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證書/報告既關系到客戶的切身利益,也關系到實驗室的形象和聲譽。提高產(chǎn)品質量，降低證書/報告差錯率是實驗室為之努力的總體目標，本文闡述利用信息化手段快速準確實時計算證書/報告差錯率，減少人為主觀意識干預，量化數(shù)據(jù)科學準確、可信度高，輔助領導層決策全年證書/報告差錯率控制數(shù)的調(diào)整，使實驗室不斷改進，自我完善。

 

一、證書/報告差錯率

 

1.證書/報告差錯率劃分

 

證書/報告差錯率可分為證書/報告發(fā)布前及發(fā)布后，本文重點針對已發(fā)布證書/報告差錯率的計算方法。通常質量目標制定的證書/報告差錯率控制在5‰以下，是指已發(fā)布證書/報告差錯率。實驗室外/內(nèi)部開展證書/報告質量抽查、量化評比其最終目的是保證產(chǎn)品質量，降低證書/報告差錯率。

 

2.證書/報告差錯率的計算

 

 

二、證書/報告的修改和變更

 

CNAS-CL01:2018《檢測和校準實驗室能力認可準則》

 

 (ISO/IEC17025:2017)之7.8.8、JJF1069-2017《法定計量檢定機構考核規(guī)范》之7.11.8、RB/T214-2017《檢驗檢測機構資質認定能力評價  檢驗檢測機構通用要求》之4.5.26和DB61/T1100-2017《陜西地方標準  法定計量檢定機構服務規(guī)范》之8.3，均對已發(fā)布的證書/報告的修改和變更做了要求，一致規(guī)定可用兩種方式進行修改，一種是追加文件，另一種是重新出具一份完整的新的證書/報告。

 

1.采用追加文件

 

采用追加文件進行更正適用的情況是原證書/報告的內(nèi)容是正確的，只是不夠完整，漏掉了一部分內(nèi)容。追加文件上應聲明“對序號為……(或其他標識)的檢定證書(或檢定結果通知書，或校準證書，或檢驗報告)的補充文件”，或其他等效文字形式。追加文件也應符合有關證書/報告的要求，原證書/報告不收回，不作廢。

 

2.重新出具一份完整的新的證書/報告

 

重新出具一份完整的新的證書/報告進行更正適用的情況是原證書/報告存在不正確的內(nèi)容，需要重新出具一份完整的新的證書/報告代替原證書/報告。重新出具的證書/報告必須重新編號，并在新的證書/報告上聲明:“本證書/報告代替證書/報告編號××××的檢定證書(或檢定結果通知書、校準證書、檢驗報告)。”同時說明“被修改的證書/報告編號××××的檢定證書(或檢定結果通知書、校準證書、檢驗報告)作廢”。被代替的作廢證書/報告原件收回。

 

3.證書/報告的修改和變更流程

 

根據(jù)技術文件條款和業(yè)務管理信息化的要求，證書/報告的修改和變更流程如圖1所示。

 

 

圖1  證書/報告的修改和變更流程

 

證書/報告的修改和變更流程主要取決于證書/報告的狀態(tài)，如證書/報告客戶已領取，則標記“已出倉，已發(fā)布”；如客戶未領取，在實驗室內(nèi)部，則標記“未出倉，未發(fā)布”。未發(fā)布的證書/報告的修改和變更，由授權人依據(jù)準予修改審批單解鎖該證書/報告后，檢定員方可在原證書/報告上直接修改內(nèi)容；已發(fā)布的證書/報告的修改和變更，信息化系統(tǒng)中的任何人包括高級管理員均無解鎖權，授權人只能下達修改證書/報告任務單，若是追加文件，則系統(tǒng)重新生成新證書/報告號；若重新出具一份完整的新的證書/報告，生成新證書/報告號的規(guī)則是在原證書/報告號××××上加特殊標記“-AN”，即××××-A1為新證書/報告號，特指××××證書/報告已做第一次修改，“N”為證書/報告已修改的次數(shù)，系統(tǒng)將原證書/報告××××標記為“作廢”處理。

 

三、多維度證書/報告差錯率的計算分析

 

1.證書/報告編碼的設計示例:

 

 

通常證書/報告編號由專業(yè)所代碼、專業(yè)組代碼、年號、順序號及類別代號組成，后綴若加了“–AN”，特指該證書/報告已修改的次數(shù)。

 

2.證書/報告編碼的設計利于多維度證書/報告差錯率的計算

 

根據(jù)上述式(1)可計算證書/報告差錯率，其中

 

(1)已發(fā)布不合格報告返工處理的數(shù)量，除客戶提出返工的，還有客戶未提出而實驗室內(nèi)部發(fā)現(xiàn)問題返工處理并召回的，即統(tǒng)計證書/報告編號中含“–A”的數(shù)量。

 

(2)已發(fā)布總報告數(shù)量，即統(tǒng)計證書/報告狀態(tài)“已出倉，已發(fā)布”的數(shù)量。

 

(3)已作廢總報告數(shù)量，即統(tǒng)計證書/報告標記“作廢”的數(shù)量。

 

系統(tǒng)還可擴充自動計算出某專業(yè)所、某專業(yè)組甚至可細化到某一檢定員全年或某一時間段內(nèi)某類證書/報告的差錯率，并對差錯率相同的專業(yè)所或專業(yè)組進一步進行證書/報告差錯率的分析。

 

3.證書/報告差錯率的分析

 

(1)設定缺陷項類別分值

 

證書/報告差錯根據(jù)對客戶造成影響嚴重程度可分為嚴重缺陷、較重缺陷、一般性缺陷，每類還可進一步細化至小類。表1是缺陷項類別分值表給出設定值的示例，嚴重缺陷的權重值最大，可根據(jù)具體情況調(diào)整設定值。

 

 

表1  缺陷項類別分值表

 

(2)證書/報告缺陷項分值統(tǒng)計

 

系統(tǒng)在作廢每份有差錯證書/報告時，需說明原因，為簡單快捷方便后續(xù)統(tǒng)計，只需輸入該證書/報告缺陷項類別編碼即可，系統(tǒng)即自動按編碼查分值表獲取分值，累計出該證書/報告缺陷項最終分值。表2是證書/報告缺陷項分值情況的示例?？山y(tǒng)計專業(yè)所或專業(yè)組某一時間段內(nèi)證書/報告缺陷項平均分值，以及統(tǒng)計某一類別缺陷項證書/報告分布情況，對證書/報告缺陷項平均分值高和比較密集地出現(xiàn)的某類別缺陷項，予以重點關注。

 

 

表2  證書/報告缺陷項分值情況

 

四、結束語

 

利用信息化手段快速準確實時進行多維度證書/報告差錯率的計算，對某一時間段實驗室證書/報告差錯率大于總體目標，或某一時間段專業(yè)所、組、個人證書/報告差錯率大于實驗室的平均值需進行重點關注。在原計劃基礎上增加證書/報告質量抽查力度，從系統(tǒng)中調(diào)閱返工前后的證書/報告并進行比對，用實例培訓員工不再出現(xiàn)類似的錯誤，以保證全年證書/報告差錯率在可控范圍內(nèi)，為順利通過年度管理評審打下基礎。