筆者有幸圍觀過幾次國家局的現場核查,也在藥企工作了一定時間,對于如何準備迎接現場核查也有了一定的了解。作為一名分析人員,在核查過程中也特別關注分析實驗室的準備情況,質量控制(QC)實驗室作為核查過程中的必檢項目,有很多需要注意的地方。故下列正文中,結合GMP以及過往查閱的公開缺陷,前期的學習經驗,盡可能的列出QC實驗室的核查(審計)前準備項,筆者能力有限,若有不當之處,歡迎指出。
01、穩(wěn)定性試驗室和留樣房間
1.1 穩(wěn)定性試驗室
穩(wěn)定性試驗是整個質量控制的關鍵組成部分,穩(wěn)定性試驗室作為穩(wěn)定性留樣箱的放置房間,是QC實驗室的重要組成部分,也是檢查時的重點針對項。對于穩(wěn)定性試驗室而言,重點關注溫濕度控制、發(fā)生異常時設備的報警能力以及發(fā)生異常后的異常處理情況。
1.1.1 溫濕度的控制
① 對于放置穩(wěn)定性留樣箱的房間,可關注下房間本身的溫濕度控制(是否有空調系統(tǒng)),因為每一個穩(wěn)定性留樣箱都會產生大量的熱,若房間的溫度或者濕度異常,都會導致穩(wěn)定性試驗箱的異常,然后產生錯誤。
② 需重點關注穩(wěn)定性試驗箱的溫度和濕度分布,關注對應的穩(wěn)定性試驗箱是否有溫濕度分布的驗證報告,查閱驗證報告,驗證報告中必須輸出每臺穩(wěn)定性試驗箱允許的使用范圍。每臺穩(wěn)定性試驗箱的使用范圍是否囊括在其真正的驗證范圍內。
③ 關注穩(wěn)定性試驗箱的設置條件,是否和法規(guī)文件上規(guī)定的匹配。
④ 必要的時候,也可以開箱檢查,觀察樣品需要的留樣條件是否和箱子本身顯示的條件相匹配。
1.1.2 設備報警能力
① 關注設備的驗證方案中是否有寫清楚設備的報警方式,明確在什么條件下設備會進行報警,這些報警條件是否合理,是否有效。
② 關注是否有報警記錄,日常的報警記錄中是否有記錄相應的報警情況及處理措施。
1.1.3 異常處理情況
關注是否有針對常見異常的文件規(guī)定(如實驗室斷電,設備報警的核查措施),觀察有無UPS電源,有無備用的穩(wěn)定性留樣箱(注意穩(wěn)定性留樣箱的數量是否充足),有無連續(xù)的溫濕度記錄,若中途出現異常,是否按照文件規(guī)定執(zhí)行等。
1.2 留樣室
留樣室作為物料產品的存放房間,也需要對房間的條件進行確認。需要根據產品或者物料的清單核對留樣室的溫度和濕度是不是滿足它們的留樣要求。關注是否有日常的溫度和濕度的監(jiān)控記錄。也需要關注留樣室的溫度和濕度的驗證報告是否與現場保持統(tǒng)一。
1.3 溫濕度的數據管理
① 日常檢測的溫度和濕度的數據。每臺穩(wěn)定性試驗箱的連續(xù)打印的溫濕度數據,留樣室每日的監(jiān)測數據都需要收集管理。
② 若涉及電子數據,需要關注數據的備份和檢查情況。是否有對應的文件規(guī)定等。
02、天平房間
天平作為檢測最重要的設備之一,在QC實驗室發(fā)揮著不可替代的作用。為了滿足天平室的合規(guī)性,需要重點關注天平房間的硬件配置、校準、日常的使用情況和設備的維護與清潔情況。
2.1 天平室的配置
① 關注天平室的布局,送風系統(tǒng)或者空調的送風口的位置是否在影響天平的使用。
② 觀察是否有天平臺,天平臺面是否穩(wěn)固,若敲擊天平臺,是否會導致天平的示值產生波動。
③ 觀察是否有配套的天平的打印機。國內一般要求萬分之一及以上(十萬分之一、百萬分之一等)天平要有打印機,關注打印機上面顯示的信息是否符合要求。時間是否和真實時間一致,是否有數據儲存功能,時間是否允許修改,若允許,是否有對應的文件支撐等等。
2.2 天平的校驗
① 關注是否有對應的日常校驗的指導文件。
② 關注日校驗的記錄,檢查是否和指導文件一致,日校驗的結果是否滿足相應的標準要求。
③ 關注天平的日校驗是否滿足天平的使用范圍的要求(例如:若允許百萬分之一天平的天平稱取5mg的樣品,天平的日校驗中是否采用小于5mg的砝碼進行校驗),問詢最小稱樣量的校驗方法等。
④ 觀察天平日校驗使用的砝碼等級,是否是E2級及以上,砝碼是否有對應的校驗證書,是否有備用砝碼(若沒有,砝碼外校時天平室如何進行日常校驗的),砝碼是如何進行編號的。可現場取砝碼在天平上進行稱量,查看與日常記錄是否一致。
⑤ 關注天平的常規(guī)確認報告,外校的校驗證書等。
2.3 天平的日常使用
① 關注天平的水平泡是否處于合格狀態(tài)。
② 可要求現場QC人員的天平操作,是否符合天平使用的SOP。
③ 關注天平是否按照要求進行預熱,如何檢查零點,如何調節(jié)水平。
④ 可以抽取一批產品的檢驗記錄,觀察檢驗記錄中涉及天平稱量的稱量條是否準確清晰,是否有簽字,是否有齊縫簽。
2.4 天平的維護與清潔
① 現場檢查天平的情況,是否有污漬,是否有鐵銹,是否有未及時清理的樣品。
② 天平如何進行維護,是否會定期維護,是否有維護記錄。
03、微生物實驗室
微生物實驗室減負整個系統(tǒng)的微生物、無菌、細菌內毒素等的檢驗工作,是QC不可或缺的一部分,而微生物實驗室的設計是否合理,也是核查(審計)過程中需要重點關注的。主要需要關注房間布局的合理性、儀器設備的匹配程度和操作的數據完整性。
3.1 房間布局的合理性
① 根據設計的平面圖,確認各個功能房間的設置是不是合理,潔凈區(qū)的潔凈程度是否滿足要求。
② 現場設備的放置,是否能防止交叉污染,人員的防護措施有哪些,每個房間之間的壓差情況。物品是如何進行傳遞的等等。
3.2 儀器設備的匹配性
① 滅活和滅菌的滅菌柜是不是分開的,是在不同房間嗎?允許同時操作嗎?
② 抽查一批微生物的試驗檢驗記錄,核對相應的設備大小,是否能滿足檢測該樣品微生物的能力。(注意滅菌和裝載方式的有效性,對應的驗證相關的方案、記錄和報告),關注文件規(guī)定和滅菌記錄是否一致。
3.3 操作的數據完合理性
① 檢查水系統(tǒng)的檢測情況,水系統(tǒng)的檢測計劃,環(huán)境檢測計劃。還可以根據水的檢測計劃,環(huán)境檢測計劃以及樣品的檢驗情況,計算培養(yǎng)箱中應有的碟子個數,明確其是否和現場的碟子個數是否一致。
② 滅菌柜要有連續(xù)的溫度記錄,要有裝載方式的驗證報告,對應的SOP中要有裝載方式的描述,應該與檢驗記錄保持一致。
③ 需要關注培養(yǎng)基的品種、數量,現場培養(yǎng)基的存放情況,培養(yǎng)基的周期性檢查是如何進行的。
04、理化設備實驗室
QC實驗室中處微生物相關的檢驗外,其余項目的檢驗基本均在理化實驗室中完成。理化試驗的關注重點,主要在設備與檢驗能力是否匹配、實驗室的布局是否合理、設備的校正情況、設備如何進行使用與維護、計算機化系統(tǒng)的使用情況等。
4.1 設備與檢驗能力的匹配性
① 根據核查(審計)產品的SOP,檢查檢驗設備是否齊全,逐項核對相應的設備,重點關注檢驗設備的檢測精度以及適用范圍是否滿足產品的檢測需求。
② 關注是否有缺少的檢驗設備,如果有,該項目如何進行檢驗,是否有進行委托,如果是進行委托的,委托單位的資質如何。關注委托檢驗的頻次,是否和標準一致。
③ 如果設有電子數據管理系統(tǒng),需重點關注,可以查看其余品種檢查時的情況概述。
4.2 實驗室布局的合理性
① 觀察放置在同一房間的設備,是否有相互影響的可能性。
② 有些設備有單獨的溫濕度的控制要求(如紅外),放置位置是否滿足要求。
③ 現場查看儀器的使用日志,看是否存在使用沖突的情況。
4.3 儀器的校準
① 通常,實驗室的理化檢驗設備均需要張貼有校準標識,不允許有超出校準期限的使用。
②對于重要的設備,需要查看校準證書,關注校準時間的連續(xù)性(一般查看3年)。
③ 確認設備的校正范圍是否與使用范圍一致,有無超范圍使用的情況。
④ 關注實驗室常用玻璃儀器(如移液管、容量瓶等)的校準標簽,是否有超效期使用的情況,是否有對應的文件支撐,校驗記錄是否完整。
4.4 設備的使用與維護
① 選擇一批產品或物料的檢驗記錄,查看對應設備的使用記錄,是否按照規(guī)定填寫。若涉及多個設備的使用,交叉查閱設備使用記錄是否一一對應,對照一致。
② 若涉及電子數據,需查閱電子日志的內容,與紙質版的是否一致,異常情況有無記錄。
③ 關注是否有設備的維護文件,是否按照文件執(zhí)行設備的實際維護,有無對應的維護記錄及維護臺賬。
4.5 計算機化系統(tǒng)的使用情況
① 選擇一批產品或物料的檢驗記錄,對照紙質版的記錄和電子記錄,查看是否一致。
② 查看審計追蹤,確認相關的電子數據的審核。
③ 關注數據審核、備份的情況。
④ 關注設備電腦的顯示時間和實際時間的一致情況,若存在設備顯示時間延遲,有無對應的管理文件。
05、樣品管理相關
QC除了上述各環(huán)節(jié)外,還有一點格外重要的,就是關于樣品的管理。樣品作為整個QC的核心,所有QC相關的操作都是圍繞其進行的,為了避免由于樣品的異常引起的偏差和異常,需要對它的管理進行重點關注。一旦樣品管理不到位,就會導致后續(xù)的檢測過程失效。
5.1 取樣階段
① 取樣房間的設置:根據物料和產品的情況,需要確認房間的類別和數量是不是能滿足不同級別的物料及產品的使用要求。(比如高活性的物料)
② 取樣過程藥防止污染:需要注意現場物料的密封情況,核對相應的文件規(guī)定。也需要查看現場和詢問取樣器具是否專用,如果未專用,是否有編號,是否進行過清潔驗證或評估。
③ 對于重復使用的取樣工具,應該有書面規(guī)定的清潔規(guī)程,需要關注取樣工具和清洗記錄與使用記錄的一致性,可現場問詢清洗過程,評估清潔干凈的程度。
④ 確認樣品的取樣(分樣)的原則,是否有對應的文件支持,文件和現場操作是否一致,取樣(分樣)是否能保證樣品的代表性。
⑤ 取樣人員:需確認取樣人員的培訓情況,可現場抽問取樣人員對檢查品種的取樣操作規(guī)程的內容。
5.2 樣品的接收與管理
① 需確認QC有無接收區(qū)。接收區(qū)是否按照樣品的要求布置,如果樣品有特殊的溫濕度要求,對應的接收區(qū)是否有做過溫濕度的確認。
② 確認樣品的可追蹤性:選擇一批樣品,從取樣開始,一直追溯至檢驗剩余樣品的銷毀是如何進行的,是否能達到物料平衡。
③ 樣品的標識:確認樣品接收區(qū)與實驗室內存放的樣品,查看其表示內容是否完整(名稱、儲存條件、物料代碼等是否完整),是否與對應的文件規(guī)定一致。
④ 廢棄樣品的管理:需確認已經檢驗完成并計劃報廢樣品的儲存條件與數量,核對與樣品分發(fā)記錄的內容數量的一致性,確認與銷毀記錄的一致性。
5.3 樣品的登記
① 確認各個環(huán)節(jié)的樣品記錄(取樣,分樣,回收等),注重物料的平衡。