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在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮中，越來越多的實(shí)驗(yàn)室開始使用電子簽名替代傳統(tǒng)手寫簽字。然而，五花八門的操作方式（如粘貼簽名圖片、用WPS “隨意畫” 等）卻暗藏法律風(fēng)險(xiǎn)。本文結(jié)合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》（2019 版）及行業(yè)實(shí)踐，為實(shí)驗(yàn)室梳理合規(guī)要點(diǎn)，助你避開雷區(qū)。

 

一、法律底線：可靠電子簽名的四大鐵律

 

根據(jù)《電子簽名法》第十三條，只有同時(shí)滿足以下條件的電子簽名才具備法律效力：

 

1、身份唯一性 ：簽名制作數(shù)據(jù)（如數(shù)字證書、簽名密鑰、生物特征）僅屬于簽名人本人，不可共享或冒用。

 

2、絕對(duì)控制權(quán)：簽署時(shí)必須由簽名人獨(dú)立操作，禁止他人代簽或系統(tǒng)自動(dòng)生成。

 

3、可檢測(cè)性：簽名后任何改動(dòng)（包括內(nèi)容、形式）都能被系統(tǒng)實(shí)時(shí)識(shí)別并標(biāo)記。

 

4、完整性：數(shù)據(jù)電文（如檢測(cè)報(bào)告）的完整性需通過技術(shù)手段（如哈希算法）固化，防止篡改。

 

舉個(gè)栗子：某實(shí)驗(yàn)室用PS 合成簽名圖片插入報(bào)告，看似 “合規(guī)”，實(shí)則違反了專有性和可檢測(cè)性 —— 他人可輕易復(fù)制圖片，且修改無法追蹤。

 

二、實(shí)驗(yàn)室常見誤區(qū)：這些操作正在“裸奔”？

 

1. 用辦公軟件 “湊合” 簽名

·風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：WPS “隨意畫”、PDF 插入簽名等方式無法滿足專有性和控制權(quán)要求。例如，同一賬號(hào)多人使用時(shí)，無法追溯真實(shí)簽署人。

 

·合規(guī)替代：使用集成電子簽章功能的實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)（LIMS），如白碼質(zhì)檢 LIMS，通過數(shù)字證書或指紋識(shí)別實(shí)現(xiàn)唯一身份綁定。

 

2. 忽視簽名后的數(shù)據(jù)保護(hù)

·風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：簽署后的報(bào)告若未加密存儲(chǔ)或允許編輯，可能因內(nèi)容篡改導(dǎo)致法律效力喪失。

 

·合規(guī)替代：采用區(qū)塊鏈存證技術(shù)，如暢簽平臺(tái)，將簽名數(shù)據(jù)與時(shí)間戳永久綁定，確保不可抵賴。

 

3. 自建系統(tǒng)未對(duì)接第三方認(rèn)證

·風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：實(shí)驗(yàn)室自研的電子簽名系統(tǒng)若未通過CA 機(jī)構(gòu)認(rèn)證，可能被質(zhì)疑法律效力。

 

·合規(guī)替代：選擇經(jīng)工信部許可的電子認(rèn)證服務(wù)提供者（如e 簽寶），其簽發(fā)的證書可直接用于司法舉證。

 

三、合規(guī)實(shí)操：從工具選擇到流程管控

 

1. 選擇專業(yè)工具，避免 “玩具式” 操作

★推薦方案：

 

?基礎(chǔ)版：使用“好簽” 等 APP，支持原筆跡手寫、多端同步，并提供驗(yàn)簽功能。

 

?進(jìn)階版：部署LIMS 系統(tǒng)，如盛元廣通方案，實(shí)現(xiàn)檢測(cè)流程與電子簽章的無縫集成，自動(dòng)記錄審批流和操作日志。

 

?高安全版：采用硬件加密設(shè)備（如USB 電子令牌）存儲(chǔ)數(shù)字證書，防止簽名數(shù)據(jù)泄露。

 

2. 建立全流程管控機(jī)制

?權(quán)限分級(jí)：按角色分配簽名權(quán)限（如檢測(cè)員、復(fù)核人、批準(zhǔn)人），通過LIMS 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)流程節(jié)點(diǎn)的自動(dòng)校驗(yàn)。

 

?審計(jì)追蹤：要求系統(tǒng)完整記錄簽名時(shí)間、IP 地址、設(shè)備信息等，確保任何操作可追溯。

 

?應(yīng)急預(yù)案：制定電子簽名制作數(shù)據(jù)失密后的處置流程，如及時(shí)通知相關(guān)方并停用舊證書。

 

3. 數(shù)據(jù)保存與遷移

?長(zhǎng)期存儲(chǔ)：按《電子簽名法》要求，將簽名數(shù)據(jù)及認(rèn)證信息保存至少5 年，建議采用云存儲(chǔ) + 本地備份雙模式。

 

?系統(tǒng)升級(jí)：舊系統(tǒng)簽名需驗(yàn)證有效性，必要時(shí)重新簽署并關(guān)聯(lián)歷史記錄，確保合規(guī)連續(xù)性。

 

四、行業(yè)認(rèn)證加分項(xiàng)：CMA/CNAS 合規(guī)關(guān)鍵點(diǎn)

 

對(duì)于需通過CMA/CNAS 認(rèn)證的實(shí)驗(yàn)室，電子簽名還需滿足：

 

·簽名順序固化：檢測(cè)報(bào)告的審核、批準(zhǔn)流程需按固定順序執(zhí)行，系統(tǒng)自動(dòng)禁止越級(jí)操作。

 

·生物特征驗(yàn)證：部分認(rèn)證要求使用指紋或人臉識(shí)別，如白碼質(zhì)檢LIMS 的生物特征簽名模塊。

 

·全程可追溯：從樣品接收到報(bào)告簽發(fā)的所有操作均需生成審計(jì)日志，且不可篡改。

 

五、總結(jié)：合規(guī)電子簽名= 法律效力 + 效率提升

 

電子簽名不是簡(jiǎn)單的“電子化簽字”，而是涉及技術(shù)、管理、法律的系統(tǒng)工程。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)摒棄 “應(yīng)付式” 操作，選擇符合《電子簽名法》的專業(yè)工具（如 e 簽寶、協(xié)同簽名等），并建立配套管理制度。只有這樣，才能在提升效率的同時(shí)，確保檢測(cè)報(bào)告的法律效力，為 CMA/CNAS 認(rèn)證、客戶信任及可能的司法舉證筑牢根基。