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儀器設(shè)備作為科技創(chuàng)新活動的基礎(chǔ)條件和重要保證,為促進實驗室質(zhì)量水平的發(fā)展起到了支撐作用。隨著我國檢驗檢測行業(yè)的飛速發(fā)展,國家“十一五”“十二五”建設(shè)加大了對實驗室儀器設(shè)備的經(jīng)費投入,提高了實驗室建設(shè)水平和科研能力。但儀器設(shè)備增加的同時,帶來了儀器設(shè)備檔案及配件管理不規(guī)范、遺失現(xiàn)象頻發(fā)等諸多問題;這已成為儀器設(shè)備提高完好率和使用率的瓶頸。為此,加強大型儀器設(shè)備檔案及配件的規(guī)范和科學(xué)管理,建立完善的管理制度,采用信息化管理手段,提高管理效率,確保大型儀器設(shè)備檔案及配件完整性、系統(tǒng)性,從而更好地服務(wù)于實驗室檢驗檢測活動。

購置儀器設(shè)備時,都會附帶使用說明書、合格證、保修卡等文字資料與配套工具、相關(guān)備品、易損配件等物品。大部分實驗室是將這些儀器設(shè)備附帶資料與物品放置在儀器所在實驗室,或者由儀器管理員集中放置。這樣管理造成的弊端主要有3個方面:

一是故障處理不及時,影響工作進展。因大型儀器設(shè)備說明書、保修卡或配件等提供、調(diào)撥不及時等問題,造成故障處理時間過長,影響實驗室活動的順利開展。

二是信息閉塞,易造成浪費。由于有關(guān)負責(zé)人僅管理部分實驗室及儀器設(shè)備,只能了解掌握所管相關(guān)儀器設(shè)備信息,不能在其他同類型儀器設(shè)備出現(xiàn)問題時提供幫助,造成部分儀器設(shè)備配件的重復(fù)購置,有時因儀器設(shè)備使用說明書遺失導(dǎo)致儀器出現(xiàn)故障不能及時排除而無法繼續(xù)使用,帶來極大的資源浪費。

三是不便調(diào)配,阻礙開放共享。因檢驗檢測需求,對部分大型儀器設(shè)備進行位置調(diào)整,從而調(diào)整實驗室功能,形成新的實驗技術(shù)路線,但在調(diào)整大型儀器設(shè)備時極易造成相關(guān)資料與配件物品的遺失,影響技術(shù)路線更新與資源開放共享。

為加強實驗室的建設(shè)與管理,更好地服務(wù)實驗室,實驗室應(yīng)設(shè)置檔案室,設(shè)有專人管理,將儀器設(shè)備及配件的原始性文件、資料、信息等立卷歸檔。儀器設(shè)備獨立建檔,檔案中分為前期準備與實施管理兩部分內(nèi)容。前期準備工作包含儀器設(shè)備的調(diào)研申請(儀器設(shè)備的使用范圍、性能、技術(shù)指標等)、申購論證(購置計劃、可行性報告)、專家意見與領(lǐng)導(dǎo)審批,反映了購置此儀器設(shè)備的必要性、適用性、先進性以及對實驗室水平的推動作用。實施管理工作包含儀器設(shè)備的采購(標書、合同、發(fā)票復(fù)印件等)、驗收(驗收清單、信息材料清單、合格證、保修卡、說明書等)、運行管理信息(使用記錄、保養(yǎng)記錄、維修記錄、改造開發(fā)信息、報廢、檢查信息等)。

檔案的編碼是快速準確調(diào)取檔案信息的保證,經(jīng)過幾年的實踐,實驗室可以參照《檔案編碼著錄標準》并根據(jù)實際情況制定“八編三分原則”,“八編”即8位檔案編碼,“三分”即3步分類方式,實現(xiàn)檔案的縱橫分類管理。第一步,按照儀器使用性質(zhì)分類,編碼的1、2位為使用性質(zhì)分類碼。第二步,按照同類儀器分型,編碼的5、6、7、8位為儀器分型碼。第三步,區(qū)分同一儀器的配件,編碼的9、10位體現(xiàn)了同一儀器的不同配件,如保險絲、密封圈、電路板、配套柱、校正液等。這樣的縱橫分類方法既保證了儀器設(shè)備及配件編碼的唯一性,也便于儀器設(shè)備維修、考核、檢查等的信息調(diào)取,方便管理,易于統(tǒng)計。

大型儀器設(shè)備自調(diào)研采購到最終的報廢有一個完整的生命周期,為保證不受使用管理工作調(diào)整等因素的影響,需進行動態(tài)管理,以便反映儀器設(shè)備的使用、保養(yǎng)、維修、開發(fā)、改造、報廢等一系列工作狀態(tài)。如使用記錄每月進行對外服務(wù)機時、有效機時、共享機時等統(tǒng)計,便于儀器設(shè)備的運行管理及績效評價;保養(yǎng)維護記錄易于敦促儀器設(shè)備的保養(yǎng)維護,確保儀器設(shè)備的正常使用以及增加儀器設(shè)備的使用壽命,更好地為實驗室服務(wù)。儀器設(shè)備的開發(fā)改造更能增強實驗技術(shù)人員對儀器設(shè)備功能的了解,以及與實驗室活動的深入結(jié)合應(yīng)用。

配件是指儀器設(shè)備附帶的易損件、配套工具、相關(guān)備品等,具有量大、種類多、瑣碎等特性。部分實驗室沿用配件隨機走的管理模式,易造成配件遺失。配件按專業(yè)體系可分為:機械件、儀表件、電氣件等;按技術(shù)特性可分為:通用件、專業(yè)件、特制件等。為保證檢驗檢測活動的有序開展,加強配件的有效利用,中心將配件統(tǒng)籌管理,分類放置,并選取獨立房間專設(shè)配件庫。

配件因其可脫離主機,往往不利于管理。為此,中心特設(shè)置配件庫。配件庫根據(jù)儀器設(shè)備性質(zhì)進行分區(qū),每區(qū)根據(jù)配件的數(shù)量和大小設(shè)置配件專柜,并對應(yīng)大型儀器設(shè)備檔案編碼。配件庫內(nèi)物品不得隨意堆放,需保持整潔,空氣流通,室內(nèi)濕度(25%~35%)、溫度(15~25℃)恒定,室內(nèi)配有專用冰箱,用于存放需特殊保存的液體或膏狀試劑,并按說明書要求進行相應(yīng)的冷凍或冷藏。配件庫內(nèi)禁止存放非配件物品和易燃易爆物品,嚴禁煙火,室內(nèi)配備報警器、滅火器材,做好防火、防盜、防塵、防霉變、防蟲蛀等。建立每月一小查,兩月一大查,學(xué)期一細查的巡查制度。

管理包含四要素:制定、執(zhí)行、檢查和改進。制定是第一要素,制定的制度并不是束縛個性發(fā)展,而是成為實驗室順利完成業(yè)務(wù)與科研的保障。實驗室應(yīng)秉承精細管理理念與不斷創(chuàng)新的現(xiàn)代化管理手段相結(jié)合,制定易于管理、便于接受的儀器設(shè)備檔案及配件管理制度。

儀器設(shè)備檔案及配件設(shè)專人管理,與實驗室副主任共同管理大型精密儀器檔案、大型精密儀器配件,實行雙人復(fù)核制。制度的細化保證了運行的順暢,依據(jù)《大型精密儀器管理的暫行辦法》等政府部門制定的一系列有關(guān)法規(guī)、政策,制定“大型儀器設(shè)備檔案制度”“大型儀器設(shè)備配件管理規(guī)定”“大型儀器設(shè)備分區(qū)辦法”“大型儀器設(shè)備檔案借閱制度”“大型儀器設(shè)備配件采購工作流程”“大型精密儀器設(shè)備配件領(lǐng)用制度”“大型精密儀器設(shè)備配件消耗制度”等相關(guān)管理制度與規(guī)章。

隨著網(wǎng)絡(luò)化普及,實驗室信息化管理運行建設(shè)不斷加強,諸多實驗室全面推行無紙化辦公。基于儀器設(shè)備檔案及配件的特殊性,實驗室應(yīng)實行傳統(tǒng)與現(xiàn)代并行的運營管理模式,既保留了部分具有原始性、可追溯性的紙版辦公模式,大力推行方便快捷、實用性強、覆蓋面廣的LIMS管理系統(tǒng),并保證紙版與LIMS相關(guān)信息內(nèi)容一致。紙板文件式管理的優(yōu)點是記錄詳實,不足是查找起來繁瑣,容易磨損丟失,為此大型儀器設(shè)備檔案及配件管理采取信息化為主,紙版為輔,將立卷歸檔的相關(guān)內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng),便于查閱。對于大型儀器設(shè)備檔案借閱、大型儀器設(shè)備消耗配件領(lǐng)用、大型儀器設(shè)備配件出入庫及借用申請等采取紙版簽字管理,并保證LIMS相關(guān)信息內(nèi)容的隨時更新。

依據(jù)儀器設(shè)備檔案及配件的使用性質(zhì)與形式,采取集中與分散相結(jié)合的分級管理,即儀器使用記錄、儀器保養(yǎng)維修記錄等具有鮮明動態(tài)特性的檔案隨機管理,及時填寫,記錄本填滿后歸入檔案室集中管理;儀器設(shè)備的常用配件,如熒光倒置顯微鏡顯微操作系統(tǒng)的磨針儀、生理無線遙測系統(tǒng)的發(fā)射子等,均隨機管理,便于使用。

儀器設(shè)備檔案及配件的特性促使模塊化設(shè)計的形成。儀器設(shè)備檔案分為采購、驗收、運行、報廢4個模塊,可作為同類性質(zhì)儀器設(shè)備開展相關(guān)工作的參考,更利于檢驗檢測、效益評估等的統(tǒng)計;儀器設(shè)備配件分為消耗配件和重復(fù)使用配件兩大模塊,消耗配件集中管理級自配件庫申請出庫后,直接完成消耗記錄,重復(fù)使用配件自配件庫申請出庫后,到分散管理級儀器室,使用后,返回配件庫,重新進行集中管理。同時大型儀器設(shè)備檔案及配件設(shè)有信息流程化管理模塊,如綜合查詢、備件(或查閱超期)告警等模塊。

LIMS管理系統(tǒng)將儀器設(shè)備檔案及配件相關(guān)信息錄入,利用中心局域網(wǎng)等互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)可隨時調(diào)用相關(guān)儀器設(shè)備配件信息,實現(xiàn)實驗室規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理,減少溝通、查找、統(tǒng)計分析等環(huán)節(jié),提高相關(guān)管理人員的工作效率。應(yīng)用LIMS管理系統(tǒng)將基礎(chǔ)信息全都保存在數(shù)據(jù)庫中,根據(jù)需要選擇查詢條件,隨時檢索實驗室資源的使用流向、結(jié)存統(tǒng)計、運行狀態(tài)等相關(guān)信息,實現(xiàn)實驗室資源的跟蹤化、目標化、精準化的管理系統(tǒng),為實驗室活動提供真實準確的信息。如當某項配件結(jié)余數(shù)量不足時,即刻通知儀器管理員提出購買計劃,保證實驗室活動的順利進行。同時,應(yīng)用LIMS實驗室管理系統(tǒng)使實驗室資源得到優(yōu)化,儀器設(shè)備配件的高效調(diào)配、合理利用、使用成效等形成了立體化監(jiān)控管理,促進實驗室資源的整合與共享。

儀器設(shè)備檔案及配件管理是保證大型儀器設(shè)備良好運行、在實驗室中發(fā)揮應(yīng)有作用的重要支撐,也是一個實驗中心管理水平的重要標志之一。設(shè)備檔案及配件的精細化、標準化、智能化管理,是管理人員、技術(shù)人員一項長期而艱巨的任務(wù)和責(zé)任,實驗室全體人員應(yīng)積極參與到儀器設(shè)備檔案及配件系統(tǒng)的管理體系建設(shè)中去。儀器設(shè)備檔案及配件的管理是實驗室管理工作中的一部分,“莫以事小而不為”,只有在點滴處做好管理,才能真正推進實驗室管理工作整體水平的提升,才能成為實驗室日?；顒?、科學(xué)研究和社會服務(wù)的有力支撐。