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1、概述

 

檢驗文檔是樣品從抽樣、收樣、檢驗到出具結果等過程的再現(xiàn)，是樣品在整個流轉過程中的即時記錄，既為檢測工作的過程提供客觀證據(jù)，同時也為預防和糾錯的溯源提供依據(jù)。具有真實性、準確性和可溯源性，檢驗報告在一定程度上反映了企業(yè)檢驗管理水平的高低。

一份完整的檢驗文檔包括檢驗報告、檢驗報告底稿、抽樣憑證、檢品卡、檢品流轉卡和檢驗原始記錄等。

檢驗文檔在產(chǎn)品驗收和交付使用中發(fā)揮著重要作用，檢驗標準正確與否、抽樣是否具有代表性、檢驗數(shù)據(jù)的準確度和原始記錄的真實性都影響著檢驗文檔的質量。筆者結合工作實際，談談檢驗文檔管理的一些心得。

 

2 、標準

 

標準是檢驗的依據(jù)，更是企業(yè)組織生產(chǎn)和依法進行檢驗判斷裁定的重要依據(jù)。建立以標準為主體，以管理為基礎，以工作效率為保證的檢驗管理制度，才能切實地加強標準化，提高檢驗方法的有效性。

 

3 、抽樣

 

抽樣是檢驗的關鍵。如果抽取的樣品沒有代表性，即使檢驗數(shù)據(jù)再準確，結論也不一定準確。只有選用正確的抽樣方法，才能反映該批產(chǎn)品的質量狀況，檢驗報告的質量才能得到保證。在抽樣中必須做到以下幾點：

①建立科學、準確的抽樣規(guī)則；

②熟悉產(chǎn)品標準和檢驗規(guī)程；

③做好抽樣記錄，對零星、單件和小批量產(chǎn)品，可根據(jù)實際情況靈活處理，以使抽取的樣品可以代表平均質量水平。

 

4 、檢驗數(shù)據(jù)的準確度

 

為了使檢驗結果的誤差盡可能地減少到最低限度，使檢驗結果盡可能地接近真實，應做到以下幾點：

①選擇適宜的檢驗環(huán)境；

 

②選用能夠滿足精度要求的儀器設備；

 

③使用有效期內(nèi)的儀器設備；

 

④檢驗人員應高度集中精力，認真仔細地進行操作，以免操作失誤；

 

⑤杜絕讀錯數(shù)據(jù)或記錄有誤的操作；

 

⑦避免計算發(fā)生錯誤；

 

⑧嚴格按照檢驗操作規(guī)程、方法和步驟進行，不能因趕時間而故意省掉一些必需的時間和步驟，造成人為的過失誤差；

 

⑨要按修約規(guī)定保留有效的數(shù)字。要實事求、認真負責地進行檢驗，復查、核實準確后再下結論。

 

5 、原始記錄

 

原始記錄真實地記錄了整個檢驗過程，是企業(yè)最原始的基礎資料，是出具報告的重要依據(jù)，它的重要性和特殊性要求檢驗人員做好以下記錄：

①檢驗時的溫度、濕度和可能影響檢驗的環(huán)境情況；

 

②檢驗用儀器、設備的精確度，檢定和檢驗前校準情況；

 

③樣品批號和狀態(tài)；

 

④分析測量參數(shù)、抽樣時間、檢驗時間、標準和方法等情況；

 

⑤體現(xiàn)檢驗過程的全部操作步驟、檢驗數(shù)據(jù)的來龍去脈等過程；

 

⑥有效數(shù)字應與檢驗儀器、設備的精確度一致，不得隨意增減，有效數(shù)字記錄按儀器設備的精確度取一位可疑值作為測定記錄的原始依據(jù)，并注明法定計量單位；

 

6 、檢驗報告

 

檢驗報告是檢驗工作的最終作品，必須全面、系統(tǒng)、有效地狠抓檢驗工作的嚴謹性、準確性，嚴格地按照規(guī)范要求進行檢測，減少人為失誤，從而保證檢測數(shù)據(jù)的準確性和科學性。現(xiàn)對檢驗報告中常見的差錯進行列舉：

1）基本信息不完善

 

基本信息通常包括名稱、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)批號、型號規(guī)格、抽樣數(shù)量、檢驗日期等。基本信息的缺失會影響報告的準確性，基本信息的不完善多數(shù)是人為造成的，企業(yè)需加強審核，防止此類問題出現(xiàn)。

2）引用標準錯誤

 

檢驗報告中出現(xiàn)引用標準錯誤的情況有3種：

 

①檢驗項目與標準不符或所檢產(chǎn)品與標準不符；

 

②標準版本錯誤，標準的定期更新、替換、修改不及時，出現(xiàn)引用廢止版本標準的現(xiàn)象；

 

③引用方法和檢驗方法不同。

 

3）“標準規(guī)定”處常見問題

 

①感官描述有誤或不規(guī)范，主要為多字、少字、錯別字、表述用詞不當?shù)龋?/span>

 

②理化指標的判定值輸入錯誤，結果單位輸入與判定標準不一致等。

 

4）“檢測數(shù)據(jù)”處常見問題

 

①將原始記錄的數(shù)據(jù)向報告底稿轉錄時有誤，此項的錯誤率較高，使報告中的數(shù)據(jù)與原始數(shù)據(jù)不一致，如長度，原始記錄中數(shù)據(jù)為長30mm，而報告中數(shù)據(jù)為長3cm；

 

②數(shù)據(jù)修約不規(guī)范，保留的有效數(shù)字與標準規(guī)定不一致等。

 

5）“檢驗結論”判定處常見問題

 

不對應或缺失，如原始記錄中的結論與報告結論不統(tǒng)一，報告的最終結論與單項結論不一致，判定結論未填寫等情況。

 

7、 改進建議

 

1）加強制度建設

由樣品到生成檢驗報告，其過程涉及多個環(huán)節(jié)，制定制度時應考慮檢驗的完整性，在抽樣、儲存、交接、檢測、報告等各個環(huán)節(jié)制定相應的檢驗制度。同時要求員工嚴格遵循，使檢驗過程制度化、規(guī)范化。

2）重視員工培訓

 

企業(yè)應重視員工培訓，提升員工專業(yè)能力?？啥ㄆ谡匍_座談會、講座等活動，通過多元化方式提升員工的職業(yè)素養(yǎng)。檢驗工作有很強的專業(yè)性，標準及方法都有較快的更新速度，員工應重視培訓學習，始終保持嚴謹、認真的工作態(tài)度。

 

8 、結語

 

檢驗文檔管理雖然不能直接給企業(yè)帶來經(jīng)濟效益，但有著難以用經(jīng)濟利益計算的學術價值和樣本量的研究價值，在醫(yī)藥行業(yè)的長期發(fā)展中，有較大的社會價值。