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實驗室如何實現(xiàn)高效運營?

嘉峪檢測網(wǎng)        2017-01-16 15:22

在TIC行業(yè)中, 關(guān)于實驗室管理一直是大家非常關(guān)注的焦點和話題,尤其在競爭日益激烈的今天,一個高效運營的實驗室可以幫助TIC企業(yè)降低成本,提高產(chǎn)出效率,從而增加企業(yè)的市場競爭力,下面我們就關(guān)于如何建設(shè)一個高效運營的實驗室給出一點心得供大家分享。       

 

當今社會,無論是制造業(yè)還是TIC行業(yè),我們的最終目標都是為客戶創(chuàng)造價值,所以我們有了精益生產(chǎn)這個概念,這種思維方式應(yīng)該不僅僅局限于制造業(yè),也包括服務(wù)業(yè)和我們這一類從事第三方檢測的行業(yè)。大部分傳統(tǒng)實驗室認同“職能”和“部門”這一類的概念,也就是說,大家都認為,各種生產(chǎn)都應(yīng)該按照類型分組,批量生產(chǎn),這樣才能更高效,但是精益生產(chǎn)提出的是把“部門”和“批量”改變成“生產(chǎn)團隊”和“流動”的模式,把原先傳統(tǒng)的批量生產(chǎn)模式轉(zhuǎn)化成連續(xù)流的模式。

 

在典型的實驗室管理模式中,幾乎所有人都會碰到一些相同的問題:

1、業(yè)務(wù)的大量增加導(dǎo)致測試周期的嚴重滯后,從而帶來客戶的抱怨甚至是客戶的流失;

2、生產(chǎn)成本的增長速度超過了業(yè)務(wù)的增長速度,不知道如何控制成本,也不知道哪里存在著浪費;

3、每一個部門都在抱怨人手不夠,都在抱怨是因為其他部門的原因而導(dǎo)致問題的產(chǎn)生等等;

 

精益生產(chǎn)首先反對的是實驗室存在額各種各樣的浪費。浪費專指消耗了資源而不創(chuàng)造價值的一切活動,在實驗室日常運營中,有些浪費是可以看見的,有些浪費則是看不出來的,需要通過我們的統(tǒng)計和調(diào)查才能發(fā)現(xiàn)的。


現(xiàn)存的幾種浪費

  • 物流運輸方面

  • 庫存方面

  • 人力資源方面

  • 物流運輸方面

  • 員工的盲目走動,等待

  • 不必要的工序

  • 過度的生產(chǎn)和需要糾正的錯誤

 

因為物流以及庫存而產(chǎn)生的浪費,我們可以直接從表面現(xiàn)象就可以發(fā)現(xiàn)并改正;

對于人力資源的浪費(比如員工每天實際的工作時間)和員工的盲目走動/等待,表面上看每一次都是浪費一小段時間,但是對于那些大型實驗室來說,把每一個員工在每一個小段的浪費疊加起來,這種浪費是非??捎^的;

至于實驗室存在的那些不必要的工序和過度的生產(chǎn),則需要我們分析流程中每一個步驟,了解這些步驟是否合理,是否可以優(yōu)化;

對于過度的生產(chǎn),其真實的原因是需要我們按照測試業(yè)務(wù)的頻繁程度合理的開發(fā)使用有限的實驗室資源;

需要糾正的錯誤是需要我們更關(guān)注員工的知識和技能,良好的培訓(xùn)機制是我們減少質(zhì)量缺陷,降低重復(fù)測試的基本保障。

 

TIC行業(yè)實驗室在某種程度上來說就是一個工廠或是生產(chǎn)車間,需要各個生產(chǎn)團隊和小組之間的配合。提高生產(chǎn)效率是需要通過拉動客戶價值流來實現(xiàn)的,實驗室的每一個環(huán)節(jié)都是環(huán)環(huán)相扣,這就好比生產(chǎn)車間上的產(chǎn)品,從原材料階段到成品出廠,要做到每一個環(huán)節(jié)都是順暢的,沒有等待和停留,最大化的實現(xiàn)精益生產(chǎn)中“流”的概念。停留和等待就是意味著時間和金錢的浪費,如何減少停留和等待時間也是實驗室需要不斷地分析自身的流程,改善甚至是再造流程都是一種必不可少的手段和方法。在這其中,如何建立一個能夠保證實驗室高效運營的IT系統(tǒng)就顯得尤為重要,在實驗室資均衡分配資源方面,在管理整個流程的運作情況方面,包括目前的進度,處理的環(huán)節(jié),時間,人員等,真正做到閉環(huán)的管理。         

 

我們知道,作為企業(yè)戰(zhàn)略層面的精益生產(chǎn),可以適用于任何行業(yè),同樣也適用于TIC行業(yè)。但是在現(xiàn)實工作中,實驗室管理者在理解精益思想并付諸于實施的時候卻碰到很多問題和困難,團隊中的大多數(shù)人可能不愿意改變,甚至是拒絕,他們覺得自己多年來積累的經(jīng)驗是實驗室發(fā)展和生存的保證,而實施精益生產(chǎn)則意味著大規(guī)模的改變,包括流程和工作方式的巨大改變。

 

為了有效地實施TIC行業(yè)的實驗室高效運營,作為實驗室管理者必須學(xué)習(xí)和了解高效運營實驗室管理的幾個基本概念:

 

1.改善和管理

實驗室的管理體系中我們既要維持現(xiàn)有的技術(shù)和作業(yè)標準,同時在維護現(xiàn)有的技術(shù)和作業(yè)標準的同時,我們需要通過改善和創(chuàng)新提升現(xiàn)有的技術(shù)和作業(yè)標準。大部分的實驗室管理人員或者主要骨干來源于同一行業(yè),其中的優(yōu)點是根據(jù)他們以往的經(jīng)驗可以馬上運作實驗室,這也是實驗室初級階段所必須要保障的管理和運營系統(tǒng),但是任何一種經(jīng)驗或是借鑒都不會是最完美,最精益,這就要求實驗室管理者必須要改善現(xiàn)有的體系,這也體現(xiàn)出精益生產(chǎn)關(guān)于盡善盡美的終極目標。

 

2.過程和結(jié)果

一個改善好的結(jié)果正是因為有一個好的過程,在實驗室設(shè)定目標的時候,我們遵循的是過程導(dǎo)向的方法,而不是結(jié)果導(dǎo)向的方法。在精益生產(chǎn)中要求的是全員參與,無論是實驗室管理者,或者是實驗室員工,要想獲得預(yù)期改善的結(jié)果必須要求持續(xù)性地全員參與,并且關(guān)注正在實施改善的過程。

 

3.PDCA/SDCA方法

PDCA的意思是計劃-執(zhí)行-檢查-行動,這是所有實驗室進行改善過程的第一步。實驗室首先必須要建立起改善的目標和計劃,然后按照計劃進行實施。在計劃實施的過程中我們要始終關(guān)注是否符合預(yù)期,或是帶來了改進,如果這種改進是符合我們當初設(shè)立的目標,那我么那就要把這種新的作業(yè)程序固定下來,作為日后實驗室的一個標準化程序。

 

當然PDCA是一個循環(huán)往復(fù)進行的方法,永無止境。而SDCA指的是標準化-執(zhí)行-檢查-行動的一種模式,當實驗室質(zhì)量管理出現(xiàn)問題的時候,我們必須清楚實驗室是否有標準在執(zhí)行,還是本身就沒有標準可執(zhí)行。只有當某一個實驗室標準被建立并且遵守執(zhí)行,而且流程穩(wěn)定沒有問題的前提下,實驗室才會進入到PDCA的更高模式。

 

簡而言之,SDCA模式是幫助實驗室現(xiàn)有的流程標準化和穩(wěn)定運營,而PDCA模式是在現(xiàn)有穩(wěn)定的流程上進行改進,兩者是相輔相成,互相交替式的。

 

最后,作為第三方實驗室來說,質(zhì)量永遠應(yīng)該被放在第一位。在實驗室檢測質(zhì)量,實驗室運營成本和承諾給客戶測試周期的這三個指標中,質(zhì)量是最重要的,我們永遠不能妥協(xié)。而在質(zhì)量的改善中,收集和分析相關(guān)數(shù)據(jù)尤為重要,在實驗室持續(xù)改善的過程中,收集實驗室存在問題的相關(guān)數(shù)據(jù)是實驗室進行改善的重要起點,也是實驗室精益化生產(chǎn)過程中時刻都會用到的重要方法。
 

理解并做到以上幾點,高效運營實驗室算是可以正式開始了,當然這只是實驗室精益化運營的準備階段,接下來作為一個精益化的實驗室,我們需要制定和實施以下一些主要系統(tǒng):全面質(zhì)量控制(TQC,主要針對實驗室質(zhì)量系統(tǒng)),JIT及時體系(提高工作效率),全面生產(chǎn)維護(TPM,專注實驗室測試設(shè)備的使用效率),提案制度和小組活動方式(鼓勵全員參與活動)。(李步青)

 

預(yù)算緊縮時如何提升實驗室運營效率?

 

實驗室人員、設(shè)備以及耗材是實驗室預(yù)算資金的三大黑洞。沒有哪一個實驗室可以避免這三方面資金的投入,但是可以通過適當?shù)呢斦咦屵@些預(yù)算變得更加有效,同時提高實驗室的運作效率。

 

員工成本管理

 

和所有成功的商業(yè)一樣,保證商業(yè)正常運轉(zhuǎn)的團隊是其成功的關(guān)鍵驅(qū)動力。從人員的選拔到團隊合作效率的提升,實驗室人員管理所需要的成本會伴隨終身,但人力資源是實驗室里面最昂貴的資產(chǎn)。

 

隨著員工福利待遇和工資標準線的不斷上漲,對新員工的選拔過程也變得更加嚴苛。每個實驗室都有自己根深蒂固的用工標準,選擇員工的過程也會加重實驗室的財政預(yù)算支出。

 

在員工的選擇過程中,管理人員可以適當?shù)脑儐柡蜻x人的繼續(xù)教育水平,候選人的學(xué)識水平會對你的選擇有積極的影響作用。

 

比如說,大多數(shù)科研人員會像追美劇一樣熱衷于讓自己及時了解與自己所在研究領(lǐng)域有關(guān)的最新研究進展,他們有時候也會以參加各種年度會議并以聽取報告的方式保持不斷學(xué)習(xí)的狀態(tài)。

 

然而,還有一些科研人員經(jīng)?;钴S于各大科技展覽館,這也是一種比較直接的了解最新技術(shù)的方式,當他們參加這些展覽時,他們還會聘請來自參展企業(yè)的專家代表到自己的研究團隊進行技術(shù)指導(dǎo)和支持。

 

這樣做的好處就是實驗室主任可以向這些豐富知識的專家咨詢有關(guān)采購階段的問題,以確保采購階段資金有效利用,這樣才能讓實驗室內(nèi)部員工之間保持更加緊密且相互尊重的員工關(guān)系。

 

那些深諳行業(yè)運轉(zhuǎn)的每個環(huán)節(jié)并熟悉如何操作高端復(fù)雜設(shè)備的經(jīng)驗豐富的科研人員需要耗費實驗室更多的人力成本,但是這些人才也很難找到。

 

不過幸虧行業(yè)當中總有新一波想搞出點大新聞的科研人員即將出山。他們這些人當中有的具備多方面的經(jīng)驗背景,他們雄心勃勃,想通過各種途徑汲取經(jīng)驗,為此他們需要在薪資待遇上做出妥協(xié),不過對實驗室管理者來說這不愧為一件好事。

 

為了讓自己的儀器設(shè)備每天順利運行,很多實驗室與各種第三方公司和承包商簽約了維護/保養(yǎng)合同和訂購協(xié)議。但是如果實驗室內(nèi)部有人掌握了有關(guān)儀器的基本維護和保養(yǎng)方法的話,這會為實驗室節(jié)省很多不必要的開支。

 

品質(zhì)過硬的儀器制造商會為自己產(chǎn)品的用戶提供免費的儀器使用、維護以及保養(yǎng)培訓(xùn)課程,因此省去了實驗室與第三方承包商簽訂培訓(xùn)協(xié)議所需的支出。

 

不過有些情況,外部承包商可以幫助實驗室削減成本。技術(shù)專員、博士后候選人、研究生以及應(yīng)屆畢業(yè)生都是實驗室的骨干力量,但是當員工成本不斷增加的時候,有一種為企業(yè)節(jié)省開支的做法就是聘請合同制研究人員,合同工的加入不僅為實驗室?guī)硪还尚聞萘?,而且這種聘用制度可以更加強調(diào)以結(jié)果為導(dǎo)向研究目的,而從長久的戰(zhàn)略來看,合同制員工不會為企業(yè)帶來過多的用人成本和福利開支。

 

 

設(shè)備成本管理

 

 

那些銷售人員們正時刻準備著每月都要給已經(jīng)購買實驗儀器的公司提供更加新穎的設(shè)備。即使實驗室的某些技術(shù)設(shè)備的確需要重新采購或者經(jīng)常更新,但實際上有很多采購行為的發(fā)生是不必要的,比如說有些單個實驗物品,不久后你就會把這些東西統(tǒng)統(tǒng)當作垃圾丟掉了。

 

在做預(yù)算撥款時,對實驗室儀器設(shè)備的可用性進行評估,并將設(shè)備的功能與遠期目標和日常使用情況進行全面的比較,可以確保采購到的設(shè)備經(jīng)久耐用。

 

當你以高價購置一臺設(shè)備時需要把預(yù)算費用花得更加明智,品質(zhì)上乘的產(chǎn)品在經(jīng)過一次次的使用后會體現(xiàn)出其價值,相反,即使生產(chǎn)商博學(xué)廣聞,但是沒經(jīng)過大腦就設(shè)計出的質(zhì)量低劣或者仿冒品則不然。這種產(chǎn)品的使用壽命相對較短,廠家制造這種存在缺陷或者效仿其他品牌的產(chǎn)品的唯一目的就是讓實驗室在短期內(nèi)重復(fù)購買,這無疑會加重企業(yè)的預(yù)算負擔。

 

如果在購買設(shè)備之后,實驗室還有一些預(yù)算作為聘用設(shè)備后期維護人員所用的話,其實可以將這部分成本用在設(shè)備的購置方面,一臺經(jīng)久耐用,用途廣泛且沒有較高維護需求的設(shè)備可以為實驗室節(jié)省維護保養(yǎng)成本,也可以為以后的實驗免除設(shè)備重復(fù)采購的需求。

 

品牌過硬的制造商會永遠和客戶站在一起,時刻準備接受來自客戶的咨詢,這類制造商的企業(yè)使命就是讓自己的產(chǎn)品成為推動實驗室研究成功的驅(qū)動力。那么如何判斷你所選儀器的制造商是否具備這種潛質(zhì)呢?你可以從以下這幾方面判斷:

 

  • 可以輕松與現(xiàn)場服務(wù)代表取得聯(lián)系;

  • 理解并愿意與實驗室分享有價值的、非個人專屬的技術(shù)知識;

  • 在行業(yè)里有較高的名聲;

  • 全方位的客戶服務(wù)機制。

 

在尋找專業(yè)設(shè)備的時候,最好可以與一站式服務(wù)商接觸,因為太多的交涉會讓采購行為變得復(fù)雜,但一站式服務(wù)這也是一種成本較高的方式。一定要確保賣給你設(shè)備的銷售代表擁有必須具備的技術(shù)知識。

 

不過大多數(shù)情況,實驗室在采購設(shè)備時接觸到的儀器銷售代表都是從房地產(chǎn)行業(yè)轉(zhuǎn)行賣儀器的,他們只是在使用一些慣用手段和技巧向你推銷產(chǎn)品,而不是在自己專業(yè)知識的基礎(chǔ)之上幫你建立一個可以節(jié)省資金的功能性系統(tǒng)。

 

選擇與后者交易,可以讓實驗室避免買到無法實現(xiàn)預(yù)期功能或者無法與現(xiàn)有設(shè)備集成的設(shè)備系統(tǒng)。與資歷較高的銷售代表培養(yǎng)一種良好的合作關(guān)系可以幫你帶來更大的經(jīng)濟效益,比如說折扣、免費培訓(xùn)、上門安裝與其他服務(wù)等。


采購設(shè)備時還有另外一個重要因素需要考慮,就是無論你的實驗室人手眾多并劃分為幾個研究小組還是說你的實驗室一直以來只運營一個項目,你的設(shè)備都要滿足多用戶操作的需求,因為不同的實驗配置是設(shè)備多功能性的一個重要因素。多功能和多用途的設(shè)備可以削減實驗室對其他儀器設(shè)備的開支,并讓實驗室儀器的使用更加有效。

 

實驗室耗材管理

 

為了保證實驗室不間斷運作,我們需要源源不斷地引進各種耗材,但這些耗材所占用的空間并不是很充足。消費品、介質(zhì)、化學(xué)物質(zhì)、工具、辦公耗材、安全鉗、玻璃器皿、塑料器皿、氣體,甚至是休息室里面的耗材都是維持實驗室正常運轉(zhuǎn)的必不可少的耗材。

 

為了減少這方面的預(yù)算成本,我們可以與耗材供應(yīng)商簽訂批量購買合同,以此獲得更加實惠的價格折扣。如果我們可以通過談判獲得超低折扣,并且批量購買也是你的采購目標的話,那么這種模式非常適用于預(yù)算資金的節(jié)約。

 

批量采購一直都是贏得采購折扣的重要談判因素,但這不是你唯一的選擇。預(yù)約訂單是另外一種不斷增加的采購新趨勢?,F(xiàn)在越來越多的分包商愿意建立一種定期的預(yù)定機制,它比批量采購的價格更加優(yōu)惠,因為這種方式所需的供應(yīng)商管理成本相對低廉,但同時可以得到持續(xù)可靠的訂單。

 

由于勞動力成本的上升,以及近期全球經(jīng)濟的低迷,產(chǎn)品的生產(chǎn)成本也在攀升,分銷商能給出的優(yōu)惠程度也很有限。不過我們可以直接與生產(chǎn)廠家直接對話,省去中間分銷商的加價環(huán)節(jié),換取相對更加劃算的價格底線。這也就是現(xiàn)在經(jīng)常提倡的F2C模式。

 

線性支出是最理想的簡單預(yù)算概念,不過在實驗室很難實現(xiàn)這種模式。建立保證實驗室正常運轉(zhuǎn)所需的基本生活必需品以及耗材的折舊率機制,并明確員工成本有助于你確定出主要的固定開支。

 

但是設(shè)備的采購必須要用另外一種不同的財政預(yù)算模型。采購的設(shè)備必須可以長久穩(wěn)定運行,功能完善并齊全,設(shè)計理念深思熟慮,并擁有強大的智囊團售后的支持,這樣在節(jié)省資金成本的同時還可以節(jié)省時間成本,并避免實驗室員工操作過程時產(chǎn)生情緒上的挫敗感。

 

預(yù)算總是實驗室管理工作最讓人頭疼的一部分,但是在合作式管理基礎(chǔ)上建立的預(yù)算策略并計算采購所需成本能夠讓實驗室業(yè)務(wù)不斷成長并最終邁向成功。(Karla Clark)

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來源:AnyTesting

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