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1、整理的原則和要求

1、文件材料整理應遵循其形成規(guī)律和成套性特點，保持文件材料的有機聯(lián)系，科學分類，合理組卷。

2、整理時通常應按每臺（套）儀器設備分別組卷，有機聯(lián)系的文件材料不能分開，隨機圖件可單獨組卷。

3、實驗儀器設備在使用（運轉(zhuǎn)）、維修、改裝、調(diào)撥及報廢等過程中形成的文件材料，以插卷方式存入原案卷中，并在備考表中予以說明和標注。

2、價值鑒定與保管期限

1、參照《國家重大科研基礎設施和大型科研儀器開放共享管理辦法》有關(guān)規(guī)定，可按照生態(tài)環(huán)境

儀器設備單臺（套）價格將其形成的文件材料分為重要級和一般級。

a）重要級：單價50萬元（含50萬元）以上儀器設備的文件材料。

b）一般級：單價50萬元以下儀器設備的文件材料，其中5萬以下儀器設備的文件材料自行管理，亦可參照執(zhí)行。

c）單價50萬元以下儀器設備對實驗室有重大用途或意義的文件材料可視情況定為重要級。

2、承辦部門（承辦人）根據(jù)文件材料重要程度等級設定檔案保管期限，重要級檔案保管期限為定期6年。

3、文件材料整理方法

1、文件材料應按成套性的特點進行案卷排列，比如儀器檔案，文件材料應按申請與購置、開箱驗收與安裝調(diào)試、使用（運轉(zhuǎn)）、維修、改裝、調(diào)撥及報廢等階段或工作程序進行組卷、排列。

2、文件材料一般應按產(chǎn)生時間結(jié)合重要程度排序。通常說明文字在前，圖樣在后；正文在前，附件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后。

3、文件材料應按排列順序，依次編寫件號及頁號。裝訂的案卷，單面書寫的文件材料應在有效書寫內(nèi)容頁面的右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在右下角、背面在左下角編號，頁號均從1開始；不裝訂的案卷，以件為單位編寫頁號，已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。文件目錄、備考表不編寫頁號。

4、可整卷裝訂或以件為單位裝訂，以件為單位裝訂的應在每件文件材料首頁空白處加蓋檔號章，已裝訂成冊的文件材料不再裝訂。裝訂采用線裝法、變形材料裝訂法等方式，具體可以參照DA/T69。

6.3.5、檔案的檔號按照各單位檔案分類方案給定，一般由全宗號、目錄號（或分類號）、案卷號構(gòu)成。示例如下：

6、封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用內(nèi)封面形式。案卷封面、案卷目錄、文件目錄以及備考表的編寫參照GB/T11822有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

7、在編制檔案目錄時，應對檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景或管理活動進行分析、選擇、組織和記錄，以便檢索。

8、文件材料應去掉金屬物，對破損的文件材料應按裝裱技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷。

9、紙質(zhì)照片的照片、說明等應齊全。對反映同一內(nèi)容的若干張照片進行整理時，應選擇其中具有代表性和典型性的一組（或一張）照片進行整理，照片應能反映該項活動的全貌，且主題鮮明，圖像（影像）清晰、完整；概括揭示每張照片所反映的內(nèi)容。照片的整理參照GB/T11821有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

10、錄像帶整理應簡要說明該片的主要內(nèi)容（片名）、語別、制式、放映時長、規(guī)格、攝錄者、攝錄時間、密級，錄音帶應簡要說明講話內(nèi)容、講話人姓名、職務、語別、錄制長度、錄制者、錄制時間、密級等。錄像帶和錄音帶的整理參照DA/T15有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

11、技術(shù)圖紙、底圖等不可折疊圖件應平放或卷放，選取適宜裝具保管。藍圖等可折疊圖件按卷盒規(guī)格疊成手風琴式，按GB/T10609.3有關(guān)要求具體執(zhí)行。

4、電子文件的整理

1、電子文件應參照紙質(zhì)文件材料的整理方式，在擬制、辦理或收集過程中完成分類、排序、命名、存儲等整理活動?？砂凑辗诸惙桨附⒍鄬蛹壩募畔写鎯?，文件信息包應包括電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。電子文件的整理參照GB/T18894有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2、電子文件命名應符合相關(guān)規(guī)則，體現(xiàn)電子文件與相應元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。經(jīng)業(yè)務系統(tǒng)擬制的應由業(yè)務系統(tǒng)按內(nèi)置命名規(guī)則自動、有序地為電子文件及其組件命名；在單臺計算機中經(jīng)辦公、繪圖類等應用軟件形成的電子文件，應采用完整、準確的電子文件命名；聲像類電子文件可采用數(shù)字攝錄設備自動賦予的計算機文件名。

3、電子文件承辦部門（承辦人）負責對電子文件信息包進行準確性、完整性、可用性和安全性檢查，包括內(nèi)容是否齊全完整、格式是否符合要求、與紙質(zhì)或其他載體的內(nèi)容是否一致等。

4、數(shù)碼照片應使用數(shù)字成像設備直接拍攝形成的原始圖像文件進行整理，不得對數(shù)碼照片的內(nèi)容和EXIF信息進行修改和處理。數(shù)碼照片的整理參照DA/T50有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5、音像電子文件在保證真實性、完整性、可用性和安全性基礎上，應通過轉(zhuǎn)碼、復制等方式將錄音錄像電子文件采集、轉(zhuǎn)存在計算機存儲器中，經(jīng)過系統(tǒng)整理、著錄后歸檔，音像電子文件的整理參照DA/T78有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6、存儲電子檔案的裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、類別號、案卷起止號、密級、保管期限、存入日期等。