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實(shí)驗(yàn)室記錄表格是管理體系運(yùn)行和檢測(cè)活動(dòng)的真實(shí)見證，其規(guī)范編制與有效使用是保障檢驗(yàn)檢測(cè)質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)可追溯性的核心環(huán)節(jié)。然而，當(dāng)前部分實(shí)驗(yàn)室的記錄表格存在編制不科學(xué)、使用不規(guī)范等問題，影響了記錄的有效性。本文從編制要求、分類目錄、常見問題及改進(jìn)建議等方面，系統(tǒng)梳理實(shí)驗(yàn)室記錄表格的核心要點(diǎn)，助力提升記錄管理水平。

 

Part.01編制記錄表格的要求

實(shí)驗(yàn)室需通過記錄表格真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地記錄各項(xiàng)檢測(cè)活動(dòng)，其規(guī)范編制需滿足以下要求：

 

充分性

記錄表格應(yīng)全面反映檢測(cè)全過程及管理體系運(yùn)行狀態(tài)，遵循“做有痕、追有蹤、查有據(jù)”原則，體現(xiàn)客觀、規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)。內(nèi)容需包括：采樣/抽樣、樣品制備、儀器設(shè)備、環(huán)境條件、檢測(cè)地點(diǎn)、時(shí)間、依據(jù)、人員（檢測(cè)、核驗(yàn)）等，確保質(zhì)量信息全面可追溯。

實(shí)用性

記錄表格應(yīng)排除無(wú)法獲取、不真實(shí)或無(wú)質(zhì)量管理價(jià)值的信息，結(jié)合本單位實(shí)際情況設(shè)計(jì)，同時(shí)可借鑒其他實(shí)驗(yàn)室經(jīng)驗(yàn)，避免形式化。

規(guī)范性

記錄格式需統(tǒng)一，便于填制、統(tǒng)計(jì)及信息化管理，優(yōu)先采用國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)模板。填寫需規(guī)范、正確、清楚，滿足可追溯性要求。

方便性

設(shè)計(jì)時(shí)力求信息全面且使用便捷，手工填寫內(nèi)容應(yīng)盡可能少而簡(jiǎn)單，明確各崗位適用表格，復(fù)雜表格需附填寫說明，同時(shí)保證記錄檢索方便。

 

Part.02記錄表格的分類及目錄

1. 記錄表格的分類

記錄表格分為管理記錄和技術(shù)記錄兩大類：

管理記錄：實(shí)驗(yàn)室管理活動(dòng)產(chǎn)生的記錄，如合同評(píng)審、內(nèi)部審核、管理評(píng)審、文件發(fā)放、會(huì)議簽到等。

技術(shù)記錄：檢測(cè)過程中數(shù)據(jù)和信息的累積，包括項(xiàng)目名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、編碼/序號(hào)、相關(guān)人員、儀器設(shè)備、環(huán)境設(shè)施、方法依據(jù)、實(shí)施過程、樣品描述等，反映檢測(cè)是否達(dá)標(biāo)。

2. 常用記錄表格目錄

（1）《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》等法律法規(guī)宣貫記錄；

（2）監(jiān)督員對(duì)檢測(cè)工作監(jiān)督記錄表格；

（3）管理體系文件宣貫記錄表格；

（4）方針和目標(biāo)的貫徹與實(shí)施情況統(tǒng)計(jì)記錄表格；

（5）文件批準(zhǔn)、發(fā)布、分發(fā)、管理、更改、歸檔等記錄表格；

（6）采購(gòu)文件審批、供應(yīng)商評(píng)價(jià)和供應(yīng)品符合性檢查記錄表格；

（7）實(shí)驗(yàn)室從客戶處搜集反饋資料記錄表格；

（8）實(shí)驗(yàn)室針對(duì)客戶申訴和投訴所開展的調(diào)查與糾正措施記錄表格；

（9）糾正措施(原因分析、實(shí)施、監(jiān)控、驗(yàn)證)相關(guān)記錄表格；

（10）預(yù)防措施(啟動(dòng)、控制)相關(guān)記錄表格；

（11）內(nèi)部審核(計(jì)劃、通知、檢查表、首次會(huì)議、不符合項(xiàng)報(bào)告、末次會(huì)議、內(nèi)審報(bào)告、跟蹤驗(yàn)證)記錄表格；

（12）管理評(píng)審(會(huì)議記錄、管理評(píng)審報(bào)告、改進(jìn)措施、跟蹤驗(yàn)證)記錄表格；

（13）員工崗前培訓(xùn)和資格確認(rèn)記錄表格；

（14）員工教育、培訓(xùn)和技能考核記錄表格；

（15）實(shí)驗(yàn)室環(huán)境條件的監(jiān)控記錄表格；

（16）儀器設(shè)備使用記錄表格；

（17）實(shí)驗(yàn)室選擇使用新檢測(cè)方法記錄；

（18）采用非標(biāo)準(zhǔn)方法確認(rèn)及客戶同意記錄；

（19）數(shù)據(jù)控制記錄；

（20）合同評(píng)審記錄；

（21）儀器設(shè)備的檢定、校準(zhǔn)、核查記錄；

（22）儀器設(shè)備(含標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì))日常使用、維護(hù)、管理、檢定和校準(zhǔn)狀態(tài)、期間核查記錄；

（23）內(nèi)部校準(zhǔn)設(shè)備量值溯源記錄；

（24）抽(取)樣品處置(標(biāo)識(shí)系統(tǒng)，樣品接收、管理)記錄；

（25）檢測(cè)樣品處置(標(biāo)識(shí)系統(tǒng)，樣品接收、管理)記錄；

（26）實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部質(zhì)量控制及方法評(píng)審記錄；

（27）各種原始檢測(cè)記錄、報(bào)告副本；

（28）其它記錄。

 

Part.03編制中常存在的問題

遺漏必要的填寫項(xiàng)

常見問題為遺漏關(guān)鍵信息，例如食品類菌落總數(shù)測(cè)定記錄遺漏“檢測(cè)潔凈環(huán)境（潔凈度）”項(xiàng)，導(dǎo)致信息不充分，難以追溯或重復(fù)驗(yàn)證。

記錄一律表格化

過度追求表格化，不適用于需大量文字記錄的管理活動(dòng)，反而影響記錄的完整性和實(shí)用性。

不當(dāng)簡(jiǎn)化與合并

為簡(jiǎn)化表格忽略必要填寫項(xiàng)，或合并多個(gè)相關(guān)檢測(cè)項(xiàng)目的記錄表格，可能導(dǎo)致信息缺失，尤其對(duì)間接檢測(cè)項(xiàng)目（需公式計(jì)算結(jié)果），合并會(huì)增加追溯難度。

啟用不依規(guī)

未經(jīng)審批程序臨時(shí)使用新編制/修訂的表格，未備案且未作廢舊版本，導(dǎo)致多版本混用，造成管理體系失控。

 

Part.04針對(duì)其改進(jìn)的建議

 

完整編制記錄表格

編制檢測(cè)相關(guān)表格時(shí)，與技術(shù)人員充分溝通，確保涵蓋活動(dòng)各環(huán)節(jié)及必要填寫項(xiàng)，避免遺漏。

適當(dāng)表格化

表格適用于填寫數(shù)字、符號(hào)或短句，需大量文字記錄的內(nèi)容宜采用記錄形式，避免過度表格化。

控制簡(jiǎn)化與合并

不得為簡(jiǎn)化而忽略必要環(huán)節(jié)，間接檢測(cè)項(xiàng)目應(yīng)單獨(dú)編制表格，嚴(yán)格控制不當(dāng)合并，確保記錄清晰可追溯。

依規(guī)啟用表格

新編制/修訂的表格需按《文件控制程序》審批、備案后啟用，同步作廢舊版本，防止多版本混用，保障管理體系規(guī)范運(yùn)行。

 

實(shí)驗(yàn)室記錄表格是質(zhì)量追溯的“生命線”，其規(guī)范編制與有效使用直接關(guān)系到檢測(cè)結(jié)果的可靠性和管理體系的有效性。通過遵循編制要求、明確分類、解決常見問題并落實(shí)改進(jìn)建議，可確保記錄表格真正發(fā)揮“見證性、追溯性、控制性”作用，為實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理提供堅(jiān)實(shí)支撐。