文件管理是藥品質(zhì)量保證體系的核心基石，貫穿藥品研制、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)全生命周期，更是中外藥品監(jiān)管檢查的重中之重。從國(guó)內(nèi)GMP檢查到FDA等國(guó)際機(jī)構(gòu)核查，文件管理缺陷始終是高頻問題，其背后折射的是企業(yè)合規(guī)意識(shí)與管理體系的漏洞。本文結(jié)合中外檢查案例拆解文件管理的核心痛點(diǎn)與共性問題。
一、中國(guó)檢察官發(fā)現(xiàn)的缺陷（基于國(guó)內(nèi)GMP檢查案例）
1. 控制程序缺失/不完整
•未建立外部來源文件（藥典、合同、校準(zhǔn)報(bào)告、維護(hù)報(bào)告等）處理要求。
•SOP無過往版本修訂歷史，同一設(shè)備SOP未區(qū)分具體適用型號(hào)。
•缺少電子數(shù)據(jù)（如委托實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)）處置規(guī)程、記錄損壞更換程序。
•驗(yàn)證/確認(rèn)記錄、實(shí)驗(yàn)室記錄管理程序未有效建立。
2. 文件與記錄不受控
•SOP主清單、生產(chǎn)/QC操作崗位說明書、無菌操作者人員清單未受控。
•空白批記錄、庫(kù)存貨位卡、中間產(chǎn)品標(biāo)志卡未加蓋受控章，發(fā)放/使用/銷毀無追溯。
•存在兩份內(nèi)容不同且均受控的同一規(guī)程（如《GMP自檢管理規(guī)程》）。
•受控文件散頁(yè)，僅第一頁(yè)加蓋受控章，其他頁(yè)面無標(biāo)識(shí)；受控章未上鎖管理。
3. 記錄填寫與設(shè)計(jì)不規(guī)范
•批生產(chǎn)記錄缺少關(guān)鍵工藝參數(shù)（如干燥時(shí)間、裝盤厚度、過濾藥液溫度）記錄。
•填寫存在延遲補(bǔ)記、涂改無簽名/日期、僅標(biāo)注“合格”未填具體數(shù)值、提前簽名等問題。
•工藝規(guī)程與操作SOP、批記錄對(duì)同一要求描述不一致（如配料比例、溫度參數(shù)）。
•記錄設(shè)計(jì)未覆蓋關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如輔料溶解過程、澄明度檢測(cè)結(jié)果），無法完整追溯操作。
4. 電子數(shù)據(jù)管理漏洞
•計(jì)算機(jī)化系統(tǒng)（如PLC控制系統(tǒng)、Excel計(jì)算表格）未進(jìn)行全生命周期驗(yàn)證，僅驗(yàn)證物理性能或簡(jiǎn)單權(quán)限。
•電子數(shù)據(jù)可隨意刪除/修改，審計(jì)追蹤功能未啟用或未審查；系統(tǒng)時(shí)間未鎖定，可人為調(diào)整。
•權(quán)限分配不合理，操作員擁有管理員權(quán)限，存在賬戶共享、離職員工賬戶未及時(shí)注銷情況。
•舊系統(tǒng)退役后數(shù)據(jù)無法讀取，或未備份審計(jì)追蹤日志。
5. 數(shù)據(jù)審核與備份缺失
•QA未履行數(shù)據(jù)審核職責(zé)，未定期審查審計(jì)追蹤記錄、電子數(shù)據(jù)完整性。
•數(shù)據(jù)備份未驗(yàn)證，未實(shí)施異地備份，僅將數(shù)據(jù)“轉(zhuǎn)移”視為“備份”，備份完整性無法確認(rèn)。
•未建立數(shù)據(jù)一致性抽查機(jī)制，部分備份數(shù)據(jù)缺失關(guān)鍵批次信息。
二、FDA檢察官發(fā)現(xiàn)的缺陷（基于FDA 檢查案例）
1. 控制程序缺失/不完整
•未建立實(shí)驗(yàn)室軟件系統(tǒng)審計(jì)追蹤復(fù)核規(guī)程，手動(dòng)積分操作無明確依據(jù)。
•缺少電子數(shù)據(jù)防刪除、系統(tǒng)時(shí)間同步、數(shù)據(jù)審核的專門管控程序。
•未定義單針進(jìn)樣數(shù)據(jù)的管理要求，未明確非固有積分的原因說明規(guī)范。
2. 文件與記錄不受控
•員工可隨意打印GMP表單，廢棄原始表單未按規(guī)定保留，掃描件完整性、準(zhǔn)確性未驗(yàn)證。
•GMP文件打印數(shù)量無限制，碎紙桶中發(fā)現(xiàn)未完成的原始GMP文件（如實(shí)驗(yàn)室分析單、穩(wěn)定性研究表單）。
•空白生產(chǎn)記錄、模擬灌裝記錄、驗(yàn)證記錄等可非授權(quán)訪問和打印，無發(fā)放日志與核對(duì)流程。
3. 記錄填寫與設(shè)計(jì)不規(guī)范
•批記錄存在錄入錯(cuò)誤、覆蓋涂改、計(jì)算錯(cuò)誤、字跡模糊、日期錯(cuò)誤、拼寫錯(cuò)誤等多項(xiàng)問題。
•樣品制備、測(cè)試中止等活動(dòng)未同步記錄，事后補(bǔ)填表單，無合理說明。
•手動(dòng)積分僅標(biāo)注“積分”“手動(dòng)調(diào)整基線”等通用注釋，無法證明操作合理性。
4. 電子數(shù)據(jù)管理漏洞
•電子文件（校準(zhǔn)研究、確認(rèn)研究、驗(yàn)證研究數(shù)據(jù)）被非授權(quán)刪除，審計(jì)追蹤未審查。
•計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)無需登錄，原始數(shù)據(jù)文件可直接刪除，審計(jì)追蹤未記錄該操作。
•系統(tǒng)時(shí)間可隨意調(diào)整，調(diào)整后未留痕；操作員被賦予管理員權(quán)限，權(quán)限分配超出必要范圍。
•不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口未驗(yàn)證，數(shù)據(jù)傳遞存在丟失或錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)。
5. 數(shù)據(jù)審核與備份缺失
•QA未徹底審查電子數(shù)據(jù)，未覆蓋所有未鎖定項(xiàng)目文件夾，未評(píng)估源數(shù)據(jù)完整性。
•數(shù)據(jù)備份未定期測(cè)試恢復(fù)流程，無應(yīng)急替代方案；主備份服務(wù)器與備用服務(wù)器存放于同一機(jī)房。
•審計(jì)追蹤日志未定期審查，無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)篡改、刪除等異常操作。
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