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“糾正措施”是為了消除不符合發(fā)生的“原因”，所以要先正確分析“原因”才能采取正確的措辭，才能有效避免問題再次發(fā)生。

很多實(shí)驗(yàn)室在分析原因時(shí)往往是套用一些“話術(shù)”，比如“人員對(duì)XX文件條款不理解”、“人員對(duì)XX文件執(zhí)行不到位”之類的，往往不能識(shí)別到真正的原因。

我們?cè)诜治霾环习l(fā)生的原因時(shí)，可以采用問“為什么”的方式，由不符合工作的直接責(zé)任人、部門負(fù)責(zé)人、管理層人員共同討論“為什么”，比如某項(xiàng)工作為什么沒有做，或者為什么做錯(cuò)了。

一項(xiàng)不符合發(fā)生的原因，有可能是多方面的，要注意全面識(shí)別。

 

 

2.舉例說明

實(shí)驗(yàn)室在年底歸檔設(shè)備相關(guān)的記錄時(shí)，發(fā)現(xiàn)部分設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄不全，部分設(shè)備在部分月份沒有按計(jì)劃開展維護(hù)保養(yǎng)工作，因此提出了一項(xiàng)不符合。

接下來相關(guān)設(shè)備的使用人員、部門負(fù)責(zé)人、設(shè)備管理員、技術(shù)負(fù)責(zé)人共同討論問題發(fā)生的原因。

技術(shù)負(fù)責(zé)人首先詢問直接責(zé)任人（使用人員）：為什么那幾個(gè)月份沒有設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)記錄，是沒有開展所以沒有記錄，還是開展了未記錄？

責(zé)任人表示：自己不清楚到底該什么時(shí)候維護(hù)保養(yǎng)，是不是應(yīng)該自己做，所以就憑感覺自覺做的維護(hù)保養(yǎng)、登記了記錄。

技術(shù)負(fù)責(zé)人詢問部門負(fù)責(zé)人和設(shè)備管理員：年初已經(jīng)制定了各設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，為什么責(zé)任人（使用人員）不了解？

設(shè)備管理員表示：任務(wù)已經(jīng)下發(fā)到技術(shù)部門、安排給了部門負(fù)責(zé)人，由技術(shù)部門自行完成維護(hù)保養(yǎng)工作。

部門負(fù)責(zé)人表示：這幾臺(tái)設(shè)備多人使用，只是在年初安排工作時(shí)說了有此項(xiàng)工作，沒固定人員做維護(hù)保養(yǎng)，工作安排的不到位。而且日常也沒有進(jìn)行完成情況檢查，所以之前沒有發(fā)現(xiàn)該問題。

設(shè)備管理員又表示：維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃僅列明了責(zé)任部門，沒有明確具體的責(zé)任人。

大致的原因脈絡(luò)就清晰了，接下來總結(jié)問題發(fā)生的原因：

1.《設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)工作計(jì)劃》僅明確了責(zé)任部門，未明確責(zé)任人，導(dǎo)致部門負(fù)責(zé)人未能有效安排工作；

2.設(shè)備使用人員未接到具體的維護(hù)保養(yǎng)任務(wù)，所以未能按規(guī)定的頻次完成維護(hù)保養(yǎng)工作；

3.缺少維護(hù)保養(yǎng)工作完成情況檢查，導(dǎo)致未能及時(shí)提醒設(shè)備使用人員完成維護(hù)保養(yǎng)工作。

對(duì)應(yīng)的糾正措施

1.修訂《設(shè)備管理程序》，明確設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)工作由主要使用人員負(fù)責(zé)，應(yīng)在《設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)工作計(jì)劃》明確具體的責(zé)任人。由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人按《設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)工作計(jì)劃》跟進(jìn)維護(hù)保養(yǎng)工作完成情況，及時(shí)提醒責(zé)任人完成設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)工作。

2.修定《設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)工作計(jì)劃》表單，明確責(zé)任部門/責(zé)任人，制定下一年的計(jì)劃；

3.部門負(fù)責(zé)人跟進(jìn)維護(hù)保養(yǎng)工作完成情況，及時(shí)提醒責(zé)任人完成設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)工作。