在做出決定之前，進行審核。
可以通過多種方法將系統(tǒng)設(shè)計為幫助進行審計追蹤審核。比如，系統(tǒng)設(shè)計可以允許審計追蹤作為相關(guān)數(shù)據(jù)列表或者一個經(jīng)驗證的例外報告流程來審核。
數(shù)據(jù)審核的書面規(guī)程應(yīng)當(dāng)定義頻率、角色與職責(zé)以及審核有意義元數(shù)據(jù)的方法，如審計追蹤。這些規(guī)程應(yīng)當(dāng)描述如果在審核中發(fā)現(xiàn)了異常數(shù)據(jù)，應(yīng)如何處置。進行這一審核的人員應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)審核過程方面以及包含待審核數(shù)據(jù)的軟件系統(tǒng)方面具備足夠且合適的訓(xùn)練。執(zhí)行組織應(yīng)當(dāng)為數(shù)據(jù)審核人員訪問包含電子數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)的系統(tǒng)做出必要的規(guī)定。
質(zhì)量保證同樣應(yīng)審核相關(guān)的審計追蹤，原始數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)案例，將其作為自檢的一部分以保證持續(xù)符合數(shù)據(jù)管控政策/規(guī)程。
任何對預(yù)期結(jié)果的嚴重偏差應(yīng)被完整記錄和全面調(diào)查。
使用混合方法，這不是首選的方法。如果同時滿足對原始電子記錄的要求，計算機系統(tǒng)原始電子記錄紙質(zhì)打印輸出作為摘要報告可能有用。依據(jù)這些打印出的摘要結(jié)果進行進一步的決策，復(fù)核人應(yīng)審核原始電子數(shù)據(jù)和任何相關(guān)的元數(shù)據(jù)例如審計追蹤，以確認所打印的摘要對所有結(jié)果具有代表性。這一確認應(yīng)被記錄，打印技能可被用于隨后的決策。
GxP 執(zhí)行組織可能會選擇全部使用電子方式以更有效、簡化記錄審核和記錄保存。這就需要為實施身份驗證和安全的電子簽名以在要求的地方對記錄簽名。這就要求保存原始電子記錄或經(jīng)認證的真實副本，必須的軟件及硬件或其他適當(dāng)?shù)淖x取設(shè)備以在記錄保存期限內(nèi)查看記錄。
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原始記錄或認證副本保留 |
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對紙質(zhì)版預(yù)期 |
對電子版預(yù)期 |
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對原始紙質(zhì)記錄或認證真實副本保留控制要求包括但不限于： 為紙質(zhì)記錄建立受控并安全的儲存區(qū)域，包括歸檔； 指定類似 GLP 指導(dǎo)原則要求的獨立于 GxP操作的人員為歸檔人員； 定期測試以驗證恢復(fù)歸檔的紙質(zhì)或靜態(tài)格式記錄的能力； 需要時提供適當(dāng)?shù)拈喿x設(shè)備，例如微縮膠片或微縮膠卷閱讀器，如果原始紙質(zhì)記錄被復(fù)制為真實副本并以微縮膠卷或微縮膠片存檔； 根據(jù)需要制定規(guī)定原始紙質(zhì)記錄保存為真實副本的轉(zhuǎn)換過程的書面規(guī)程、培訓(xùn)、審核、審計及自檢，包括如下步驟： 1. 使用原始紙質(zhì)記錄制作副本，該副本應(yīng)保留原始記錄格式，靜態(tài)格式，根據(jù)需要（例如，影印，pdf） 2. 復(fù)核人對比副本和原始記錄以確定是否副本保留原始記錄的全部內(nèi)容和意義（即所有的數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)都包括在內(nèi)，副本中無數(shù)據(jù)丟失，保留對記錄意義重要的記錄格式）， 3. 如果副本滿足原始紙質(zhì)記錄真實副本的要求，那么復(fù)核人以安全地關(guān)聯(lián)副本表明其為真實副本或提供等同證明的方式記錄這一確認。 |
對原始電子記錄或認證真實副本保留控制要求包括但不限于： 作為保障措施將原始電子記錄的常規(guī)備份副本存儲在其他位置以防發(fā)生災(zāi)難導(dǎo)致原始數(shù)據(jù)丟失； 為電子版記錄建立受控并安全的儲存區(qū)域，包括歸檔； 指定類似 GLP 指導(dǎo)原則要求的獨立于 GxP操作的人員為歸檔人員； 建立索引以便即時恢復(fù)； 定期測試以驗證歸檔的電子記錄在儲存位置的恢復(fù)能力； 需要時提供適當(dāng)?shù)拈喿x設(shè)備，例如軟件，操作系統(tǒng)和可視化環(huán)境等，以查看歸檔的電子數(shù)據(jù)； 根據(jù)需要制定規(guī)定原始電子記錄保存為真實副本的轉(zhuǎn)換過程的書面規(guī)程、培訓(xùn)，審核、審計及自檢，包括如下步驟： 1.使用原始電子數(shù)據(jù)集制作副本，該副本應(yīng)保留原始記錄格式，動態(tài)格式，根據(jù)需要（例如，使用經(jīng)過驗證的備份過程備份整個數(shù)據(jù)集的電子數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)的副本）， 2. 復(fù)核人或技術(shù)復(fù)核過程（例如使用 Hash算法技術(shù)）確認成功備份，比較電子備份副本與原始電子數(shù)據(jù)集，以確認該副本保留原始記錄的全部內(nèi)容和意義（即所有的數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)都包括在內(nèi)，副本中無數(shù)據(jù)丟失；保留對記錄意義重要的動態(tài)記錄格式；在經(jīng)驗證的備份過程執(zhí)行中文件未損壞）， 3. 如果副本滿足原始記錄真實副本的要求，那么復(fù)核人或技術(shù)復(fù)核過程應(yīng)當(dāng)以安全地關(guān)聯(lián)副本表明其為真實副本的方式記錄這一確認。原始記錄和/或認證真實副本保留的特定風(fēng)險管理考量數(shù)據(jù)和文檔保留安排應(yīng)確保保護記錄免受來自故意或疏忽的變更或丟失。安全控制應(yīng)該到位，以確保記錄在整個保留期間的數(shù)據(jù)完整性。存檔過程應(yīng)在書面規(guī)程中規(guī)定，并在適當(dāng)情況下進行驗證。 |
原始記錄和/或認證真實副本保留的特定風(fēng)險管理考量
數(shù)據(jù)和文檔保留安排應(yīng)確保保護記錄免受來自故意或疏忽的變更或丟失。安全控制應(yīng)該到位，以確保記錄在整個保留期間的數(shù)據(jù)完整性。存檔過程應(yīng)在書面規(guī)程中規(guī)定，并在適當(dāng)情況下進行驗證。
在操作過程或規(guī)程規(guī)定的數(shù)據(jù)收集或記錄 (手動和/或通過設(shè)備或計算機化系統(tǒng)) 應(yīng)表明所有規(guī)定和要求的步驟實際已發(fā)生并且輸出結(jié)果的質(zhì)量和數(shù)量與預(yù)期相符，使工藝或物料的完整歷史可被追溯并以可理解的和可訪問的方式保留。也就是說，原始記錄和/或認證真實副本應(yīng)完整，一致和持久。
原始記錄的認證真實副本可代替原始記錄保留，僅當(dāng)副本已與原始記錄相比對而且確認其包含原始記錄的全部內(nèi)容和含義。
如果原始紙質(zhì)記錄的真實副本通過對原始文件掃描并轉(zhuǎn)化為電子圖像，如 pdf 文件，那么需要采取額外的方法以保護電子圖像免受進一步的更改（例如，儲存在安全的網(wǎng)絡(luò)位置，限定僅電子歸檔人員的訪問權(quán)限，采取措施控制備注工具或其他方法的潛在使用以防止進一步更改副本）。
需要時，應(yīng)考慮保存包含全部內(nèi)容和含義的原始手寫紙質(zhì)記錄，特別是當(dāng)手寫簽名是記錄整體完整性和可靠性的非常重要的一個方面時，并與隨著時間變化記錄所具有的價值相符合。例如，在一項臨床試驗中，在該記錄的使用周期，保留原始手寫簽名的知情同意書記錄作為必要方面，對追蹤過程和有關(guān)應(yīng)用的完整性，可能很重要。
電子記錄認證真實副本應(yīng)保留原始電子記錄數(shù)據(jù)的動態(tài)格式，這對保存原始電子數(shù)據(jù)的含義至關(guān)重要。例如，例如 FI-IR， UV/Vis，色譜系統(tǒng)或其他儀器生成的原始動態(tài)電子圖譜文件，可以重新處理，但 pdf 或打印輸出是固定的或靜態(tài)的，將會失去擴展基線，查看全譜，重新處理數(shù)據(jù)及與數(shù)據(jù)集的動態(tài)交互等能力。同樣，例如，保存所采集的臨床研究數(shù)據(jù)動態(tài)格式的電子病歷(electronic case report form, eCRF)系統(tǒng)允許數(shù)據(jù)檢索、查詢，而pdf 格式的 eCRF數(shù)據(jù)，即使包含 pdf 審計追蹤，仍將失去此方面的原始電子病歷的內(nèi)容和含義。臨床研究人員應(yīng)在整個研究和記錄保存周期內(nèi)擁有進入保存全部內(nèi)容和含義的源信息的原始記錄的訪問權(quán)限。
因動態(tài)格式的數(shù)據(jù)有助于后續(xù)過程更好地使用這些數(shù)據(jù)，以電子形式保存原始電子數(shù)據(jù)也是重要的。例如，以電子方式保存的溫度記錄器數(shù)據(jù)利于后續(xù)跟蹤、趨勢分析及監(jiān)測統(tǒng)計過程控制圖中的溫度。
除選擇創(chuàng)建原始電子數(shù)據(jù)認證真實副本作為確認的備份副本然后安全地電子歸檔外，創(chuàng)建原始電子數(shù)據(jù)的認證真實副本的另一個選擇是，將原始電子數(shù)據(jù)從一個系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到其他系統(tǒng)，并確認和記錄經(jīng)驗證的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移過程可保存全部的內(nèi)容，包括全部有意義的元數(shù)據(jù)以及原始電子數(shù)據(jù)的含義。
準(zhǔn)確
術(shù)語“準(zhǔn)確”意味著數(shù)據(jù)正確、真實、有效、可靠。
對于紙質(zhì)和電子記錄，實現(xiàn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的目標(biāo)需要適當(dāng)?shù)囊?guī)程、過程、系統(tǒng)和控制來組成質(zhì)量管理體系。質(zhì)量管理體系應(yīng)適用于其活動范圍并且基于風(fēng)險。
確保紙質(zhì)記錄和電子記錄的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的控制措施包括但不限于：
? 對生成打印輸出的設(shè)備進行確認、校準(zhǔn)并維護，如天平和 pH 計；
? 對生成、保持、發(fā)布或歸檔電子記錄的計算機化系統(tǒng)進行驗證；
? 驗證分析方法；
?驗證生產(chǎn)工藝；
? 審核 GxP 記錄
? 調(diào)查偏差、可疑值、超標(biāo)結(jié)果；
? 及其他質(zhì)量管理體系的風(fēng)險管理控制。
部分應(yīng)用于數(shù)據(jù)生命周期的控制措施如下。
確保 GxP 記錄準(zhǔn)確性的特殊風(fēng)險管理考量
由授權(quán)人員將關(guān)鍵數(shù)據(jù)錄入計算機（例如，輸入主生產(chǎn)配方）需要由第二個授權(quán)人員獨立確認和放行。例如，為發(fā)現(xiàn)并管理關(guān)鍵數(shù)據(jù)風(fēng)險，應(yīng)在規(guī)程中規(guī)定，由第二人（如質(zhì)量部門人員）復(fù)核：輸入電子表格的計算公式；輸入 LIMS 的主數(shù)據(jù)（例如用于標(biāo)記檢驗報告書上超標(biāo)結(jié)果的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)范圍字段）；其他關(guān)鍵主數(shù)據(jù)，如適用。此外，當(dāng)可行和適用時，一旦確認，這些關(guān)鍵數(shù)據(jù)字段應(yīng)鎖定以避免進一步的修改。這些風(fēng)險管理措施有助于確保準(zhǔn)確的結(jié)果。
為確保分析天平打印輸出的樣品重量記錄的準(zhǔn)確性，天平在使用前應(yīng)進行適當(dāng)?shù)男?zhǔn)與維護。
此外，同步和鎖定分析天平的時間/日期的元數(shù)據(jù)設(shè)置將保證打印輸出中時間/日期的準(zhǔn)確記錄。
相關(guān)問答:
問題：物料及產(chǎn)品的出入庫記錄可以在電腦上用電子表格進行嗎（定期打印紙質(zhì)文本歸檔保存)？
答：如果是計算機化的系統(tǒng)這樣做是可以的，否則不行。
點評：電子表格要經(jīng)過驗證證實其真實性和受控性以及權(quán)限控制。對于刪除功能應(yīng)嚴格控制并需在程序中明確批準(zhǔn)，任何更改均需要有明確的可追溯記錄。
問題：如何體現(xiàn)計算機記錄的真實性和可靠性？在質(zhì)量記錄中直接使用Word和Excel可以嗎？電子記錄可以替代紙質(zhì)打印記錄嗎？
答：《藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范（2010年修訂）》第一百六十三條規(guī)定：如使用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、照相技術(shù)或其他可靠方式記錄數(shù)據(jù)資料，應(yīng)當(dāng)有所用系統(tǒng)的操作規(guī)程；記錄的準(zhǔn)確性應(yīng)當(dāng)經(jīng)過核對。使用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的，只有經(jīng)授權(quán)的人員方可輸入或更改數(shù)據(jù)，更改和刪除情況應(yīng)當(dāng)有記錄；應(yīng)當(dāng)使用密碼或其他方式來控制系統(tǒng)的登錄；關(guān)鍵數(shù)據(jù)輸入后，應(yīng)當(dāng)由他人獨立進行復(fù)核。
企業(yè)除應(yīng)根據(jù)上述要求確保計算機記錄的真實性和可靠性外，另外還要滿足《中華人民共和國電子簽名法》中的相關(guān)要求。
如果在電腦中直接使用Word和Excel軟件記錄各種質(zhì)量記錄，則必須制定相應(yīng)的電子文件管理操作規(guī)程，未經(jīng)授權(quán)的人不應(yīng)進入計算機管理系統(tǒng)，確保記錄真實、及時，并能夠真實記錄數(shù)據(jù)的修訂歷史，確保數(shù)據(jù)的可追溯性。
記錄的格式應(yīng)盡量避免直接使用Word或Excel格式。因為這些格式容易被修改且不易察覺。應(yīng)將文檔格式轉(zhuǎn)換為PDF等不易修改的格式；而且，保存在電腦中的文檔也要按照電子文件管理操作規(guī)程管理，確保使用的版本為現(xiàn)行版本。如果采用Excel的公式進行計算，應(yīng)根據(jù)設(shè)置程序的復(fù)雜性和風(fēng)險程度進行相應(yīng)的評價和確認，并對確認后的程序進行相應(yīng)的保護，以避免出現(xiàn)難以察覺的風(fēng)險，電子記錄可以替代紙質(zhì)打印記錄，但應(yīng)當(dāng)滿足紙質(zhì)打印記錄的相關(guān)屬性，如：不可隨意修改、能夠顯示記錄歷史、具有符合法規(guī)要求的電子簽名等，并應(yīng)當(dāng)有電子記錄管理的操作規(guī)程。
問題：對于電子文件，例如模板要進行適當(dāng)?shù)目刂?。這里對于數(shù)據(jù)表是否有什么特定的要求？H+V 2011年2月
答：數(shù)據(jù)表的模板幫助避免之前計算保留數(shù)據(jù)導(dǎo)致的錯誤計算。針對數(shù)據(jù)表，要檢查其準(zhǔn)確性和可靠性（附錄11頁7.1）。數(shù)據(jù)表存貯方式要能保證適當(dāng)?shù)陌姹究刂疲ǖ?章頁4.1）。
使用數(shù)據(jù)表格時，要進行哪些準(zhǔn)確度檢查（附錄11頁5）？H+V 2011年1月
應(yīng)通過適當(dāng)實施的和基于風(fēng)險的控制來保證數(shù)據(jù)完整性。計算和文檔應(yīng)受到保護，公式不能被無意改寫。能防止無意輸入不適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型，或?qū)е洛e誤信息（例如，在數(shù)字域中輸入文字或在整數(shù)域中輸入小數(shù)）。鼓勵進行所謂“邊界測試”。
問題：電子數(shù)據(jù)和文件的存貯時長要求是什么？H+V2011年2月
答：電子數(shù)據(jù)和文件的存貯要求與紙質(zhì)文件沒有區(qū)別。要保證應(yīng)用于電子記錄的電子簽名在整個文件的存貯期內(nèi)均有效。
問題：如果系統(tǒng)不能產(chǎn)生打印指示是否上次原始輸入后有數(shù)據(jù)被更改，那可以什么樣的替代控制是可以接受的？H+V2011年2月
答：如果供應(yīng)商不支持該功能，也可以接受在規(guī)程里描述必須生成相關(guān)審計追蹤報告的打印事實，并手工鏈接到支持批放行的記錄。
問題：Part11條款和“斷定規(guī)則要求”（在21CFR 211 中）怎么管理計算機實驗室系統(tǒng)生成的電子記錄以及藥品生產(chǎn)檢測有關(guān)的打印的色譜圖？
答：一些行業(yè)誤解“行業(yè)指南—11 部分，電子記錄；電子簽名—范疇與應(yīng)用”（ 11 部分指南； 164 到 171 行）的內(nèi)容，意思是所有電子記錄用紙打印出來才滿足 21CFR Part 211 的斷定規(guī)則的要求。“ Part11在有限的范圍解釋下，關(guān)于在斷定規(guī)則規(guī)定的，或者遞交給 FDA 的需要維護的記錄，當(dāng)使用電子記錄替代紙版記錄時，可應(yīng)用 11 部分管理。另一方面，當(dāng)使用計算機生成的電子版的紙版打印件時，并且紙版記錄符合所有斷定規(guī)則的要求，人員也依照紙質(zhì)版執(zhí)行其受管控的活動，則在§§ 11.2(a) 和 11.2(b)要求下， FDA 不會認為人員‘使用電子記錄替代紙版記錄’。該情況下，使用計算機生成紙版記錄不會觸發(fā) 11 部分。” ThePart Part11指南也聲明（150-152 行）：“……人員必須遵守適用的斷定規(guī)則，需要維護或者遞交的記錄必須保持安全并能可靠的符合斷定規(guī)則。”
針對高效液相和氣相系統(tǒng)【以及其他計算機化系統(tǒng)涉及用戶輸入輸出，審計跟蹤（也譯作稽查報告）等】，例如 21CFR 211.68 和 21 CFR211.180(d) 斷定規(guī)則要求的那樣，電子記錄應(yīng)依據(jù)這些條款保留并維護。 21CFR 211.180(d)要求保留的記錄諸如“原始記錄或者真實拷貝，照片，微縮打印的紙版色譜圖拷貝，不是生成圖譜的整個原始電子數(shù)據(jù)的“真正的拷貝”，這是21 CFR 211.180(d)的要求。打印的色譜圖也不認為是生成圖譜的原始電子數(shù)據(jù)“正確的和完整的”拷貝，這也是 21 CFR 211.68 要求的。色譜圖一般不包括：進樣順序，儀器方法，積分法，或者審計跟蹤（譯者注：也有叫稽查報告的），這些都是用來生成色譜圖或與其有效性相關(guān)的信息。因此，用于藥品生產(chǎn)和檢測的打印版色譜圖，不滿足 21 CFR Part 211 斷定規(guī)則的要求。計算機系統(tǒng)生成的電子記錄必須在這些要求下進行維護。
我們承認有可適合用于實驗室檢測結(jié)果審核的打印版色譜圖的案例。類似的，也接受在檢查時，或者出于審核目的而提供打印的色譜圖。然而，電子記錄必須維護并且隨時可用于 QC/QA人員或者FDA 檢查員審核。
問題：如何限制對CGMP計算機系統(tǒng)的訪問？
答：你必須采取適當(dāng)?shù)目刂埔源_保對計算機化MPCR或其它記錄的更改，或?qū)嶒炇覕?shù)據(jù)輸入計算機化記錄，僅能由授權(quán)人員執(zhí)行（§211.68(b)）。FDA建議，如果可能，通過技術(shù)手段限制更改規(guī)格、工藝參數(shù)、或制造或檢驗方法的能力（例如，通過限制更改設(shè)置或數(shù)據(jù)的權(quán)限）。FDA建議系統(tǒng)管理員的角色，包括任何改變文件和設(shè)置的權(quán)利，分配給獨立于負責(zé)記錄內(nèi)容的人員。為幫助控制訪問，F(xiàn)DA建議維護一個授權(quán)人員名單以及他們對每個在使用的CGMP計算機系統(tǒng)的訪問權(quán)限。
如果這些獨立的安全角色分配不適合少數(shù)員工的小規(guī)模操作或設(shè)施，例如PET或醫(yī)用氣體設(shè)施，F(xiàn)DA建議采用交替控制策略。7 例如，在極少數(shù)情況下，相同的人員具有系統(tǒng)管理員角色，并對記錄內(nèi)容負責(zé)，F(xiàn)DA建議由第二人審查配置和內(nèi)容。如果第二人審查無法實現(xiàn)，F(xiàn)DA建議由該人復(fù)核配置和他/她自己的工作。
對于這類交替控制策略的討論，參見《PET藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范（CGMP）》行業(yè)指南。
問題：為什么FDA關(guān)注計算機系統(tǒng)共用登錄賬戶的使用？
答：企業(yè)必須采取適當(dāng)?shù)目刂埔源_保僅授權(quán)人員可以更改計算機化的MPCR或其它記錄，或?qū)嶒炇覕?shù)據(jù)輸入計算機化記錄，你必須執(zhí)行文檔控制以確保這些行動歸屬于特定個人（見§§211.68(b)，211.188(b)(11)，211.194(a)(7)和(8),以及212.50(c)(10)）。當(dāng)?shù)卿洃{證是共用的，無法通過登錄識別唯一的個體，該系統(tǒng)因而不符合211和212部分的CGMP要求。FDA要求系統(tǒng)控制，包括文檔控制，被設(shè)計為遵循CGMP以保證產(chǎn)品質(zhì)量（例如，§§ 211.100和212.50）。
問題：應(yīng)如何控制空白文件？
答：必須有文件控制以確保產(chǎn)品質(zhì)量（見§§ 211.100，211.160(a)，211.186，212.20(d)和212.60(g)）。FDA建議，如果使用的話，空白表格（包括但不限于，工作表、實驗室筆記本和MPCR）由質(zhì)量部門或由其它文件控制方法控制。例如，可酌情發(fā)放編好號的一套空白表格，并應(yīng)在所有已發(fā)放的表格完成后核對。不完整或錯誤的表格應(yīng)作為永久記錄的一部分留存，并附有替換書面說明（例如，見§§ 211.192，211.194，212.50(a)和212.70(f)(1)(vi)）。
同樣地，裝訂的分頁筆記本，通過文件控制部門蓋章正式使用，以能夠檢測出非官方筆記本和筆記本頁面的任何缺失。
問題：審計追蹤應(yīng)多長時間審查一次？
答：FDA建議，采集關(guān)鍵數(shù)據(jù)變更的審計追蹤應(yīng)在每次記錄和最終批準(zhǔn)記錄前審查。需要定期審查的審計追蹤應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：最終產(chǎn)品檢驗結(jié)果的更改歷史、樣品運行序列的更改、樣品標(biāo)識的更改，以及關(guān)鍵工藝參數(shù)的更改。
FDA建議根據(jù)系統(tǒng)的復(fù)雜度和其預(yù)期用途例行審計追蹤審查。
關(guān)于審計追蹤的進一步信息請見前述1.c.審計追蹤定義。
問題：應(yīng)由誰來審查審計追蹤？
答：審計追蹤被認為是相關(guān)記錄的一部分。根據(jù)CGMP負責(zé)記錄審查的人員，應(yīng)審查采集與記錄相關(guān)的對關(guān)鍵數(shù)據(jù)更改的審計追蹤，如他們審查其它記錄一樣（例如，§§211.22(a)，211.101(c)，211.194(a)(8)和212.20(d)）。例如，所有生產(chǎn)和控制記錄，包括審計追蹤，必須由質(zhì)量部門審核和批準(zhǔn)（§ 211.192）。這與FDA對企業(yè)在審核數(shù)據(jù)時在紙上劃痕標(biāo)注的預(yù)期是一樣的。
問題：電子副本可否用作紙質(zhì)或電子記錄的準(zhǔn)確復(fù)制品？
答：可以。電子副本可以被作紙質(zhì)或電子記錄的真實有效副本，提供保存內(nèi)容和原始數(shù)據(jù)意義的副本，包括相關(guān)的元數(shù)據(jù)和靜態(tài)或動態(tài)性質(zhì)的原始記錄。
動態(tài)電子記錄的真實有效副本可以以原始記錄或與原始記錄兼容的格式復(fù)制和保存，提供被保存的原始記錄的內(nèi)容和意義，以及現(xiàn)成可用的閱讀器和復(fù)印設(shè)備（例如，軟件和硬件，包括多媒體閱讀器）（§§211.180(d)和212.110）。
問題：對于單機計算機實驗儀器，例如FT-IR（傅立葉變換紅外光譜）儀，保存紙質(zhì)打印件或靜態(tài)記錄而不是原始電子記錄是否可接受？
答：如果是原始記錄的完整副本，紙質(zhì)打印件或靜態(tài)記錄可滿足保存要求（見§§211.68(b)，211.188，211.194和212.60）。例如，pH計和天平在數(shù)據(jù)采集作為原始記錄期間可能產(chǎn)生紙質(zhì)打印件或靜態(tài)圖片。在這種情況下，在采集期間的紙質(zhì)打印件或靜態(tài)圖片，或真實有效副本應(yīng)被保存（§211.180）。
然而，某些類型的實驗室儀器的電子記錄是動態(tài)記錄，打印件或靜態(tài)記錄無法保留動態(tài)格式，而動態(tài)格式是完整原始記錄的一部分。例如，F(xiàn)T-IR（傅立葉變換紅外光譜）產(chǎn)生的光譜文件可以被重新處理，但靜態(tài)記錄或打印件是固定的，不能滿足CGMP對保存原始記錄或真實有效副本的要求（§ 211.180(d)）。此外，如果未顯示全部光譜范圍，污染物可能被排除在外。
控制策略必須確保原始實驗室記錄，包括紙質(zhì)和電子記錄，都受到第二人審核（§211.194(a)(8)）以確保所有檢驗結(jié)果被恰當(dāng)?shù)貓蟾妗?/span>
對于PET藥品，參見《PET藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范（CGMP）》行業(yè)指南對設(shè)備和實驗室控制的討論,包括對記錄的監(jiān)管要求。
問題：為什么FDA在警告信中援引“系統(tǒng)適用性”或試檢、預(yù)檢、或平衡運行中使用實際樣品？
答：FDA禁止以實現(xiàn)特定結(jié)果或克服不可接受結(jié)果為目的的取樣和檢驗（例如，檢驗不同的樣品直到獲得所需的通過結(jié)果）。這種做法，也被稱為符合性導(dǎo)向檢驗（testinginto compliance），是不符合CGMP的（見《制藥生產(chǎn)超標(biāo)（OOS）檢驗結(jié)果調(diào)查行業(yè)指南》）。在某些情況下，使用實際樣品執(zhí)行系統(tǒng)適應(yīng)性測試已經(jīng)被用來作為符合性導(dǎo)向檢驗的一種方式。我們會認為在試檢、預(yù)檢或平衡運行中使用實際樣品作為一種偽裝的符合性導(dǎo)向檢驗手段是違規(guī)做法。
根據(jù)美國藥典（USP），系統(tǒng)適應(yīng)性試驗應(yīng)包括標(biāo)準(zhǔn)制備液或其它標(biāo)準(zhǔn)溶液的重復(fù)進針，以確定是否滿足精密度的要求（見USP 通則<621>色譜）。系統(tǒng)適應(yīng)性試驗，包括進針制備液的鑒別和選擇依據(jù)，應(yīng)根據(jù)企業(yè)建立的書面程序和批準(zhǔn)的申請或適用的藥典專論實施。（§§ 211.160和212.60）
如果在系統(tǒng)適用性試驗中使用實際樣品，則應(yīng)是經(jīng)過適當(dāng)鑒定的工作標(biāo)準(zhǔn)品，且應(yīng)建立書面程序并遵守該程序，樣品應(yīng)當(dāng)來自與待檢樣品不同的批次(§ 211.160，211.165和212.60)。除有書面和科學(xué)論證排除的數(shù)據(jù)外，所有數(shù)據(jù)均應(yīng)包括在保存的記錄中，并接受審核。
更多信息參見ICH行業(yè)指南Q2（R1）分析程序驗證：文本和方法。
問題：僅保留從重新處理的實驗室色譜中得到的最終結(jié)果是否可接受？
答：不可接受。分析方法應(yīng)該是具有分析能力的和穩(wěn)定的。對于大多數(shù)實驗室分析，不應(yīng)該經(jīng)常性的需要重新處理數(shù)據(jù)。如果色譜被重新處理，必須建立并遵循書面程序，應(yīng)保存每次的結(jié)果供審核（見§§211.160(a)，211.160(b)，211.165(c)，211.194(a)(4)和212.60(a)）。FDA要求在實驗室記錄完整數(shù)據(jù)，包括來自實驗室儀器的原始數(shù)據(jù)、圖形、圖表和光譜（§§ 211.194(a) and212.60(g)(3)）。
來源：GMP行業(yè)新聞
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