記錄是為已完成的活動(dòng)或取得的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件。檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)監(jiān)督管理辦法》(39號(hào)令)第十三條 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)不得出具不實(shí)檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告。檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)出具的檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告存在下列情形之一，并且數(shù)據(jù)、結(jié)果存在錯(cuò)誤或者無法復(fù)核的，屬于不實(shí)檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告：(四)未按照標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)定傳輸、保存原始數(shù)據(jù)和報(bào)告的。目前檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)記錄存在信息不充分、技術(shù)記錄修改、事后補(bǔ)錄、記錄無法追溯等問題，給檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)帶來了一定的風(fēng)險(xiǎn)。
《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評(píng)價(jià) 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通用要求》 RB/T 214—2017的4.5.11 條款規(guī)定：檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持記錄管理程序，確保每一項(xiàng)檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)技術(shù)記錄的信息充分，確保記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保留和處置符合要求。
那么我們?nèi)绾巫龊?a href="http://www.bowken.cn/news/q-%E8%AE%B0%E5%BD%95%E6%8E%A7%E5%88%B6.html">記錄控制呢?
第一：了解記錄的分類
記錄分為質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄兩類
質(zhì)量記錄：檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)管理體系活動(dòng)中的過程和結(jié)果的記錄，包括合同評(píng)審、分包控制、采購、內(nèi)部審核、管理評(píng)審、糾正措施、預(yù)防措施和投訴等記錄。
技術(shù)記錄：指進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)的信息記錄，應(yīng)包括原始觀察、導(dǎo)出數(shù)據(jù)和與建立審核路徑有關(guān)信息的記錄，檢驗(yàn)檢測(cè)、環(huán)境條件控制、人員、方法確認(rèn)、設(shè)備管理、樣品和質(zhì)量控制等記錄，也包括發(fā)出的每份檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告或證書的副本。
第二：記錄格式的編制、批準(zhǔn)
為了更好的對(duì)記錄進(jìn)行識(shí)別及控制，機(jī)構(gòu)可按照編號(hào)規(guī)則對(duì)記錄進(jìn)行編號(hào)，以保證不同記錄的區(qū)別。
管理類記錄由質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織人員編寫，質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)發(fā)布。
技術(shù)類記錄由各有關(guān)部門編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，分管技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
第三：記錄要求
1.每項(xiàng)檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)技術(shù)記錄應(yīng)包含充足的信息，該檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)盡可能在接近記錄條件下有良好的復(fù)現(xiàn)性。
2.技術(shù)記錄應(yīng)包括每項(xiàng)檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)和審查數(shù)據(jù)結(jié)果的日期和責(zé)任人簽字(抽樣人員、檢驗(yàn)檢測(cè)人員和結(jié)果校核人員的簽字或等效標(biāo)識(shí))。
3.原始觀察結(jié)果、數(shù)據(jù)應(yīng)在產(chǎn)生時(shí)予以記錄，不允許補(bǔ)記、追記、抄錄。
4.書面記錄形成過程中如有錯(cuò)誤，可采用杠改方式，并將改正后的數(shù)據(jù)填寫在杠改處。實(shí)施記錄改動(dòng)的人員應(yīng)在更改處簽名或等效標(biāo)識(shí)。
5.電子記錄的修改應(yīng)確保技術(shù)記錄的修改可以追溯到前一個(gè)版本或原始觀察結(jié)果。
第四：記錄安全保存與保密
1.所有記錄的存放應(yīng)有安全保護(hù)措施，健全防塵、防水、防火、防霉變、防蟲等設(shè)施。電子存儲(chǔ)的記錄也應(yīng)采取與書面媒體同等措施，并加以保護(hù)及備份，防止數(shù)據(jù)被侵入、修改，避免原始數(shù)據(jù)的丟失或改動(dòng)。
2.記錄文件歸檔后，依照客戶保密規(guī)定，涉及商業(yè)秘密的檔案不得向第三方提供。公、檢、法以及行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)為辦案需要調(diào)檔的，憑相關(guān)文件(如介紹信等)經(jīng)機(jī)構(gòu)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以復(fù)制或閱檔。
3.記錄保存期：
A. 常規(guī)檢測(cè)報(bào)告、內(nèi)部審核、管理評(píng)審等記錄文件保存時(shí)間不少于六年;
B. 環(huán)境、放射衛(wèi)生和職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)測(cè)評(píng)價(jià)報(bào)告等記錄文件需長期保存;
C. 儀器設(shè)備檔案和人員檔案在儀器設(shè)備報(bào)廢或轉(zhuǎn)出后，人員調(diào)離后再保存6年;
D. 其它文件的保存期根據(jù)需要決定。
第五：記錄的作廢與處理
超過保存期限的記錄由檔案資料管理員造冊(cè)，部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)機(jī)構(gòu)相關(guān)管理人員批準(zhǔn)后銷毀。
京公網(wǎng)安備11010802046783號(hào)
