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嘉峪檢測網 2016-05-12 09:05
外部供應商質量審計是企業(yè)把控產品第一道質量關的基本要求。
外部供應商管理應是動態(tài)的過程管理。在選取供應商時尤為重要，最好選擇市場占有率前幾名、優(yōu)良質量口啤、愿意持續(xù)改進的服務商，如果該物料整體行業(yè)水平不高，則要考慮扶持提高、幫助提高質量，不采購成本倒掛、惡意低成本競標的企業(yè)。盡可能取消獨家供應商，也是保證供貨、避免一家獨大的措施。要建立供應商評估、淘汰機制和制度，審計如有重大質量風險的要予以剔除。
一、質量審計總則
1、目的
評估被審計企業(yè)的質量系統(tǒng)以確保與適用的法規(guī)要求、標準和企業(yè)要求相符合，以及供應商能否滿足質量和供貨要求的能力。
2、現場審計對象
現場審計主要針對高風險物料（原料、關鍵輔料、內包材）的供應商；供應
商所供物料的生產設施或工藝發(fā)生可能影響質量的變更；發(fā)生緊急質量事件或評估有潛在風險；初次審計存在嚴重或主要問題，要求整改，需對現場再次進行評估等情形。
3、書面審計對象
分類為中、低風險物料（原料、輔料、內外包材等）的供應商。集團內某一公司對供應商使用同一用途物料已進行過現場質量審計且結論合格，可索取有關質量審計報告進行書面審核。合格供應商擬增加供應產品，根據供貨質量情況、擬供應產品對制劑的影響大小，經供應商變更評審會評估確定，認為不需進行現場審計的情況。初次審計存在次要問題要求整改，對供應商整改情況進行書面審核即可確認的情況。
4、審計頻率
對于高風險的物料供應商，如物料未出現問題每1-3年（企業(yè)根據風險要求確定）進行1次現場審計；對有突發(fā)質量問題或重大變更，可能影響產品質量的供應商，則立即安排現場審計以評估風險；對于非高風險物料可以發(fā)送供應商問卷等多種形式進行書面審計。
二、質量審計的流程
1、審計人員資質
審計員包括審計組長和審計員，審計組長負責統(tǒng)籌審計過程的所有活動。QA部根據需求選擇審計組長和審計員，由QA經理批準。審計組長和審計員需要接受過內部的質量審計培訓；具有相關的法規(guī)和專業(yè)知識；具有足夠的質量評估和現場質量審計的實踐經驗和能力。
2、審計計劃
QA供應商管理員負責準備每年審計計劃表，由QA經理批準。供應商審計成員由QA、QC、供應鏈部、技術部、生產部、生產管理負責人、質量管理負責人等成員組成。每次根據審計計劃、供應商的產品特性安排相應審計人員。根據已被批準的“供應商審計計劃”，供應鏈部人員通過《供應商審核通知》書面通知供應商。審計成員須聯系供應商明確審計的目的和范圍（包括審計的物料及/或服務范圍）、審計日期、文件化的審核日程表、被審計供應商地點、被審核的區(qū)域及質量系統(tǒng)等事宜。
各種物料現場審計的主要參照后面供應商質量審計要求及各類型物料審計檢查要點。審計前，由審計組長根據審計對象的具體情況和審計具體要求起草審計方案，由QA主任、QC部、制造部負責人、技術部經理、QA經理會審，質量負責人最終批準。
審計方案編碼規(guī)則：按照文件分類與編碼管理程序進行編碼。
3、現場審計
3.1審計首次會。審計小組與供應商接洽及管理人員召開一個審計首次會議，交流審計的目的、范圍、時間段和審計內容（現場軟硬件）。被審計企業(yè)可做一個基本介紹，一般以PPT或直接雙方交流基本情況。審計組長對審計小組成員進行審計內容的分工（可按FDA的質量、制造、包裝標簽、物料、QC、設施設備六大模塊進行），同時由對方選定審核陪同人員。
3.2審計確認信息：藥監(jiān)局注冊證明；上次藥監(jiān)局或法規(guī)檢查；無菌驗證；供應鏈活動/供應商資格；任何顯著變更、關鍵過程參數；上次審核發(fā)現的糾正計劃的實施、發(fā)出的投訴復核等。審計人員按照審計方案通過面談、查閱文件和行為觀察以比較實際操作與規(guī)定要求是否相符。
3.3審計未次會。在審計結束時，與供應商管理層召開末次會議。應對以下信息進行討論。關注的審計發(fā)現問題；審計報告保證（適用時，包括報告生成時間及供應商回復時間）；審計關閉的要求（若有缺陷項及觀察項）。例如：根本原因分析，糾正措施實施，糾正措施有效性確認等。
4、生成審計報告
審計員應發(fā)出供應商審計報告，指出在審計過程中發(fā)現的缺陷項及觀察項。審計報告應在審計完成后兩周內發(fā)出，如有正當理由延遲需書面申請QA經理批準。審計報告內容包括：供應商名稱；審計地點及日期；審計目的（包括供應商物料及/或服務的識別）；供應商背景及歷史（初次審核）；審計參與人員；適用要求及標準的識別；審計缺陷項及觀察項的完整清單，每一缺陷項的分類（嚴重，主要，次要）；及支持的客觀證據；供應商的整改完成或CAPA計劃報告；審計總結及處理（結論）；審計員、審計經理、QA經理及質量負責人的簽名和日期。《供應商審計報告》完成后需要及時歸檔保存。
5、供應商整改回復
5.1審計缺陷發(fā)出
供應商將報告針對審計期間發(fā)現的不符合項所采取的措施進行回復，要求的反饋時間應在最終報告發(fā)出后兩個工作周內，最遲不能超過一個月。
5.2供應商CAPA回復
審計員有責任對所有的糾正及預防措施，以及實施計劃的充分性進行復核（即包括客觀證據）。提交的糾正措施應存檔，并在供應商文件中保存。若提交的糾正措施被視為不可接受，審計員應與供應商溝通以獲取足夠的糾正措施。
6、供應商結果判定（合格或不合格）
6.1審計缺陷項嚴重、主要、次要的條款數。
6.2審計小組的綜合風險評估結果。
6.3對產品質量問題的嚴重性程度等。
7、審計關閉
當所有的糾正結果、CAPA計劃及客觀證據可被QA部門接受時，審計即可關閉，審計員應將相關文件上交存入供應商文檔中。
8、書面審計
供應商書面審計由供應商管理員向供應商發(fā)放《供應商情況調查表》，由供應商如實填寫，當收齊供應商相關資料和《供應商情況調查表》后，由供應商管理員根據評估和審核情況填寫《供應商審計報告表》，審計經理審核，QA經理批準。
三、質量審計判定標準
1、嚴重缺陷
在質量系統(tǒng)中識別的缺陷，該缺陷會導致藥監(jiān)當局認定系統(tǒng)已表現為崩潰，非“受控狀態(tài)”及/或會導致在市場中或放行至市場的產品風險很高。系統(tǒng)的崩潰可能導致法規(guī)行動。嚴重的缺陷可以是直接的生產許可的違反，或存在數據的欺騙、誤導或偽造，或為主要缺陷的綜合導致嚴重的系統(tǒng)失敗。
例如，產品生產管理失控、質量不符合，產品混淆或產品偏差，直接影響藥物產品或物料的特性，強度，純度或質量，導致收回及/或法規(guī)行動。商業(yè)流通的產品不能滿足指標或法規(guī)要求。商業(yè)流通的產品標簽不正確（貼錯標簽）。不能有效執(zhí)行外部檢查機構的缺陷項的糾正預防措施。供應商質量管理出現藥監(jiān)當局帶星號項，警告信等；無菌產品的無菌保證度問題（如微生物污染）等。
2、主要缺陷
在質量系統(tǒng)中識別的缺陷，該缺陷會導致藥監(jiān)當局認定可出現潛在的系統(tǒng)崩潰，或未執(zhí)行特定的法規(guī)要求，標準或總部政策，可能影響產品的質量。多個主要發(fā)現表明質量系統(tǒng)可能處于非“受控狀態(tài)”，有潛在缺陷的產品可能被放行到市場中。主要缺陷項可能導致潛在的法規(guī)行動。
例如，會導致產品不符合的情況；顯著的糾正預防系統(tǒng)的缺陷；顯著的供應商控制/采購控制子系統(tǒng)的缺陷；關鍵系統(tǒng)的變更控制，相關的驗證缺乏；QA批準前的變更被執(zhí)行；使用未校正的儀器；無效的培訓系統(tǒng)；不能對前次供應商審核或外部檢查的缺陷項有效執(zhí)行糾正預防措施。
3、次要缺陷
被識別的缺陷雖有不符合程序及/或法規(guī)要求程度輕微，但為“受控狀態(tài)”且為相對較低可能影響產品的質量或可用性。
例如，對公司的書面批準的程序及/或政策的不符合或偏離的獨立事件，不可能影響產品質量。次要錯誤的發(fā)生（如次要的文件記錄錯誤），可能顯示趨勢。SOP之間的矛盾等。
四、審計的內容及要求
可以設計通用的質量審計，包括供應商（生產商、代理商）的基本情況、人員與機構、廠房設施、設備、質量保證、質量控制、生產管理、物料管理、質量投訴處理、質量問題及使用情況的溝通（根據實際情況添加）。
五、案例介紹
1、代理商審計
審計的基本流程是這樣的：根據審計員排定的年度審計計劃，細化到月度計劃，至少提前2周先聯系審計代理商的接待時間，向各部門征求該物料的溝通問題（生產使用、檢驗、技術、供貨等），確認審計成員（至少有質量人員參與），審計組長做了分工，準備“原輔料供應商檔案清單”、欠缺的物料資料、供應商基本情況資料、審計物料的質量標準、需要審計和溝通問題的整理等。到達審計現場后，畢竟代理商只有辦公場所、物料倉庫可供現場檢查，審計組成員介紹后表明審計目的和審計內容，有部分代理商會做企業(yè)和代理物料的基本情況介紹，如果沒有就直接進入審計主題。
開始可先查看代理商的文件，列出清單要求對方提供，如我去審計上海一家代理進口輔料的公司，文件體系包括：公司相關物料管理流程，包括客戶投訴流程、物流管理流程、退換貨流程、ERP管理流程、客戶審計流程、員工培訓流程、供應商檔案變更流程、標簽管理流程、受控文件管理流程等。詢問了負責質量的總經理助理、區(qū)域銷售經理等人員關于企業(yè)經營、質量、銷售運行情況，查看了企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、ISO認證相關證書、企業(yè)簡介、組織機構、銷售授權書、藥品進口注冊證、批準的進口注冊標準、口檢報告、供應商審計手冊、殘留溶劑說明、退換貨流程、銷售清單，銷售證照及相關資料?，F場可獲得生產商的生產、檢驗設備目錄、物料穩(wěn)定性資料、非轉基因材料證明等。通過資料審計和人員溝通，能基本判斷該公司的規(guī)范程度、和生產商是否良好合作和企業(yè)管理水平，物料的質量才有保障的可能。
接下來可到代理商的物料存放倉庫進行實地審計。如上海的這家代理公司，倉庫委托第三方上海XX物流有限公司（上海市XX路XX號）進行管理，該倉庫通過ISO9001（質量管理）、ISO14001（環(huán)境管理）、DHSAS18001（職業(yè)健康安全）相關資質認證，為國家級物流百強企業(yè)?，F場查看物料分區(qū)堆放整齊，狀態(tài)標識清晰，有溫濕度記錄，物料符合貯存要求。倉庫管理文件有：倉庫審計表、倉庫溫濕度儀檢查及報告流程、陰涼庫的管理流程、第三方物流操作規(guī)范等。
現場審計結論：除對方需要提供正在辦理的某個物料的進口藥品報檢報告書外，該代理商經營合法，有符合標準的倉貯條件，證照及相關資料齊全，以往供貨質量良好、穩(wěn)定，能滿足制劑廠要求，可以作為該輔料的合格供應商（代理商）。
2、生產商審計
國內原料、輔料、內外包材的外部供應商審計會比代理商更加復雜。如果是新增加的生產物料供應商，首先是小試，要查看物料試驗相關資料，包括（小試）樣品檢驗報告、工藝小試及工藝適應性評價、物料雜質檔案評估、物料驗證方案（包括穩(wěn)定性考察）、物料驗證報告、試用評估報告、批準成為合格供應商的證明、物料質量回顧（或年度質量評估）等。確認雙方簽訂質量資料，包括供應商情況調查表（或調查問卷）、質量協議、采購合同、雙方認可的質量標準等。
審計的基本流程基本同代理商，但需要準備的資料、熟悉內容等更加復雜和深入。審計前要認真看過供應商檔案相關內容，對生產物料供應商要基本了解，才會審計有針對性。一般需要準備如下內容的資料：質量審計方案；供應商需要現場提供的審計資料清單；需要提供制劑廠供應商資料（復印件蓋章）；原輔料供應商檔案清單；各部門征求物料的溝通問題（生產使用、檢驗、技術、供貨等）。
現場審計主要審查生產物料供應商是否有健全、規(guī)范、完善的質量管理體系，是否能保證生產的物料質量是符合要求的。檢查按FDA六大體系（制造、包裝標簽、QA、QC、工程設備、供應鏈）進行，也是分二個部分，一是文件記錄，二是現場，最后溝通審計發(fā)現的缺陷條款，和GMP檢查較為相似。
審計文件記錄方面，一是供應商資質證明：企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、藥品生產許可證(包括GMP證書）、ISO認證相關證書（包括職業(yè)健康，安全）、企業(yè)簡介、企業(yè)組織機構圖、質量部組織機構圖（或質量人員情況）、企業(yè)信譽相關證明。二是供應商物料相關質量資料：銷售授權書（或法人代表授權委托書、藥品注冊證/批件、再注冊證/補充批件、SFDA批準質量標準、DMF文件、物料內包材注冊批件/證明、檢驗報告（自檢、權威機構COA）、現行版藥典符合要求、批生產、包裝、檢驗記錄、偏差、變更、OOS、CAPA、工藝驗證、清潔驗證、產品穩(wěn)定性數據、產品工藝流程圖、上游原材料供應商審計情況、物料起啟原材料的入廠檢驗報告、影響質量的變更情況（主要工藝變更）、物料殘留溶劑的情況說明、物料轉基因材料的情況說明（基因毒性）、物料瘋牛病材料的情況說明、企業(yè)質量管理文件目錄（SMP）、產品相關SOP文件目錄、產品相關生產設備一欄表、產品相關檢驗儀器一欄表、環(huán)境監(jiān)測報告、水系統(tǒng)監(jiān)測報告、企業(yè)自檢情況或報告、批號管理的情況說明、不合格物料管理、返工、再加工情況、日常投訴退貨情況、上一年度銷售本廠物料匯總表、年度質量小結（或定期質量回顧）等。三其它資料：物料特性重點關注情況說明、供應商審計手冊、供應商企業(yè)介紹手冊、產品手冊、倉庫資質或情況說明、進出口報關單據等。不同特性、種類的原輔料供應商根據評估可有不同要求，具體物料具體分析。更多討論，也可以登錄蒲公英制藥論壇。
審計現場硬件方面，主要檢查倉庫、QC、生產現場。如我審計的一家浙江臺州的生產物料（非無菌原料）供應商，一是生產現場為合成1車間：關注生產設備使用車間，投料批量合適，批號分批正確，精烘包在D級潔凈區(qū)內生產，平時用臭氧消毒車間，空調系統(tǒng)三年再驗證一次，沉降菌3個月監(jiān)測一次，純化水21天一個檢測循環(huán)，生產系統(tǒng)運行正常。二是QC實驗室：有理化檢驗室、儀器檢驗室和微生物檢驗室，檢驗儀器、人員配備充足，查看天平、試劑、容量器具校驗、微生物限度檢驗等基本符合新版GMP規(guī)定。三是倉庫：包括常溫庫、陰涼庫、化工原料庫、包材庫，物料分區(qū)堆放整齊，狀態(tài)標識清晰，有溫濕度記錄和出入庫臺帳。
現場審計目的是發(fā)現企業(yè)是否存在影響質量風險的因素，如情況較好的，也會有少于10條一般缺陷，目的是促進生產物料供應商持續(xù)改進，不斷提高產品質量水平。企業(yè)在2個工作周內整改完成后，如不能完成則擬定整改計劃，最多不超過1個月反饋整改報告。
最后也會下一個審計結論，如浙江臺州的這家供應商：經現場審計，該公司經營合法，有符合標準的生產車間、倉庫、實驗室條件，XXX原料車間通過10版GMP認證，10版藥典標準執(zhí)行良好。按要求在1周內反饋了“審計整改報告”。該公司證照及相關資料齊全，以往供貨質量良好、穩(wěn)定，能滿足我廠要求，可以繼續(xù)作為我廠相關輔料的合格供應商（生產商）。
來源：AnyTesting
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