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1集中管理

讓電子文件形式表現(xiàn)的信息資產(chǎn)變成“實(shí)驗(yàn)室”信息資產(chǎn)，而不是“個(gè)人”信息資產(chǎn)。

重要文件要集中統(tǒng)一管理，防止由于人員的離職、電腦的丟失、有意或無意的刪除操作或病毒的侵襲造成文件丟失。

制定電子文件管理程序，對(duì)重要電子文件進(jìn)行歸檔管理

2即時(shí)可用

需要使用時(shí)，調(diào)閱出來的信息是信息生成時(shí)的狀態(tài)，防止由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的局限性，信息在儲(chǔ)存過程中出現(xiàn)故障造成數(shù)據(jù)丟失，病毒破壞造成數(shù)據(jù)損壞。

3安全防擴(kuò)散

利用嚴(yán)密的受控保護(hù)機(jī)制，做到電子文件在內(nèi)部使用過程中的安全，同時(shí)防止泄密。做到“看得見、拿不出去；拿出去了，也用不了”：

（1）對(duì)從內(nèi)網(wǎng)拷貝到外網(wǎng)使用的文件根據(jù)內(nèi)容過濾，即，控制含有某些內(nèi)容的文件不能從內(nèi)網(wǎng)拷貝到外網(wǎng)使用。

（2）如果有權(quán)使用受控文件的內(nèi)部人士將受控文件通過郵件、聊天工具、U盤等任何方式傳遞給第三者，第三者打開文件看到的是亂碼，以確保信息不被泄露。

（3）目前許多信息系統(tǒng)，系統(tǒng)管理員對(duì)系統(tǒng)有最高權(quán)限，可以不留痕跡地復(fù)制、刪除和查看全部文件，這就存在一個(gè)信息安全漏洞，所以應(yīng)由文件的所有人來設(shè)置權(quán)限，決定誰可以查看這個(gè)文件，在該工作環(huán)境中系統(tǒng)管理員也同樣是受限制的。

（4）在嚴(yán)密保護(hù)電子文件的同時(shí)，能夠讓實(shí)驗(yàn)室內(nèi)有權(quán)限的人便利地訪問這些文件，提高工作效率和達(dá)到實(shí)驗(yàn)室內(nèi)的信息傳遞，就必須讓這些以電子文件形式存在的信息資產(chǎn)能方便地共享和訪問。